裴海紅 黑龍江農業經濟職業學院 黑龍江牡丹江 157041
Office是人們生活辦公中應用最頻繁的辦公軟件之一,但是人們在實際工作中,在使用Office進行辦公或者高難度操作時經常會出現很多形形色色的問題,這不僅妨礙了人們正常的思維方式,也嚴重影響了辦公速度,降低了工作質量和工作效率,所以,在使用Office時要充分掌握Office軟件的基本操作知識,還要在使用過程中不斷積累經驗和實用性技巧,充分發揮Office辦公軟件的優勢,為人們辦公帶來便捷。
Office辦公軟件是由很多子軟件部分共同組成的,Word是其中最重要的組成之一。Word的功能主要有編輯文字、文字排版和打印等,是最常用的電子文件格式。
使用Word的過程中,首先需要單機鼠標右鍵,新建一個空白文檔,打開文檔后開始使用。其次認真觀察文檔的頁面,由上至下地了解頁面上部的任務欄:(1)標題欄,主要用來顯示文本的名稱。(2)菜單欄,包括文檔的所有操作指令,是對文本進行相關調整的重要工具,共包括9個菜單欄,分別是視圖、編輯、文件、工具、格式、插入、窗口、表格、幫助。(3)工具欄,是使用次數最多的快捷鍵,直接點擊圖標按鈕就可以使用。主要包括字體、字號、字體顏色、加黑等功能,可以通過單擊鼠標右鍵打開或者隱藏。(4)標尺欄,主要用來調節文本大小,操作者可以針對編輯的情況或者使用習慣,通過拖動文檔的標尺調節大小。文本中的具體內容只在標尺尺寸范圍內顯示。(5)編輯區域,通常情況下文本的規格是根據A4紙的規格設定的,文本編輯區包括文本區域和頁邊區域共同組成,操作者在實際操作中可以在頁邊區域設置頁碼和頁腳,可以根據文章的實際要求調整,頁面設置中,可以隨意調整文本的顯示為橫向或者縱向,使用鼠標拖動標尺,可以調整到適合的大小。(6)滾動條,單擊鼠標可以對文本進行移動,文本右邊的滾動條是上下滾動條,下面的滾動條為左右滾動條,可以根據實際使用需求進行調整。
最后,Word中擁有的應用技能為:(1)保存功能,即對新建的文檔進行命名,右鍵點擊新建的文件選擇復制或者剪切到我的電腦中,選擇要保存的硬盤,單機鼠標右鍵,選擇“另存為”,就可以完成文件備份。(2)文檔編輯,移動鼠標光標到需要進行編輯的文章位置,單機鼠標右鍵選擇打開或者雙擊鼠標左鍵,打開文檔,應用鍵盤的“Shift鍵+Ctrl鍵”或者使用鼠標在任務欄中,切換輸入法,然后進行編輯。文檔編輯過程中如果本段落編輯完成,可以通過鍵盤上的回車鍵。對于需要清除的部分文字,可以用鼠標選中需要刪除的內容,點擊鍵盤上的“Delete鍵”可以刪除文字。進行符號編輯時,可以鍵盤上的“Shift鍵”切換需要的符號,將符號插入到文本中。對文本進行復制、剪切操作時,用鼠標選中需要復制或者剪切的內容,單機鼠標右鍵,選擇菜單欄中的指令,完成對文本的粘貼、復制,調整文章的內容。需要查找文章中的文字時,可以點擊編輯菜單欄中的查找,輸入要查找的文字,可以在全文范圍內進行搜索,查找到文字后,可以根據自己的編輯需求進行調整。
(1)解決數字多占行距的問題。
在很多數學、財經類的文檔中,經常會用到文字符號來表達數據。文本中插入數字符號,經常會因為數字的格式不同,導致文章版面看起來過于混亂,所以,需要通過調整數字符號的行距,使文章看起來井井有條。在操作過程中,經常不會特別理想化,數字的下部分很容易調整到正常狀態,但數字的上部分卻非常雜亂,有些時候數字會比文字高很多,調整行距的話,到導致上一行和下一行的間距過大,而且其中不能插入文字,文章的整體布局特別不美觀。
應用Word進行文字編輯時,找到一個非常實用的方法,就可以把數字占用多行距的問題解決。
(2)Word中經常應用的一種方式是表格,操作過程中,頁面、文字的大小會對表格有一定的限制。所以,插入表格時,倘若表格的某一部分單元格里面的內容超過了能夠存儲的范圍,單元格中編輯的文字會開啟自動換行,會擴大單元格,使單元格的比例不均衡,結構雜亂無章,非常不美觀。使用者在工作中經常會遇到這樣的問題,有很多人對此無可奈何。下面具體講解解決辦法:
首先,選中需要修改的文檔,選中要修改的單元格,單機鼠標右鍵,在彈出的菜單中選擇“表格屬性(R)”,用鼠標右鍵在彈出的對話框中選擇“表格(T)”,選擇其中的“選項(O)”,在彈出的對話框中單機“表格選項”,在“默認單元格邊距”中調節數值,調整完畢后,選擇頁面下方的“確定”,在“表格屬性”中單機“確定”,可以完成修改。
Excel是編輯表格的軟件,也是一個信息數據統計的專業性軟件,具體操作方法為:
點擊鼠標右鍵,創建新的表格,根據實際需求創建合適的數目,然后打開文檔。
認真觀察文檔上面的狀態欄有標題欄、菜單欄和工具欄等,根據Word的操作方法進行操作,區別在于,Excel中有計算數據的工具欄。
調整單元格大小和移動單元格,將鼠標光標放在需要調整的地方,進行調整。需要插入單元格時,需要選擇緊鄰的橫行或者縱行,單機鼠標右鍵選擇插入。刪除單元格時,選擇要刪除的單元格,選擇刪除選項,進行刪除。
(1)可以插入函數公式計算。選擇計算區域,單擊工具欄中的函數,選擇恰當的公式,選擇鍵盤上的回車鍵。(2)應用編輯數字表達式的方法計算。選擇要計算的數值,單擊鼠標左鍵在結果欄中輸入合適的運算,選擇鍵盤上的回車鍵。
總而言之,隨著信息技術的高速發展,人們對于Office軟件的應用越來越廣泛,也經常會遇到很多的問題。Office強大全面的功能為人們辦公提供了非常大的便捷,Word和Excel作為Office中的兩個非常主要的子軟件,兼具文字處理和制作表格等功能,為了最大限度的提高軟件的自動化程度,要不斷積累、掌握更多的操作技巧,充分發揮軟件的優點,切實提高工作效率,使工作變得條理化。