芻議基于工作實際的OFFICE軟件應用技巧

裴海紅 黑龍江農業經濟職業學院 黑龍江牡丹江 157041

Office是人們生活辦公中應用最頻繁的辦公軟件之一，但是人們在實際工作中，在使用Office進行辦公或者高難度操作時經常會出現很多形形色色的問題，這不僅妨礙了人們正常的思維方式，也嚴重影響了辦公速度，降低了工作質量和工作效率，所以，在使用Office時要充分掌握Office軟件的基本操作知識，還要在使用過程中不斷積累經驗和實用性技巧，充分發揮Office辦公軟件的優勢，為人們辦公帶來便捷。

一、Office辦公軟件中Word的操作技巧

（一）Word應用技巧

Office辦公軟件是由很多子軟件部分共同組成的，Word是其中最重要的組成之一。Word的功能主要有編輯文字、文字排版和打印等，是最常用的電子文件格式。

使用Word的過程中，首先需要單機鼠標右鍵，新建一個空白文檔，打開文檔后開始使用。其次認真觀察文檔的頁面，由上至下地了解頁面上部的任務欄：（1）標題欄，主要用來顯示文本的名稱。（2）菜單欄，包括文檔的所有操作指令，是對文本進行相關調整的重要工具，共包括9個菜單欄，分別是視圖、編輯、文件、工具、格式、插入、窗口、表格、幫助。（3）工具欄，是使用次數最多的快捷鍵，直接點擊圖標按鈕就可以使用。主要包括字體、字號、字體顏色、加黑等功能，可以通過單擊鼠標右鍵打開或者隱藏。（4）標尺欄，主要用來調節文本大小，操作者可以針對編輯的情況或者使用習慣，通過拖動文檔的標尺調節大小。文本中的具體內容只在標尺尺寸范圍內顯示。（5）編輯區域，通常情況下文本的規格是根據A4紙的規格設定的，文本編輯區包括文本區域和頁邊區域共同組成，操作者在實際操作中可以在頁邊區域設置頁碼和頁腳，可以根據文章的實際要求調整，頁面設置中，可以隨意調整文本的顯示為橫向或者縱向，使用鼠標拖動標尺，可以調整到適合的大小。（6）滾動條，單擊鼠標可以對文本進行移動，文本右邊的滾動條是上下滾動條，下面的滾動條為左右滾動條，可以根據實際使用需求進行調整。

最后，Word中擁有的應用技能為：（1）保存功能，即對新建的文檔進行命名，右鍵點擊新建的文件選擇復制或者剪切到我的電腦中，選擇要保存的硬盤，單機鼠標右鍵，選擇“另存為”，就可以完成文件備份。（2）文檔編輯，移動鼠標光標到需要進行編輯的文章位置，單機鼠標右鍵選擇打開或者雙擊鼠標左鍵，打開文檔，應用鍵盤的“Shift鍵+Ctrl鍵”或者使用鼠標在任務欄中，切換輸入法，然后進行編輯。文檔編輯過程中如果本段落編輯完成，可以通過鍵盤上的回車鍵。對于需要清除的部分文字，可以用鼠標選中需要刪除的內容，點擊鍵盤上的“Delete鍵”可以刪除文字。進行符號編輯時，可以鍵盤上的“Shift鍵”切換需要的符號，將符號插入到文本中。對文本進行復制、剪切操作時，用鼠標選中需要復制或者剪切的內容，單機鼠標右鍵，選擇菜單欄中的指令，完成對文本的粘貼、復制，調整文章的內容。需要查找文章中的文字時，可以點擊編輯菜單欄中的查找，輸入要查找的文字，可以在全文范圍內進行搜索，查找到文字后，可以根據自己的編輯需求進行調整。

（二）Word編輯應用技巧

（1）解決數字多占行距的問題。

在很多數學、財經類的文檔中，經常會用到文字符號來表達數據。文本中插入數字符號，經常會因為數字的格式不同，導致文章版面看起來過于混亂，所以，需要通過調整數字符號的行距，使文章看起來井井有條。在操作過程中，經常不會特別理想化，數字的下部分很容易調整到正常狀態，但數字的上部分卻非常雜亂，有些時候數字會比文字高很多，調整行距的話，到導致上一行和下一行的間距過大，而且其中不能插入文字，文章的整體布局特別不美觀。

應用Word進行文字編輯時，找到一個非常實用的方法，就可以把數字占用多行距的問題解決。

（2）Word中經常應用的一種方式是表格，操作過程中，頁面、文字的大小會對表格有一定的限制。所以，插入表格時，倘若表格的某一部分單元格里面的內容超過了能夠存儲的范圍，單元格中編輯的文字會開啟自動換行，會擴大單元格，使單元格的比例不均衡，結構雜亂無章，非常不美觀。使用者在工作中經常會遇到這樣的問題，有很多人對此無可奈何。下面具體講解解決辦法：

首先，選中需要修改的文檔，選中要修改的單元格，單機鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“表格屬性（R）”，用鼠標右鍵在彈出的對話框中選擇“表格（T）”，選擇其中的“選項(O）”，在彈出的對話框中單機“表格選項”，在“默認單元格邊距”中調節數值，調整完畢后，選擇頁面下方的“確定”，在“表格屬性”中單機“確定”，可以完成修改。

二、Office中Excel實際應用技巧

（一）Excel使用技巧

Excel是編輯表格的軟件，也是一個信息數據統計的專業性軟件，具體操作方法為：

點擊鼠標右鍵，創建新的表格，根據實際需求創建合適的數目，然后打開文檔。

認真觀察文檔上面的狀態欄有標題欄、菜單欄和工具欄等，根據Word的操作方法進行操作，區別在于，Excel中有計算數據的工具欄。

調整單元格大小和移動單元格，將鼠標光標放在需要調整的地方，進行調整。需要插入單元格時，需要選擇緊鄰的橫行或者縱行，單機鼠標右鍵選擇插入。刪除單元格時，選擇要刪除的單元格，選擇刪除選項，進行刪除。

（二）數據計算使用技巧

（1）可以插入函數公式計算。選擇計算區域，單擊工具欄中的函數，選擇恰當的公式，選擇鍵盤上的回車鍵。（2）應用編輯數字表達式的方法計算。選擇要計算的數值，單擊鼠標左鍵在結果欄中輸入合適的運算，選擇鍵盤上的回車鍵。

三、結束語

總而言之，隨著信息技術的高速發展，人們對于Office軟件的應用越來越廣泛，也經常會遇到很多的問題。Office強大全面的功能為人們辦公提供了非常大的便捷，Word和Excel作為Office中的兩個非常主要的子軟件，兼具文字處理和制作表格等功能，為了最大限度的提高軟件的自動化程度，要不斷積累、掌握更多的操作技巧，充分發揮軟件的優點，切實提高工作效率，使工作變得條理化。