檔案標準化監(jiān)管長效機制研究

楊麗娜 張猛 劉宇同 楊偉超

摘要：檔案管理標準化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎工作。本文以北京市水務局下屬水管單位北運河管理處實施“檔案管理標準化工程”為例，從檔案管理的現(xiàn)代化理念、標準化體系、監(jiān)管機制、保障措施等方面綜合設計，建立了一套檔案“1+2+3+4”管理模式，提升各項工作過程質量和效率的監(jiān)管能力，為其他行業(yè)檔案管理體系建設提供了一定的參考價值。

關鍵詞：水務行業(yè)檔案標準化監(jiān)管機制

檔案是“留史存真”的載體，詳細記錄了史事演變的“軌跡”。檔案管理標準化涉及對檔案接收、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行規(guī)范化、標準化，強化檔案全過程的“閉環(huán)”監(jiān)督管理，提高管理效率與質量，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。強化水務事業(yè)單位檔案管理標準化，對全面提高水務事業(yè)單位各項管理工作的效率和質量具有重要意義。

北運河管理處系市水務局直屬的全額撥款事業(yè)單位，目前共有科技檔案4627卷、文書檔案1529件、會計檔案2653件、實物檔案426件、聲像檔案609件，檔案管理工作始終處于“收”和“守”的狀態(tài)。如何打破傳統(tǒng)水務檔案管理的桎梏，倒逼上游工作鏈條標準化機制的建立，是當前北運河管理處實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理面臨的難題。北運河管理處以“檔案管理標準化工程”為契機，深入全面開展檔案軟硬件及制度建設，制定了涵蓋形成收集、整理歸檔、保管保護、鑒定銷毀、利用開發(fā)、統(tǒng)計移交六大方面的系列制度匯編，探索了一套科學有效的檔案長效管理機制，形成了檔案“1+2+3+4”監(jiān)管模式，建立了一套“全方位、無死角”的管理體系，實現(xiàn)了末端的檔案管理向中端過程管理及前端的程序管理轉變，進而推進其他工作整體水平的精細化和標準化。

一、檔案“1+2+3+4”標準化管理模式

北運河管理處結合實際情況，以“北京市水務系統(tǒng)標準化建設的窗口單位、科研型的水管單位、檢驗北運河上游9區(qū)水務工作成效的平臺、展現(xiàn)水務公共服務能力的示范區(qū)、北京水岸經濟的承載區(qū)”五大功能定位為目標，逐步推進隊伍建設、制度完善、流程優(yōu)化。面對體現(xiàn)內業(yè)運行及項目建管水平的“考核斷面”——檔案管理，北運河管理處著力促進過程管理的規(guī)范化、精細化、標準化，督促各級管理人員高標準、規(guī)范地推進工作的各個環(huán)節(jié)，形成制度約束體系，倒逼過程的查缺補漏，建立了檔案“1+2+3+4”管理模式。

（一）“1”指一條剛性底線，即入檔清單。北運河管理處實行兩級兩類檔案管理，兩級為處檔和科所檔，兩類為科技檔案和文書檔案。管理處按照檔案歸檔制度對機關科室、基層單位的檔案編制了歸檔范圍和歸檔要求，作為剛性要求和入檔底線，不達要求絕不歸檔，確保了所有歸檔檔案的質量及完整性。

（二）“2”指組織及制度，即有專人負責及各流程的制度保障。北運河管理處成立了檔案領導小組，由主任直管、各科所主管領導分管，辦公室負責牽頭，各科室及基層單位均設立固定兼職人員；建立了差異化、接地氣的檔案工作流程及制度，接受專業(yè)的管理理念和技能培訓，破解領導不重視、人員更換勤、專業(yè)素養(yǎng)差、重硬不抓軟的痼疾，用專業(yè)的人、專業(yè)的頭腦做專業(yè)的事情，達到事半功倍的效果。

（三）“3”指保障機制，即專家定期檢查考核通報機制、單位年度評優(yōu)重要組成事項、專項培訓實操及閉卷考查機制。檔案主管部門聘請檔案專家組成考核小組，每季度對處檔、科所檔進行檢查評比并通報，將每季度的評分作為年底部門評優(yōu)的重要組成內容；每年組織進行兩次檔案知識培訓和兩次實操考試，通報成績，約談工作差距大的部門領導和人員。上述措施能夠促使檔案管理員把枯燥的檔案工作做細、做實。

（四）“4”指管理機制，即通過檔案規(guī)范化建設、檔案軟硬件建設、檔案信息化管理及服務、檔案形成的科技成果四個“抓手”，建立檔案標準化的閉環(huán)管理模式，完善檔案管理組織體系，有力地保障檔案的精細化管理。

二、檔案標準化管理存在的問題

盡管全面推進檔案管理工作各環(huán)節(jié)標準化、系統(tǒng)化的監(jiān)管，利用檔案“斷面”考核這個抓手倒逼上游工作鏈條建立標準化機制，是北運河管理處在實施“檔案管理標準化工程”過程中始終追求的目標，但是在檔案標準化管理實施早期階段中，仍存在一些不足。

（一）思想重視不夠，監(jiān)管機制不完善

有些科室只注重單位的基礎業(yè)務和經濟業(yè)務，即便把檔案標準化管理納入目標考評，也只是軟指標；有些科室在檔案標準化管理的發(fā)展過程中，只注重存，不重視管理的質量和效率，僅僅停留在文件資料的收集歸檔、保證文件檔案不丟失上。傳統(tǒng)檔案管理理念尚未根本轉變，長效監(jiān)管機制尚未建立健全，制約了檔案標準化管理工作的順利開展。

（二）檔案專業(yè)人員缺少，管理水平不高

目前北運河管理處專門從事檔案管理的人員較少，并且在職的大部分檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案管理的流程不清楚，對檔案的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務不專，對檔案的重要性、保密性、完整性、安全性意識淡薄。此外，因檔案管理人員更換頻繁，檔案移交手續(xù)不按程序辦理，導致檔案管理整體力量薄弱，總體管理水平不高。

（三）檔案管理崗位職責不清，監(jiān)管把關不嚴

長期以來，相當一部分檔案管理人員認為管理檔案就是“守好攤”，不丟失、不泄密，應付外調、查檔即可，對檔案的重視程度不夠，致使檔案管理崗位職責不清晰、履職不到位，項目科室檔案管理混亂，分類、分項監(jiān)管不力、把關不嚴。特別是，大部分科室都重視公文檔案的管理，而忽視了科技檔案的收集、管理，造成科技檔案入庫較少。原因在于：一是科技檔案源頭缺失；二是科技檔案不像公文檔案，大部分僅在機關流轉，容易收集；三是科技檔案在工程建設和后期養(yǎng)護過程中利用頻繁，部分建設單位不愿意將其納入管理部門的檔案標準化管理中。

（四）檔案編研不足，檔案信息資源利用率不高

傳統(tǒng)的檔案管理工作存在重業(yè)務指導輕檔案管理、重保管輕檔案編研的問題。對檔案編研工作認識不足，編研隊伍人才缺乏，經費不足，搞編研要么是臨時交辦的差事，要么成了業(yè)余事情。許多科室對于檔案的開發(fā)利用效率不夠，只停留在日常文件資料的查閱上，在編研創(chuàng)新、編研深度和廣度方面存在不足。

三、檔案標準化管理的對策建議

2019年是北京市水務局的“建管規(guī)范化、運行標準化”建設年，作為水務系統(tǒng)窗口單位的北運河管理處面臨年度更多的稽查、審計、考核和“四不兩直”的檢查，檔案作為痕跡管理的有效載體，集中反映了各個專業(yè)技術部門工作的內控水平和監(jiān)管能力。北運河管理處明確要把這一存在明顯差距且不好抓、易反復的短板弱項補齊。

（一）完善監(jiān)管機制，強化規(guī)范管理頂層設計

北運河管理處應不斷完善檔案標準化管理工作運行機制，將檔案標準化管理納入每年的考核目標，做到年度有計劃、有檢查、有交流、有總結、有考核；堅持以任務帶隊伍，創(chuàng)新管理方法，把檔案部門建成“受人尊重”的崗位；注重以法治檔，開展經常性的檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，嚴肅檔案管理工作紀律，推動檔案管理標準化向縱深發(fā)展。

（二）建立檔案專業(yè)平臺，確保人員素質提升

檔案管理工作是一項枯燥、煩瑣的工作，需要耐心、細心和責任心強的檔案人員。在招聘人員時，應考慮引入檔案專業(yè)出身的工作人員，彌補當前檔案管理人員“半路出家”、專業(yè)不精、監(jiān)管不硬的問題。在檔案管理人員逐漸穩(wěn)定之后，從時間、物質上支持和鼓勵干部接受各類檔案管理繼續(xù)教育，并積極參加檔案學會，開闊眼界、增長見識、提高能力。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業(yè)知識，又要與單位實際緊密聯(lián)結好。

（三）厘清管理職責，加強檔案監(jiān)督管理

各科室應明確檔案管理職責定位，確保履行檔案管理職責不缺位、不越位、不錯位；健全檔案管理各項制度，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依；修訂和完善檔案人員崗位職責、檔案整理歸檔制度、借閱保密制度、檔案室管理制度等各項工作制度；堅持高標準、嚴要求的日常檔案管理，所有紙質、實物、聲像、電子等檔案統(tǒng)一由檔案部門保管；嚴格按照文件歸檔范圍及檔案保管期限，對所有資料進行分類整理和立卷歸檔，對所收集材料進行細致審核、鑒別和整理，建立統(tǒng)一領導與分層負責相結合的兩級管理，形成以處檔案室為核心，專兼職檔案人員密切配合，檔案人員與項目人員互為監(jiān)督的監(jiān)管模式。

針對水務工程檔案管理的實際情況，探索建立“一票否決制”“兩項協(xié)調制”“三同步三參加三納入制”等制度，建立檔案工作服務機制。“一票否決制”，是指開展工程質量評優(yōu)時，實行檔案質量“一票否決”；“兩項協(xié)調制”是指檔案管理部門對建設單位的主動協(xié)調制和對工程監(jiān)理部門的主動協(xié)調制；“三同步”是指工程建設一開始就與建檔工作同步進行，工程建設與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行，工程驗收與提交一整套標準的科技檔案同步進行；“三參加”制度是指檔案部門參加工程進度和質量分析會，參加設備和技術資料的開箱驗收會，參加單位、單項工程的工程驗收會，從源頭上把好入口關；“三納入”就是將檔案工作納入項目（工程）建設計劃，納入生產、技術管理各個環(huán)節(jié)，納入領導和工作人員的崗位責任制，真正實現(xiàn)檔案歸檔工作前移。

（四）梳理檔案編研理念，建立智慧檔案系統(tǒng)

檔案行政管理部門的領導對編研工作必須足夠重視，在制訂工作計劃、崗位目標方面，對編研工作要有科學合理的統(tǒng)籌安排和決策；檔案編研人員要從思想認識、工作態(tài)度、業(yè)務水平到協(xié)作能力等方面提高綜合素質，積極推動檔案編研工作，對每年的資料進行編研，撰寫歷史沿革、業(yè)務基礎數(shù)據(jù)匯編、大事記、處史等有參考價值的材料，讓檔案工作更好地為首都經濟建設和水務發(fā)展提供服務；要充分利用計算機、掃描、多媒體、存儲等高新技術把各種載體的檔案資源，轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結；將單位內部的OA系統(tǒng)與檔案管理專業(yè)軟件鏈接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享，最終實現(xiàn)自動收集、自動歸檔、自動編目、自主查閱、異地查閱利用的目的，提高檔案信息資源利用率，全面打造“智慧檔案”監(jiān)管平臺。

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。在北京水務工作標準化之年，面對新形勢、新環(huán)境下檔案現(xiàn)代管理的壓力與挑戰(zhàn)，北運河管理處應摸清水務檔案管理工作軟肋，靶向診治管理思路痛點，深入推進水務事業(yè)單位檔案管理標準化建設，全面補齊水務檔案管理短板，全力推動水務管理工作高質量健康發(fā)展。

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作者單位：北京市北運河管理處