美國國家檔案館服務特色及啟示

董鳳鳳

摘要：本文重點介紹了美國國家檔案館以人為本的服務定位、數字檔案資源服務特色、服務模式的優化與創新，認為其對各類檔案資源的深層次開發與利用、多樣化的服務形式以及檔案工作志愿者服務機制等行之有效的做法，對我國檔案館建設和檔案工作的發展提供了有價值的借鑒。

關鍵詞：美國國家檔案館檔案利用服務檔案數字化

一、檔案館基本概況

美國國家檔案館（National Archives of the United States）作為美國保管聯邦政府檔案文件的機構，是根據羅斯福總統1934年簽署的《關于建立國家檔案館的法令》建立的，老館地址位于首都華盛頓哥倫比亞特區賓夕法尼亞大道700號。截至目前，美國國家檔案館形成了包括總館（分別位于華盛頓和馬里蘭的老館和新館并立）、地區分館（Regional Archives）、聯邦文件中心（Records Centers）、總統圖書館等機構共計40多處設施在內的組織架構。

美國國家檔案館館藏大約有100億頁文本文件，1200萬張地圖、圖表、建筑和工程圖紙，2500萬張照片和圖片，2400萬張航空照片，30萬卷電影膠片，40萬盤視頻和音頻文件，以及133TB的電子文件，其中老館展覽廳里陳列著美國極為重要的檔案——《獨立宣言》《美國憲法》和《人權法案》，這些歷史文獻作為鎮館三寶被美國前總統喬治·布什盛贊為“一個偉大、優秀民族最珍愛的物質財富”。

二、檔案館服務特色

（一）以人為本的利用服務

自創立以來，美國國家檔案館將其核心職能定位為提供利用和對外服務，即保存檔案不是最終目的，讓美國公眾可以利用到美國政府的檔案才是其核心所在，因此其各項工作都是圍繞利用服務展開，《NARA2014-2018年財政年度戰略規劃》也明確將利用服務作為一項戰略目標推進。

一是館藏資源的豐富性。美國將檔案館視為文化遺產和社會記憶保存的地方，因此館藏數量和種類非常豐富，涵蓋政治、軍事、科技、文化等多個方面。美國國家檔案館享有世界檔案館館藏之最的稱號，其館藏不僅包括政府的歷史資料，還包括各種普通民眾檔案，除保存聯邦政府有關外交、財政等方面的文字記錄外，還有社會和私人檔案資源，包括手稿、家譜、口述資料等。此外，美國國家檔案館注重對不同載體檔案文件的收集，具有電影膠片、相片、聲像制品等豐富的特殊載體檔案。美國國家檔案館既貼近民生又內容形式豐富的館藏資源，引來大量社會公眾前來查找利用檔案，也最大化地發揮了館藏檔案的價值。

二是較強的開放性。美國國家檔案館確立的盡最大可能為公眾提供利用服務的職能定位，決定了其檔案對外開放利用的手續簡便易行。美國國家檔案館規定，年滿14周歲的公民，無論其是否具有美國國籍，只要持有有效身份證，就可以去檔案館查詢利用已經開放的檔案。在檔案利用收費上規定了“政府檔案館不能通過公布檔案來為檔案館或政府機關賺取任何私利，他們收取的費用僅僅是為了補償公布和傳播檔案信息（包括檢索工具）的成本”的原則，以保證每一個利用者都能以較低的成本利用國家的檔案資源。另外，檔案館還為利用者提供由研究顧問進行解答的咨詢服務，其中尤其注重滿足家譜、族譜檔案的利用需求，為此位于華盛頓的老館還專門開辟了家譜、族譜檔案利用室。

三是人性化的服務設施。美國國家檔案館為利用者提供先進的服務設施，有供用戶使用的計算機和電視放像室，用戶可以通過計算機提出利用檔案的項目和內容，在檔案館工作人員電話告知調檔人員后，用戶即可到取卷臺領取借閱的檔案材料。甚至對用戶的安全檢查和提包存取，也已經實現電子計算機程序控制。此外，美國國家檔案館對服務設施進行改造升級，不同程度地增加了用戶休閑娛樂的設施，內設餐廳、咖啡廳、商店等，使用戶和參觀者可以享受到便利的服務，彰顯了檔案館公共服務的人性化。

四是互動體驗式交流。華盛頓老館設有一個檔案整理歸檔的免費體驗區，檔案館免費提供檔案整理歸檔需要的所有器材，有專業的檔案管理人員現場指導體驗者如何進行檔案的整理、歸檔、修繕、利用，可以讓公眾在互動體驗中增加對檔案利用維護的相關知識。美國國家檔案館還專門為教師、學生開設檔案教學課程，每個課程通過講座、演示等多種形式，綜合運用文獻、照片以及錄音錄像資料，在檔案館研究人員的指導下，分析所見檔案材料，以加深印象。

（二）檔案數字資源服務

一是積極推進檔案數字化。美國國家檔案館高度重視并積極實施數字化戰略，其檔案數字化工作起始于20世紀80年代中后期，主要是通過與政府機構、教育機構、社會組織合作開展檔案數字化。其專門制定了《2007-2016年美國國家檔案與文件署檔案數字化戰略規劃》，強調要通過檔案數字化方式擴展公眾對館藏檔案資源的利用獲取。國家檔案館在Data.gov網站上建立了48個電子數據集，實現了電子數據集的可利用。同時，鼓勵聯邦機構移交已掃描的模擬文檔的數字副本，至2013年完成紙質檔案數字化近3億畫幅，其中217萬幅在在線公眾利用平臺（OPA）上提供利用。為適應數字化時代檔案信息工作的發展要求，最大化開發檔案信息的利用價值，美國國家檔案館在2014年成立了數字化管理董事會，負責數字化戰略的升級，并于同年啟動了2015-2024年數字化戰略，總體目標是到2024年完成全部館藏檔案的數字化并向公眾提供在線利用。

二是提供數字檢索服務。美國國家檔案館非常重視檔案信息化建設，作為信息化程度非常高的一個機構，其具有十分豐富的網絡檢索資源。20世紀90年代中期就建成了檔案信息導航系統（NAIL），收錄了美國國內所有數字化檔案信息資源，使用戶可以直接利用獲取已經公開的數字化檔案，實現了全美數字檔案信息資源的集中檢索和利用。2002年10月在此基礎上又推出檔案目錄檢索系統（ARC），該系統作為一個在線混合型數據庫，從全宗、目錄、案卷和文件四個方面提供基礎檢索和高級檢索兩種途徑。美國國家檔案館不斷優化升級在線利用平臺，于2013年8月以在線公眾利用平臺（OPA）取代了ARC，為用戶提供國家檔案館的傳統檔案、實物檔案及電子文件的目錄，并在2014年進行了升級，改進了在線目錄的可擴展性和檢索功能。此外，美國檔案網站還設有特色檔案檢索工具，如“軍人檔案的檢索服務”“檔案出版物及資料檢索”，有效滿足了用戶多樣化的檔案檢索需求。

三是提供在線展覽服務。美國檔案館極為重視館藏資源的宣傳展示，將其作為對大眾進行文化教育和知識普及的手段之一，因此在線展覽服務成為了美國檔案網站數字檔案資源服務的重要形式。NARA網站上的在線展覽形式多樣、各具特色，設有政治、軍事、民生等方面的數十個展覽主題，如“自由憲章”“美國婦女”“總統日記”等，內容不僅有貼近大眾生活的照片資料，也有美國建國的歷史資料、有關總統及其生活年代的文物圖片，讓人民能夠感悟歷史，了解美國科技、文化進步的歷程。網站“特色文件”中包含14個能夠體現歷史特色的文件，如“廢除奴隸制的宣言”“日本投降書”等，并且均配有文字和照片介紹。而“我們的文獻”展覽區則包含1776-1965年間100份對美國歷史發展產生重大影響的珍貴文獻，如1776年7月4日寫在羊皮紙上的“獨立宣言”以及婦女選舉權宣言等。此外，用戶可以通過“今日的文件”這一版塊，了解歷史上的今天所發生的事情以及自己生日那天美國歷史上發生的重大事件。

四是提供個性化與特色化服務。美國檔案網站還結合本國國情，對某些特殊的館藏資源進行挖掘開發與組織整合，開辟了多種形式的深度服務專欄，以滿足特殊用戶的個性化需求，比如“數字教室”、退伍軍人服役檔案獲取、譜系資源利用等。“數字教室”是在網站首頁的“教師和學生”專欄，其結合學校的教學內容，為教師、學生以及相關研究人員提供了難能可貴的檔案信息，不僅豐富了教學內容，而且還培養了人民利用檔案信息進行學習研究的習慣，其還被美國國家人文學科基金會、大城市學校理事會評為人文學科最佳教育站點之一。退伍軍人服役檔案專欄按照戰爭的名稱，設置了有關退伍軍人及軍事檔案資源的用戶導航。此外，該網站還設立了譜系資源利用專欄，為公眾了解和追溯家族譜系提供了平臺，不僅提供了如何在國家檔案館中尋找資源的詳細指導，而且還細分為“移民”等諸多專題，以便滿足特殊用戶的個性需求。

五是互聯網技術應用成效顯著。互聯網技術的快速發展，既為檔案利用服務提供了載體，也為檔案的宣傳工作提供了契機。美國國家檔案館注重互聯網的運用，它將對美國具有里程碑式價值的100份檔案文獻放到互聯網上，供大眾學習、鑒賞。在網站志愿者的主頁上，設有檔案館學有專長的工作人員的圖像，生動簡明地介紹他們的工作，既給對檔案館職業感興趣的人員提供了一個了解相關工作的途徑，也宣傳了檔案工作，突出了檔案館工作人員的自豪感與職業榮譽感。此外，美國國家檔案館已將社交媒體廣泛地用于檔案工作中，建立了種類形式多樣的社交媒體平臺，包括網絡發布平臺Twitter、社交網絡平臺Facebook、文件的分享與存儲平臺YouTube等，以文字、視頻、圖片等形式將館藏資源分享給公眾。自2009年起，美國國家檔案館在YouTube上專門推出了“美國國家檔案館”專欄，制作了具有教育意義的檔案視頻2000多個，吸引35000多人次關注。同時，它還開發了一個“檔案中的今天”應用程序，用戶可以直接通過手機和平板電腦訂閱獲得。

（三）服務模式的優化與創新

面對公眾對檔案的多元化需求，美國國家檔案館通過設計文化創意產品、開展檔案文化活動、創新檔案利用手段等方式，積極推動檔案館服務模式優化，不斷提升檔案服務質量。

1.設計體現館藏特色的文創產品。美國國家檔案館在官網設置網上商店，銷售書籍、縮微膠卷、文檔復制品、照片等檔案資料，比較富有特色的有鎮館之寶《獨立宣言》《權利法案》的仿真件、高級裱裝憲法等檔案復制品、巴斯德啤酒釀造專利印刷品等。此外，還有經過精心設計和制作的周邊產品，如體現館藏資源元素的衣服、徽章、擺件等相關檔案文化產品，針對不同年齡階段青少年基于檔案文件開發的玩具、書籍等檔案文化衍生品。這種方式不僅帶來了一定的經濟收益，還無形中將寶貴的檔案資源融入人們的日常生活，讓更多的人了解檔案和檔案館的公眾服務，傳播了本國的檔案文化。

2.開展有特色的文化活動。美國國家檔案館結合特定的背景與氛圍，緊抓“文化賣點”，開展有特色的檔案文化活動。例如，2019年3月20日是美國兒童節目先驅羅杰斯的生日，美國國家檔案館為了紀念他，舉辦了慶祝羅杰斯生日的系列活動，并在活動中公開了其部分個人檔案。此外，國家檔案館還在國家檔案館基金會的支持下，舉辦紀錄片電影節目、作家講座、婦女領導和通信專題論壇。

3.志愿者數量可觀。美國國家檔案館十分重視培養公民檔案工作者，包括華盛頓老館和馬里蘭新館、各地區分館和總統圖書館，都大力支持開展檔案志愿服務項目，目前擁有一支數量可觀的志愿者隊伍，承擔檔案收集、維護和整理工作。在美國，人們普遍認為檔案工作是在保護和拯救歷史，他們以能夠參與檔案工作為榮，所以很多人都積極加入志愿者隊伍，其中有的是大學的學生，有的是退休人員，他們會同專業人員一起保護并保管檔案材料，在全國范圍內為利用者提供有關檔案信息。檔案館還面向部分學生群體（比如喜歡歷史、對檔案和文件整理感興趣的學生）提供一定的實習崗位，涉及高中生、大學本科生和研究生，為學生認知了解檔案館和檔案工作提供了平臺和機會，同時也為檔案館培養了潛在的專業人員。

4.注重跨界合作。美國國家檔案館與國家檔案館基金會合作，為檔案文化創意產品的設計與開發提供資金支持。美國國家檔案館基金會致力在不同地區的檔案館、圖書館等場所開展多樣化的檔案活動，利用巡回展覽、提供免費的教育項目、舉辦知識講座等方式促進檔案文化傳播，提升美國公眾對國家檔案館的認知了解，實現了檔案的教育價值。此外，美國國家檔案館與波音公司合作設立波音學習中心，面向公眾舉辦多種檔案活動；與維基百科合作，將數字圖像分享到維基資源共享網站，努力提高維基百科社區可利用的國家檔案館的檔案數量。在數字化和在線利用方面，美國國家檔案館通過與社區、企業、學術機構建立合作項目和伙伴關系，如與美利堅大學達成新的數字化協議，將一個破產案件的卷宗數字化，為民眾提供數字化圖片和元數據；與野生動物署合作，將其在服務過程中產生的陳述式報告數字化。

三、對我國檔案館工作的啟示

一是創新“以人為本”的檔案利用服務。美國國家檔案館針對不同年齡段、不同職業和階層的人群，提供有特色的個性化檔案利用服務，尤其是深挖檔案資源創新，推出檔案衍生品，滿足了不同用戶對檔案資源利用的不同需求，體現了美國國家檔案館以用戶為中心、開展個性化服務的特點。我國檔案館應該牢固樹立“以人為本”的利用服務理念，不僅要為黨和國家守好檔案，而且還要利用好檔案，既要做好檔案館的硬件設施的提質升級，還要創新服務模式，進行館藏資源的深層次開發利用，充分利用新興社交媒體，依靠Web 2.0、大數據、云計算等新興技術，深化檔案利用服務，為用戶提供所需檔案信息。

二是注重發揮檔案館的文化教育功能。美國國家檔案館以館藏檔案資源為立足點，積極發揮檔案資源的文化教育功能，創立了具有自身特色的公眾教育服務，其不僅有豐富的檔案教育主題，同時也有線上和線下相結合的多樣化的教育形式。鑒于此，我國檔案館應重視對檔案資源的綜合開發利用，加強與國家機構、院校、博物館、圖書館、企業進行交流合作，開展政治、歷史、科技、藝術等豐富的主題講座、展覽。此外，還要注重與公眾加強互動交流，利用檔案館或者設計開發教學課程，將檔案信息轉化為生動有趣的課堂活動。

三是引入檔案工作志愿者服務機制。美國檔案工作志愿服務項目，一方面解決了檔案工作人員數量緊張的問題，另一方面通過志愿服務者的參與，提高了檔案館的影響力，是一個非常好的宣傳渠道。隨著我國各領域檔案管理的不斷加強以及進館檔案數量的逐漸增長，可以參考美國國家檔案館的志愿者服務模式，引入檔案工作志愿者服務機制，借助志愿者的力量開展工作，既滿足大學生、退休人員等不同群體從事檔案志愿者工作的需求，又能突破我國檔案工作比較封閉的狀態，通過志愿者這一“宣傳大使”，向社會積極有效地開展檔案宣傳工作。

四是大力推進檔案數字化戰略。檔案數字化是信息時代推進檔案工作現代化的必然要求，也是實現檔案事業跨越發展的有力抓手。隨著電子信息時代的到來，美國國家檔案館積極推進檔案信息化建設，既重視檔案館網站的建設，也積極推進在線檔案信息資源檢索服務。我國檔案館也應加快推進數字檔案館建設，加強在線檔案信息資源整合建設，以“用戶需求至上”的理念開發多元化的檢索模式，實現網絡資源的高效利用和價值提升，不斷提高我國檔案工作的現代化水平。

注釋及參考文獻：

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作者單位：北京市檔案館