企業檔案精細化管理模式構建思路

唐琳

【摘要】企業不僅需要有健全的管理體系和經營制度，還需要不斷完善企業檔案的精細化管理，使其更好地為企業服務。本文主要就企業檔案精細管理的重要性進行分析，并且進一步探討精細化管理模式應用在企業檔案管理中的對策。

【關鍵詞】企業檔案;精細化管理;路徑;分析

檔案管理是一項十分繁瑣的工作，在企業檔案管理工作中，為提高工作質量，必須要對其進行精細化管理。根據國家各行業對檔案工作的精細化需求，同時結合企業實際情況，查找影響檔案管理質量的因素，對其加以完善，學習新的檔案管理知識，然后進行有益嘗試。加強企業檔案工作精細化管理，能夠為企業各個部門提供查詢服務。

一、企業檔案管理

檔案管理屬于企業管理的重要組成部分，檔案是企業生產經營活動的記錄和主要信息資源，檔案工作是在企業研發、生產以及經營等活動中的基礎管理工作。隨著現代化企業的快速發展，管理水平的提升，市場競爭也越發激烈，對企業各項業務工作都提出了新的要求。對于一個成熟的企業來講，需要有健全的管理體系和經營制度，企業領導人員還需要完善檔案的精細化管理。信息化建設速度的不斷加快，網絡辦公的廣泛性，要求企業從檔案形成開始就進行精細化管理，落實管理責任，將管理責任具體化以及明確化，企業中的每一位管理者都要盡職盡責，對企業當天情況進行檢查，出現問題及時糾正，以此來實現企業檔案的精細化管理。

二、當前企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善，管理水平薄弱。很多企業檔案管理制度與職責都十分模糊，沒有完善的檢查考核措施，同時也沒有將檔案管理與企業發展建設同步規劃、共同發展。大部分企業在近期與遠期規劃發展中，通常都會對企業規模、設備、專業技術人員以及人員結構進行全面且詳細規劃，但是對檔案管理以及檔案設備的投入完全沒有融入到規劃范圍內，導致檔案管理不能與企業共同發展，很多重要資源檔案收集不全面，造成企業檔案資料不完整，不系統。另外，由于管理混亂原因，很多重要檔案難以查找，進而使得檔案作用不能全面發揮。這種滯后的檔案管理方式會嚴重影響企業整體管理水平的提升，同時也會影響基礎技術水平的有效提升。

（二）檔案管理分散，缺少系統性規劃。企業在發展建設階段，其科研、生產、質量控制以及人事管理等諸多方面都建立完善的管理制度和管理責任，但是檔案管理制度與相關職責卻并不健全，導致很多需要歸檔的檔案資料全都分散在各個科室和部門手中，部門與科室人員并不知道哪些檔案文件應該歸檔。另外已經歸檔的檔案資料也不夠規范，借閱制度體系十分混亂，缺少必要的考核與監督體系，嚴重阻礙企業檔案管理工作的有效開展。由于對檔案法規認識不足，沒有意識到檔案在企業發展中的重要作用，企業諸多部門只單一強調自身工作的特殊性，沒有考慮到檔案歸檔的意義，嚴重阻礙了檔案統一歸檔管理。還有部分工作人員沒有認識到重要會議資料和錄像等材料保存的重要性，在會議時沒有進行錄制和記錄，進而影響企業高效發展。

（三）企業檔案管理隊伍培養力度薄弱。企業檔案材料形成部門的檔案意識不強，加之管理水平限制，嚴重影響了企業檔案工作的過程監督與檔案質量控制。目前隨著企業發展體系的不斷改革，導致檔案管理工作不斷被弱化、削減，培養工作未能受到企業重視，進而使得大量人才流失。另外，由于企業檔案管理人員長時間忙于瑣碎事務，缺少系統性培訓，檔案管理人員的專業能力與企業整體發展不適應，使得檔案管理工作長期處于被動狀態。如檔案管理人員在接收檔案資料之后，經常無法準確判斷其系統排列整理情況，主要原因就是缺少專業知識培養，只能被動接收檔案資料，對所接收的檔案文件缺少判斷力，進而導致檔案歸檔與實際檔案文件資料不相匹配。

三、企業檔案的精細化管理模式構建對策

（一）管理理念的精細化。任何一項工作的創新都需要以理念為出發點，這也是基本保障，所以，在企業檔案管理創新過程中，要將精細化理念創新放在首要位置，以此來保障檔案管理創新的有效實施。目前，企業檔案管理正在朝著知識化、網絡化以及社會化的方向發展，這也是企業檔案現代化管理理念的主要體現，同時也是檔案管理工作的延伸。企業需要在分析檔案管理理論與工作經驗中尋找突破口，形成具有特色的檔案管理體系，總結過去的經驗，尋找工作中存在的問題，同時分析未來發展趨勢，認識到檔案信息價值需要發揮檔案自身的作用。只有將檔案精細化整理，才能使其變成企業需要的信息，進而使檔案獲得有效利用。因此，在過程中需要加強檔案管理效率意識，發揮檔案的內在價值。

（二）崗位設計與流程設計是檔案精細化管理的重點。企業檔案管理業務流程較長，文件檔案歸檔、移交檔案室鑒定、檔案載體的測試、整理、分類、編目、裝訂、上架等，真正成為檔案需要多個工作環節，每個環節又包含3到6個步驟。檔案管理人員進行檔案整理的過程中，要認真核對，杜絕遺漏現象的發生;在檢查過程中，還需要認真核對檔案數目與種類，堅決杜絕任何錯誤的發生。在形成檔案之后，還需要對檔案進行安全管理，提供查詢利用等后續工作。所以，依照檔案業務流程進行崗位設計與流程設計是精細化檔案管理的重點。崗位設計主要就是依照檔案工作需要來規定每個崗位任務、責任以及權力。崗位設計能夠將檔案工作的崗位職責內容和履行職責內容以及績效評價等內容進行融合。流程設計就是以制度形式和信息化管理方式，規范每一個檔案崗位的關系，通過工作流程與過程控制以及總結評估等方式，將多個崗位進行聯系與協調。通過科學的崗位設計與流程設計能夠使檔案管理工作更加規范。另外，再配合評估考核體系，能夠充分調動員工對本職工作的積極性，同時還能夠提升員工的工作效率。

（三）檔案信息資源精細化。建立企業局域網絡，這樣不僅能夠有效服務廣大用戶，還可以加強企業檔案資源的開發與利用，讓其更加系統化、合理化。隨著信息時代的快速發展，企業檔案信息變得十分零散且越來越復雜化。因此，必須要對這些檔案進行精細化管理，進一步打破企業部門之間各自為政問題，構建完整的信息系統，實現一體化管理。這樣的方式不僅要實現資源共享，還需要實現資源互補，提升企業檔案的利用效率，避免出現不必要的浪費和重復，進而使得企業檔案信息開發與利用更加科學、合理。

（四）精細涉密檔案管理制度。針對于制度的行為要求，需要從執行責任、操作程序以及監督措施等方面進行完善，運用高科技技術和嚴密的監督措施對涉密檔案工作的多個環節進行保護。企業可以依照《保密法》《檔案法》制定保密管理細則，使企業涉密檔案管理工作有章可循，另外，通過制度來約束管理人員在收集、管理、使用等環節不出問題，進一步減少泄密事件的發生。另外還需要加強警示教育，提升檔案人員的防策反意識，在過程中可以定期組織檔案管理人員觀看保密警示教育紀錄片，或者閱讀相關報刊泄密案例文章，讓檔案管理人員清楚，泄密就是違法犯罪，保密工作不僅關系到企業安全和利益，同時也關系到自身的家庭幸福。針對不同涉密載體檔案構建不同的規章制度，因為各類涉密檔案都有著不同的密級程度，根據我國密級保管要求制定管理措施，同時辦理相關登記、審批手續，企業人員在使用涉密檔案過程中，必須要在規定時間內進行歸還，不可隨意復制，如果出現泄漏，需要及時查明原因、減少損失。

四、結束語

結合全文，在當前激烈的市場競爭中，信息資源是企業發展的主要動力，其中檔案是企業發展的積累，有著企業的精神與經驗，是取之不盡的財富。因此，企業檔案管理人員需要樹立自身責任感與使命感，加強檔案管理意識，將精細化管理模式滲入檔案管理工作中，勇于探索實踐，以此來促進企業健康穩定發展。

【參考文獻】

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