做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

郭愛軍

【摘要】隨著社會經濟的快速發展，企業生產經營活動水平有所提高。辦公室文秘工作是企業綜合管理的重要組成部分，對于提高辦公室工作效率與整體水平有著決定性影響，作為新時期企業發展的重要基礎保障，完善辦公室文秘規章制度，提高公文寫作水平，做好細節管理工作是當前亟待解決的重要問題。本文對辦公室文秘綜合管理要點展開分析和探討。

【關鍵詞】辦公室文秘;綜合管理;工作思考;文秘管理

從企業日常管理來看，辦公室是行政管理的主要場所，其每天需要面對大量的工作，是協調上下級與工作匯報的主要責任主體，文秘工作水平對企業內部管理產生直接影響，如果辦公室文秘工作不到位，就有可能影響企業的正常生產經營，甚至拉低企業內部管理水平。對此，企業應該有一定的思想認識，能夠對企業文秘工作加以重視，提高文秘工作者的素質水平，從而保障各項工作的落實和執行。

一、提高文秘工作質量和水平的重要性

辦公室管理是企業日常管理與行政工作的主要場所，隨著企業經營范圍的不斷擴大，其所承擔的工作量也有所增長，涉及到各種行政管理與日常管理內容，并且辦公室工作是做好上下級指令傳導的關鍵環節，為了將領導的意思準確地傳達給員工，需要做好各項工作的細節管理。與此同時，企業辦公室文秘工作者還承擔著與外部溝通的主要任務，除了處理好企業文秘工作與內部人員之間的聯系，還要對合作單位進行溝通和經濟往來，這就給文秘工作者的專業素養與工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素質與企業內部管理之間的關系是密不可分的，企業必須重視文秘工作的重要性，在工作的過程中保持一定的原則。首先，面對大量的工作任務始終保持負責、認真的態度，把握和落實好企業內部管理制度和職業道德，控制自身的行為，提高自我素養和綜合水平。其次，在工作之余根據自身能力統籌好崗位工作，能夠應用現代化信息手段提高辦公效率與工作質量。另外，將上級領導的意識和指令準確傳達到各個部門，加強上級、下級之間的有效溝通，充分發揮崗位責任，做好上下級之間的調節作用，推動企業的可持續發展。

二、文秘工作質量水平的優化策略

（一）完善獎懲制度。辦公室文秘工作開展是否順利對企業生產經營等方面有著一定影響，為了提高工作效率與工作質量，制定科學的獎懲機制與激勵制度能夠激發員工的積極性與工作熱情。與此同時，辦公室文秘工作人員在工作中不斷制定工作目標，充分體現文秘工作者的價值和自我優勢，提高員工的職業素養與創新意識。為了保證各項工作順利完成，企業應該制定完善的獎懲制度，結合辦公室日常工作與文秘工作的綜合效應，加強辦公室工作的評估與監督，提高企業各部門之間溝通交流水平，確保辦公室工作順利完成。

（二）激發創新意識。創新是企業長久穩定發展的動力和源泉，為了提高企業內部管理水平，重視文秘管理工作在其中所發揮的重要作用，提高辦公室文秘工作質量，提高內部工作者的競爭意識和創新意識，滿足多元化的辦公要求。文秘工作者應該從思想上、行為上都有所創新，能夠樹立良好的創新意識并應用于日常管理中，不斷創新、探索新的工作方法與工作模式，提高辦公室文秘工作的整體水平。需要注意的是，文秘工作者在企業上下級溝通和交流中，營造輕松和諧的辦公環境，積極發揮領導的帶頭作用，將創新理念應用其中，提升企業文化形象，創造更好的經濟效益。

（三）加大培訓力度。文秘工作者自身綜合素質和業務能力水平對辦公室工作有著決定性影響，企業應該重視人才的價值。首先，做好文秘人員的培訓教育工作，針對文秘人員的自身情況與崗位職能制定合理的培訓計劃，保證培訓工作的針對性、全面性，加強培訓教育與實踐工作之間的聯系。其次，引入先進的工作理念，為了滿足時代發展需求，文秘工作者不僅要具備一定的專業知識，還應該熟悉相應的法律法規，掌握國家發展動向，深入了解企業文化、政策文件，以國家政策法規和企業文件為指導，提高文秘工作的整體水平。

（四）做好細節管理工作。細節管理是辦公室文秘工作者應該具備的基本素質，做好細節管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務是辦公室文秘工作者日常管理的核心內容，其對于文字細節的確定和認識直接影響領導意識的準確傳達，如果在工作中出現了語法錯誤或者專屬問題，就有可能導致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡明扼要，準確傳達領導指示，做好文件傳閱等細節管理工作，從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作，確保文件編號編制的準確性，滿足文件進度跟蹤的動態發展要求。與此同時，辦公室文秘工作者還要具有精細化的服務意識，保證各項工作的精益求精，不斷提高辦公室工作效率和質量。

三、結語

總而言之，辦公室是企業組織結構的重要組成部分，其作為關鍵的管理機構，每天需要承擔大量的工作任務，而其中文秘工作就顯得非常重要，這給文秘工作者提出更高的要求，只有保證自身具備良好的職業素養與專業能力，才能提高文秘質量和工作效率，推動企業良性發展。

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