高校人事檔案管理現狀及創新路徑

李英

【摘要】人事檔案記錄了個人基本信息、學習、工作以及專業技術水平，是個人成長軌跡的真實寫照，與職稱評聘、工資福利，社會保障、人才流轉等緊密聯系，是人事工作中最基礎最核心的內容。黨的十八大以來，習近平總書記對干部人事檔案管理工作提出了新思想新要求。面對新時期的工作任務和挑戰，如何創新人事檔案管理，優化人事檔案利用狀況，助力高校人事工作，具有重要的現實意義。

【關鍵詞】高校;人事檔案;管理

高校人事檔案是一類具有真實、全面、客觀、私密等特征的特殊檔案，是記錄高校教職員工個人信息的重要載體，為人事部門開展工作提供了強有力的幫助。隨著人事制度的改革，人事檔案在高校各項工作的運行中所起到的作用愈加顯著，原有的管理模式已經難以適應新時代的需求。所以，如何對人事檔案管理中存在的問題進行深入研究，并從更深層次去探討解決問題的辦法，切實發揮人事檔案的效力，顯得尤為重要。

一、創新人事檔案管理的必要性

（一）推動高校人事工作穩步前進。檔案最基本的意義在于實現對歷史的記錄。人事檔案記載了教職員工身份、學歷、教科研能力等方面的詳細信息，能夠清晰地反映個人知識水平和工作能力，對高校人事工作提供一定的參考依據。例如：在人才招聘或選拔過程中，在不熟悉應聘對象的情況下，高校人事部門可以通過查閱個人檔案對其有大致的了解，然后根據具體要求引進或提拔能夠推動高校發展的高素質高水平人才。綜上所述，對人事檔案進行創新管理，能夠促進高校對教職員工能力和素質的深度挖掘，從而加快人才隊伍的建設步伐。

（二）社會的發展驅使高校加快對人事檔案管理的創新步伐。黨的十八大以來，在全面從嚴治黨的政治背景下，原有人事檔案管理制度和模式已經難以滿足現在社會、學校及個人對人事檔案的利用需求。

二、人事檔案管理工作的現狀分析

（一）檔案意識薄弱。1.人檔分離。一直以來，社會各界對檔案知識的宣傳力度都不大，造成很多人對自己檔案的關注度不夠，以致于出現來校工作了很長一段時間但檔案依舊留在原單位或畢業高校的情況，有些教職員工頻繁更換工作卻又不及時辦理檔案轉遞手續，更有甚者，為圖簡便，有些人事部門直接將檔案交到本人手中，造成檔案不及時呈送人事部門。種種狀況都直接影響了高校人事管理部門工作的正常運轉，以及對教職員工基本情況的了解。2.材料隨意填寫，可信度打折。因為教職員工沒有意識到檔案對自身成長的重要性，在填寫材料的時候不謹慎，漏填、涂改甚至錯填，造成材料前后不一致，學習或工作經歷銜接不上。這些疏忽極有可能影響到個人職稱評聘、工資晉級、甚至干部任免。

（二）人事檔案管理機制不完善。1.人事檔案管理模式過時?，F階段，一些高校缺乏嚴謹完善的管理體系，人事檔案管理模式繼續沿用以前的老辦法，把人事檔案管理工作僅僅看成是靜態的看管性工作。正因為高校對人事檔案管理工作的不重視，降低了對人事檔案管理的經濟成本以及人力物力投入，導致檔案材料的收集率慢、利用率低。事實上，教師職稱評聘、崗位異動、干部任免等人事工作中都要利用到人事檔案，但現實中對檔案的利用僅僅停留在借、查閱方面。2.缺少專業性人事檔案管理人才。很多高校的人事檔案專員不是檔案學專業出身，在工作的過程中邊做邊學，缺少檔案專員必備的業務能力和綜合素質。因為專業知識不豐富，檔案管理員在材料的收集、整理、鑒別、審核過程中勢必會遇到諸多困難，進而增加了人事檔案管理的難度。3.高校領導層面對人事檔案管理工作重視不足。黨的十八大以來，社會各界對人事檔案的認識逐漸增強，開始意識到檔案對本人、單位及社會的影響力。但長期以來對人事檔案管理的忽視導致工作開展的過程異常艱難，例如辦公環境差、檔案室不達標、專項經費不足等。因為一些高校對人事檔案工作重視不夠，導致人事檔案管理員錯誤地將日常管理工作流于表面，沒有去深入研究人事檔案管理的重要意義。4.人事檔案管理信息化程度不高。目前很多高校的人事檔案管理以傳統的紙質形式為主，對檔案的查閱利用仍舊采用翻閱實體檔案的方式，計算機等先進技術沒有在人事檔案管理中得到廣泛運用。這種管理方式比較耗時耗力，嚴重降低了人事檔案管理工作的效率。

三、創新人事檔案管理的路徑

（一）更新思想觀念，強化檔案意識。1.人事檔案會伴隨我們一生，代表著一個人的成長軌跡，是個人綜合價值的體現，但能夠意識到檔案重要性的人卻不多。為了讓高校學生意識到學籍檔案的重要性，可在教學中增加與檔案相關的課程，讓學生在潛移默化中增加對檔案的初步認識，這樣能促使學生畢業時關注個人學籍檔案的去向。對于高校教職員工，可在學院官網、官微、院報等平臺開辟專欄，宣傳各類有關人事檔案的政策法規。也可在日常工作中，如職稱評審、新進人員檔案審核、干部檔案審核、工資福利調整等環節中對教職員工進行人事檔案管理制度講解，讓教職員工意識到人事檔案的重要性和嚴謹性。2.高校領導要了解人事檔案管理工作，并清晰地認識到其重要性，把它當做人事工作順利開展的基本前提。人事檔案具有機密、不可再生等特性，因此在挑選人事檔案管理員時，除了要考慮是否具有扎實的專業知識和工作技能外，還需要考慮是否政治堅定、堅持原則、甘于奉獻、嚴守紀律。

（二）強化制度建設。1.完善人事檔案管理制度。沒有規矩不成方圓，人事檔案工作亦是如此。高校應該在國家政策法規的基礎上建立有利于高校發展的人事檔案制度，朝著人事檔案管理標準化和制度化的方向前進。只有制度明朗了，檔案管理人員才能明白崗位職責和義務，檔案管理的質量才能得到有效保證。2.落實管理流程。要提高人事檔案管理水平，還需從日常工作著手。人事檔案管理最基礎的環節就是材料收集，人事檔案管理員需要認真細致對待。對于不符合歸檔要求的材料，檔案管理員應當拒絕接收，檔案材料的收集、發放、出（入）庫、以及借（查）閱都要有臺賬可查。在當前人才競爭激烈的環境下，人才流轉頻繁，人事檔案管理員需及時對檔案進行轉遞，并做到有跡可循。3.加強紀律監督。高校應當認真貫徹《干部人事檔案工作條例》精神，建立考核以及獎懲機制，切實提高人事檔案管理人員的工作積極性。人事部門還要定期對人事檔案管理工作進行檢查和指導，發現問題及時解決問題。對于違反相關規定和紀律的，依據有關規定予以糾正，涉嫌違法犯罪的，按照國家法律法規處理。只有做到賞罰分明，才能形成良好的人事檔案管理氛圍。

（三）加強隊伍建設。1.重視業務培訓。人事檔案是高校人事部門了解教職員工的信息來源，完整準確的信息能夠幫助人事部門順利開展工作。很多人誤認為人事檔案管理工作只是簡單地收發整理材料，其實不然，人事檔案關系到教職員工切身利益，與個人工資、職稱評審、干部選拔等息息相關，因此，在實際工作中，人事檔案管理人員必須嚴肅謹慎對待。學院各部門要積極配合，選派有責任心、政治立場堅定的同志擔任材料收集聯絡人，協助做好材料收集工作。經調查，多數人事檔案管理員不是檔案專業出身，沒有接受過檔案管理知識的系統學習，專業性不夠強，例如不能準確區分檔案的類別、不能精準判斷材料歸集的范圍等。為了跟上時代的步伐，不管是專職人事檔案管理員還是兼職人員，在做好日常工作的同時，都應當定期進行業務培訓和職業道德培育，學習系統完善的檔案專業知識，不斷提高自身專業水平和職業素養。2.穩定人員。人事檔案工作量大繁瑣，且具有較強的工作連貫性。目前多數高校實行輪崗制度，或者因為檔案管理工作枯燥而主動申請調崗，如果前后兩任工作交接不細致就會導致很多問題的產生，進而影響人事檔案管理的水平。對于這一點高?？梢愿鶕拘嶋H，制定出穩定人事檔案管理員的相關辦法，有效防止工作斷層，切實發揮人事檔案的最大價值。

（四）加快人事檔案信息化步伐。隨著大數據時代的來臨，部分高校已經意識到檔案信息數字化的便捷性，紛紛投入大量人力物力，但目前的信息化程度僅體現在對檔案目錄的查詢上，與高校檔案信息化建設的基本要求相差甚遠。為了做好人事檔案信息化工作，高校可以開發人事檔案信息系統，如需要利用檔案，只需從系統中導出即可。相比紙質檔案，電子檔案保存更便利，查找利用效率更高。高校在投入足額資金積極引進信息化手段的同時，還應多重視對信息系統的維護和監督，在提高人事檔案利用率的基礎上，確保檔案的安全性。

四、結束語

在新時代從嚴治黨的政治背景下，用好管好人事檔案已經成為了決定高校人事工作順利與否的關鍵，對高校的整體發展都起著至關重要的作用。人事檔案服務于人、服務于校，隨著人事制度的改革，高校要加大對人事檔案管理的重視力度，健全人事檔案管理模式，積極使用現代化信息手段提高人事檔案管理水平，開創高校人事檔案管理新局面。

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