“最多跑一次”改革下行政機關單位的檔案管理研究

摘要：“最多跑一次”改革已經從傳統的地方探索模式轉型升級為頂層設計，成為我國深化改革的目標，范圍也從地方擴展到了全國。2018年我國在改革的道路上又取得了突破性的進展，“最多跑一次”成為改革發展的核心目標，以三個關鍵詞來概括就是“撬動”“深化”和“擴散”。由于處于新時代改革的初期階段，2018年改革工作產生比較明顯影響的工作體現在“撬動”效應上，通過采用“標準地+承諾制+政府代辦制”，以及區域環評、區域能評、聯合測繪、聯合踏勘、聯合評價、施工圖聯審、聯合驗收等改革措施，在很大程度上減少了企業投資項目審批所需要的流程和時間大大縮短，極大的改善了企業的營商環境。在“最多跑一次”改革下行政機關單位的檔案管理也應往此方向進行發展。

關鍵詞：“最多跑一次” ? 行政機關 ? 檔案管理

2018年1月23日，習近平總書記主持中共中央深化改革小組審議了《浙江省最新改革研究報告》，并提出將浙江“最多跑一次”經驗推廣到全國。 “最多跑一次”不再依據政府本身的邏輯。相反，它是依據公民和企業的需求，它迫使政府及其組成部分進行改革。“最多跑一次”改革具有重要的“需求導向”，“問題導向”和“效果導向”。這些特征并非樸實的“任務導向”。這就要求行政單位檔案的行政處理需求拋棄傳統辦法，轉變為信息化處理和“互聯網+”的檔案處理方式，使之與普通群眾、企業、行政事業單位內的需求緊密結合，使檔案處理作業高效有序開展。

目前我國行政單位檔案管理還存在很多問題亟待解決，所以當務之急是分析目前行政檔案管理存在的現實主要問題，然后制定出具有針對性的解決對策，促進我國檔案管理改革的科學展開。“最多跑一次”下行政事業單位檔案處理科學改革之中的核心工作為——文件的處理與管理，集成“處理，績效和政治”三大要求于一體。隨著我國公共服務機構深化體制改革以及網絡信息化的快速發展，如何實現檔案管理的信息化和規范化，提高檔案管理水平，確保單位有序運作已成為當務之急。其重要性主要體現在：首先實現檔案管理信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢。二是提升檔案處理科學處理高效，有序，調和工作的必須保證的工作。三是實現檔案的科學規范管理是加強行政事業單位改革的重點。

一、行政機構之中檔案處理工作的基本問題

（一）處理信息不健全

許多單位都沒有太多關注文件處理的原因。雖然它現已出現在企業、行政單位的信息處理系統中，但在實際施行中依然十分短少，監管機構的責任沒有依法制定。其次，在“最多跑一次”改革要求下，互聯網+理應是檔案處理工作的基本載體，然而現如今檔案處理作業是最基本的作業平臺還是紙張管理，政治和績效效果的提升并不顯著，很多檔案處理環節部分和底層員工都沒有重視互聯網+的管理平臺建設。一些領導者認為文件處理作業具有暗地作業“暗箱操作”的實質，因為它不觸及評價的內容和難以翻閱查詢，使得大量的基層管理人員對于檔案管理工作玩忽職守，認為檔案處理作業有必要是不重要的。它僅被視為保管和仿制的一般性質。

（二）管理資金投入少

由于行政單位的領導和檔案處理工作的辦理人員不太注重文件辦理和檔案管理工作，他們將在這方面投入資金、成本、人力都較少。通常，當不重視檔案管理工作時，認為文件辦理不重要。項目辦理的設備不需要經常更換。從長遠來看，文件辦理部門的工作環境比較簡單，設備很落后，文件柜相對破碎，將極大地降低檔案管理工作的工作效率。進入檔案室后短時間內無法找到想要找的文件。此外，檔案管理仍然使用紙質版的檔案，沒有采用檔案管理信息化系統實現無紙化辦公，互聯網+計算機的檔案管理模式無從談起，很多檔案管理人員對檔案管理信息化工作知之甚少，難以實現檔案管理信息化，這也影響了辦理者的工作。

（三）辦理人員素質低下

一些檔案辦理工作雜亂，沒有統一性，一部分是由于檔案管理工作本身就有一定的枯燥乏味，還有一部分是因為檔案管理工作者自身不具備較高的工作素質和能力。如果不在這方面投入一定的財力和人力資源，很難進行文件辦理、制作、歸檔和保管。“最多跑一次”改革之中的行政單位正在從原先的“任務導向”轉向“需求導向”、壓縮人員、使用最新式的互聯網+人才的工作制度。這就增加了各部門之間人員的流動性，造成有些缺乏檔案管理經驗人員難以勝任崗位工作，檔案管理工作不專業、不規范。文件辦理工作流程已轉移到其他部門，因此人員流動不利于提高檔案辦理的專業才能，不利于提升辦理人員的素質。

（四）辦理信息水平低

“最多跑一次”改革之中要求使用互聯網科學的文件辦理的模式，這一模式已經逐漸進入日常檔案管理和文件辦理工作之中，文件辦理的網絡辦理也契合年代的開展。但是，仍有一些行政機構中文件辦理中沒有自己的網絡辦理體系。有些單位有自己的網絡文件辦理體系，但沒有組織專門的辦理人員進行保護，使得檔案管理信息化流于形式，難以有效開展。部分行政事業單位仍然采用紙質文件辦理檔案，不利于長時間的檔案保管工作，也降低了辦理工作的功率，降低了檔案檢索和檢查的功率，也浪費了人力和金融資源。

二、檔案處理中行政機構改革的參考建議

（一）完善處理系統，重視文件處理

要改變行政單位的檔案處理模式首先需要加強檔案處理宣傳作業，詳細講解檔案處理的相關知識和法律法規，使單位領導和處理人員處處留心檔案處理、管理等各項作業的內容。弄清、搞懂不同文件的重要性區別。不同的行政單位還應根據自身展開情況擬定相對完好的檔案處理制度。它將處理職責分為個人，并守時進行評價。對未能實行該系統的人員處以相應的處罰。

（二）增加投資資金，改善處理環境

在單位領導充分了解檔案處理作業的另一方面，還必須增加檔案處理設備的資金投入，通過引進現代化信息管理設備和系統，通過互聯網實現檔案的互聯互通，實時更新和管理，有效改善管理人員的辦公環境，有利于實現檔案管理的規范化。并改善信息的信息處理，裝備計算機和實施網絡文件處理。

（三）培養專業檔案管理處理人才

行政單位還必須重視檔案管理、檔案處理人才隊伍的建造，培養一支專業的處理人才隊伍是必要的。該單位還必須守時展開檔案專業知識訓練，使他們了解檔案處理的重要性，并使檔案處理技術的展開一直保持最新狀態。把握，一直運用最先進科學的方法加強檔案管理。一同，提高檔案管理人員的專業素養，定期培訓，同時建立管理制度，明確崗位職責，不要捉弄命運，真實全心投入檔案處理工作。在人員轉移和調動方面，該單位還需要引進專業的檔案管理人才以及信息管理人才，優化單位檔案管理人才隊伍建設，從而提高檔案管理水平。

（四）加快文件處理“互聯網+”信息化進程

完成科學，現代的檔案處理。在“最多跑一次”的改革大潮下，信息時代的到來對檔案處理的現代化提出了更高的要求。這就要求文件處理部分增加資金投入，充分有效地運用計算機等現代技術設備，建立高效的信息管理系統，及時精確地導入文件信息，完成文件處理的自動化和電子化處理，提高文件檢索效率。

三、結語

“最多跑一次”改革已經從傳統的地方探索模式轉型升級為頂層設計，成為我國深化改革的目標，范圍也從地方擴展到了全國。2018年我國在改革的道路上又取得了突破性的進展，“最多跑一次”成為改革發展的核心目標，以三個關鍵詞來概括就是“撬動”“深化”和“擴散”。隨著“最多跑一次”改革的日益深入，我國行政事業單位檔案管理工作的缺陷也日益凸顯，所以，我們必須緊跟時代發展的，切實重視檔案管理工作，加大資金投入，引進先進技術和設備，實現檔案管理工作的信息化，培養專業技術人才，加快檔案管理的科學化、現代化發展進程。

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（作者簡介：楊禛，湖北省棗陽市醫療保障局，助理館員，檔案管理工作。）