事業單位檔案管理中信息化管理的應用分析

田超

摘要：隨著社會的不斷發展，科學技術的不斷進步，各行各業都開始廣泛地作用計算機技術。而目前我國對事業單位檔案管理提出更加高效快捷管理方式的需求，這就需要現代化信息管理技術的積極作用。本文從檔案管理的工作特性和需求結合目前事業單位檔案管理工作中存在的主要問題和信息化管理的優點探討了信息化管理在我國的事業單位檔案管理工作的應用。

關鍵詞：檔案管理 ? 事業單位 ? 信息化

隨著計算機技術高速發展，現在已經步入了大數據時代，信息化技術在各個領域中都得到了廣泛應用，在事業單位的檔案管理工作中也是如此，用信息化方式代替傳統的紙質辦公形式，能夠有效地提高檔案管理工作的辦公效率。信息化管理在檔案管理工作中的作用，需要事業單位檔案管理部門將檔案管理和信息化技術科學地結合起來，同時在檔案管理信息化建設中投入資金和技術人才加大研發力度，探尋更加優化的信息化管理方式方法，從而提高事業單位的檔案管理工作整體效率，節省時間和人力成本，更加高效地為廣大人民群眾服務。

一、事業單位檔案管理工作的特性

事業單位檔案管理工作是一項專業性工作，與此同時也是一項政治性工作。事業單位檔案管理工作需要遵守國家的相關政策方針，其中檔案信息的收集和處理都需要遵守具體的政策進行工作，檔案管理工作人員要遵守原則牢記使命認真完成工作。除此之外，事業單位檔案管理工作具有較強的專業性，因為工作具備自身的管理方法和程序。事業單位的檔案信息記載了文化、教育等多個領域社會活動的重要信息，這些檔案信息具有相當重要的作用，能夠為國家的增強競爭力提供信息上的支持。另外，事業單位檔案管理工作的機密性決定了這是一項保密性工作，檔案中的個人隱私和學術相關、政治相關的內容都是需要保密的。在保密的同時檔案管理工作也是一項具有服務性質的工作，工作基本的內容就是服務大眾。

二、事業單位檔案管理工作的需求

（一）維護檔案的真實完整

檔案管理工作是保障事業單位展開其他一系列工作的基礎，檔案的真實度和完整度對于檔案管理工作來說有著重要的價值，因此檔案管理工作人員需要主動積極地工作，維護檔案信息的真實完整，為了事業單位各部門的正常運轉做好基礎。

（二）具有較強的服務意識

由于事業單位檔案管理工作的服務性質，對工作人員在服務意識方面要求較高，要求檔案管理工作人員堅持全心全意為人民服務的理念，積極主動地為群眾提供高質量的服務，為事業單位的服務水平也帶來一定程度的提高。

（三）嚴格遵守保密制度

由于事業單位檔案信息中包含個人隱私信息和機密信息，需要嚴格保密，因此要求事業單位檔案管理人員嚴格地遵守檔案相關的保密制度，保護檔案信息的安全。

三、當前事業單位檔案管理存在的問題

（一）信息化建設技術人員與資金存在不足

隨著社會的飛速發展，信息流通的速度也越來越快，現在已經步入了大數據時代，建設事業單位檔案的信息化管理已經成為了必然需求。 由于我國的檔案信息數量巨大，對設備和系統的要求較高，這也意味著對資金的要求是非常大的，同時目前事業單位的工作人員在數量和技術上不能滿足信息化建設需要的水平，也是事業單位檔案管理信息化建設道路上存在的問題。

（二）檔案管理人員素養存在提升空間

隨著檔案管理工作的深入開展，對事業單位工作人員的整體素養要求越來越高，目前存在著以下不足之處：第一，工作人員在專業知識上水平不高，計算機應用水平偏低;第二，部分事業單位檔案管理人員在工作態度消極，服務意識需要進一步加強;第三，當前檔案管理工作缺乏創新優化意識，當前工作中信息化管理還未覆蓋全國且存在很大的優化空間，還需要事業單位檔案管理人員做出很大的努力。

（三）信息化管理升級速度緩慢

目前，我國事業單位已經建立了較為完整的檔案管理信息系統，但是在實際工作中利用深度不高，僅作為一項基礎工具存在，未獲得工作人員的高度重視，因此事業單位中檔案管理信息化系統更新速度較為緩慢，對于事業單位的工作有一定的消極影響。

四、事業單位檔案管理信息化的優點

（一）便于工作人員儲存

傳統檔案管理的保存通常以紙質檔形式存儲，采取人工錄入的方式保管檔案，如果保存方式紙質不當或工作人員有疏忽，紙質檔案很容易出現磨損、受潮、泛黃等現象造成信息丟失，這給檔案管理工作會帶來很大的阻礙。如果能夠采用信息化管理技術將檔案信息存儲在磁盤中，從根本上改變傳統錄入方式，一方面減輕了檔案管理工作人員的工作負擔，另一方面也降低了檔案受環境影響的幾率，容易實現長久保存。

（二）提高檔案整理工作效率

事業單位檔案管理的文件數量龐大，使用傳統方法進行管理的程序較為繁瑣，導致檔案的整理效率較低，而如果運用信息化管理方法錄入檔案信息，就能節省檔案管理人員錄入檔案信息的時間，大幅度提高工作效率，也能推動事業單位的工作高效率建設。

（三）便于使用和查詢信息

事業單位檔案管理工作應用信息化管理的一個要點就是提高現有資源的利用率，簡化當前的檔案信息查詢和使用流程。傳統的檔案管理中，查詢和使用的效率很低，如果能夠在工作中正確應用信息化管理，有效地展開檔案管理工作實現檔案信息電子化，事業單位檔案管理工作效率定會提升一個層次。

五、事業單位檔案管理的信息化管理策略

（一）加大在信息化技術研究開發的投資力度

信息化時代的各項工作都離不開計算機技術，實現事業單位檔案管理工作信息化的技術處在不斷的發展之中，因此為了不斷提高管理工作的安全和效率，事業單位要加大在信息化技術研究開發方面的投資力度，積極引進新技術和新人才，加強檔案管理工作的信息化程度。事業單位檔案信息實現信息化管理，具有高效、便捷、節省人力物力的優點，為事業單位以及廣大人民群眾都提供了更加全面、便捷的信息服務，當然也存在提升的空間，所以要不斷的提升檔案管理信息化建設，在現有基礎上不斷進步。

（二）加強對事業單位檔案管理人員的培訓

對事業單位檔案管理工作人員進行專業培訓，使工作人員的知識得到更新，計算機專業技術得到提高，同時也能調動他們的積極性，在工作中能夠舉一反三。事業單位的管理模式在一定程度上使工作人員的思維方式有了局限性，缺乏對新事物的求知欲，使得檔案管理工作缺乏創新性，而對工作人員的培訓能從根本上解決問題，因為專業知識和技能是工作人員的基本工具，工具得到了升級，自然就能開發出新的工作方法。引入新技術人才，也是對事業單位檔案管理人員的一種優化，能夠有效提高檔案管理工作人員的綜合素養，其他工作人員也能從中學到新技術，從而提高工作效率，

（三）建立健全的信息化管理機制

事業單位檔案管理部門要確保檔案管理工作人員對信息化管理有正確的認知，關注新技術的發展并且運用在實際工作中，同時加強對相關工作的檢查和監督。事業單位檔案管理工作的機密性較強，為了確保檔案管理工作的進行，相關部門及人員要加強管理制度的建設，找出問題并完善現有的考核制度，同時要定期對檔案管理工作人員進行工作上的評估和考核，規范相關的行為和流程，促進檔案管理工作的程序化建設。

（四）增強工作人員的安全意識

信息化技術在為事業單位提供高效便利管理的同時，其實也存在風險，為防范不安全事件的發生，檔案管理工作人員必須要具備安全意識，做好良好的防護措施。防護的需要要求了事業單位檔案管理工作人員必須熟練掌握信息化管理網絡技術操作，以防造成檔案流失和泄露，一旦發生這種情況，將會造成不了挽回的損失。因此事業單位檔案管理部門一定要加強對工作人員安全意識的建設工作，在電子檔案信息操作過程中，牢記操作步驟和問題解決措施，嚴格做好信息化檔案管理工作。

六、結語

總而言之，在當今的社會背景下，在事業單位檔案管理中應用信息化管理是必然的措施，檔案管理的信息化建設能夠提高檔案信息的儲存、整理和查詢效率，因此能夠使檔案管理工作更加高效而便捷，也能夠有效提高事業單位的服務工作。因此事業單位要加大信息化技術研究開發的投資力度，加大對檔案管理工作人員的專業培訓和技術人才引進力度，同時建立健全信息化管理機制，增強工作人員的安全意識，切實提高事業單位檔案管理工作的質量，促進事業單位的發展和進步。

參考文獻：

[1]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用，2013，（03）：290-290.

[2]馬昌燕.信息倫理視角下的檔案信息化建設思考[J].人才資源開發，2016，（24）.

[3]孫航.事業單位檔案管理信息化建設的必要性及意義解讀[J].才智，2016，（07）.

[4]鹿曉玲.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].現代國企研究，2016，（22）.

[5]張桂麗.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].活力，2012，（23）.

（作者單位：內蒙古醫科大學附屬人民醫院）