“互聯網+”高校差旅平臺建設探討

●瞿永紅

隨著高校教育事業的發展，“走出去、請進來”常態化，考察、學習、調研、學術交流、學術會議等活動頻繁，出差已是一項重要業務事項，其相關的各類差旅事務工作也隨之增多。辦理出差業務環節繁瑣，出差申請、審批、票務購買、差旅費報銷各個環節都不能少，舟車勞頓自不必說，面對一堆的差旅費標準和制度，對非專業人士來說更是平添煩惱，差旅費報銷業務在高校財務業務中也是高頻出現，耗用大量的時間和精力。因此建設高校差旅平臺，解決師生出差煩惱，提升學校服務能力和服務效率，降低高校差旅成本具有重要的現實意義。

一、高校差旅平臺建設可行性

（一）國家信息化政策支持

習近平總書記在黨的十九大報告中強調要“優先發展教育事業”，深刻揭示了教育在全面建設社會主義現代化強國、實現中華民族偉大復興中國夢中的重要地位。自黨的十九大開始我國教育信息化已步入了融合創新、智能引領的新時代。教育部關于印發《教育信息2.0行動計劃》的通知中，明確提出“互聯互通、信息共享、業務協同”教育政務系統整合共享，推進教育 “互聯網+政務服務”，切實讓百姓少跑腿、數據多跑路，增強人民群眾獲得感的教育治理能力優化行動。無論是中央從國家戰略出發的頂層設計，還是教育部對教育信息化的具體規劃，都直接表明了以信息化為基礎的智能教育的時代到來，對高校信息化建設具有引領示范作用。

（二）“互聯網+”時代商旅平臺新發展

商業旅游作為我國旅游業的重要分支，應用互聯網思維推動商旅行業發展恰恰順應了“互聯網+”的國家戰略機遇。這意味著，線下和線上旅游業將通過技術創新實現無縫連接，可為旅行者提供更高程度的個性化服務。2014年，攜程商旅上線企業差旅自助平臺，開啟了中小企業差旅服務元年。隨著中國商旅管理理念的不斷普及、互聯網技術的迅速發展以及本土TMC的成熟，越來越多的中小企業開始接觸并嘗試TMC。如今的商旅行業將目光瞄準中國差旅市場未來巨大的增長空間，希望為商務旅客提供“人性化”“個性化”“便捷化”的差旅體驗，主動為企事業單位介紹先進的商旅管理理念，開放標準API統一接口，助力推進高校接入成熟商旅平臺，“一站式”完成票務預訂、酒店預訂、預約用車等服務，打造高校師生便捷出行新方式。

（三）高校差旅業務標準化

差旅業務在高校受到高度重視，制定嚴格差旅審批程序，同時高校差旅費報銷作為高校財務平時業務工作的組成，直接關系到師生的根本利益，高校財務部門都依據《中央和國家機關差旅費管理辦法》（財行〔2013〕531 號），結合學校具體情況制定管理實施細則。總體說來高校是按照出差人員的項目經費渠道、身份（教工、學生、職務、職稱）、出差地點、出差時間、承擔任務等，決定出差期間所產生的住宿費、伙食費和公雜費等各項費用開支標準范圍、往返乘坐的交通工具的類別和等級以及各種特殊情況的開支標準。各項標準統一、規范、具體、明晰，可操作性強。

（四）智慧校園的協同推進

高校信息化在大數據背景下，從頂層設計出發，融合業務技術，重構業務流程，以服務為抓手，面向師生提供全面的信息服務，通過建設完善人事組織系統、教學管理系統、資產管理系統、學生信息系統、財務管理系統、合同管理系統、后勤管理系統等，整合校內人、財、物信息資源，實現人事、教學、科研、后勤等信息的共享共用，業務協同推進，徹底解決信息孤島現象。校園智能化的全面提升，為學校差旅費用管控難點如人員類別、標準的制定、出行方式、經費預算、事中預估、審核、事后分析、核實報銷、核銷流程、審核要點、支付方式等提供了有力的大數據支撐，提高了高校精細管理要求，豐富了內控手段。

（五）高校財務系統快速發展

1981年8月財政部和中國會計學會在長春市召開的“財務、會計、成本應用電子計算機專題討論會”上正式提出 “會計電算化”。這一階段高校財務系統的主要特點是由一批高校相繼自主開發或購置適應高校財務核算特點的財務軟件，實現了制證和報表從手工生成模式到計算機完成的功能轉變。1994年4月于深圳舉辦的“會計信息化理論專家座談會”上提出了“會計信息化”。這一階段財務系統建設全面，軟件涵蓋了會計核算、銀行管理、項目管理、往來款管理、科研管理、報表管理等功能，逐步集合了學生收費管理、工資發放管理等模塊，其系統集成化程度日益提高，突出了財務管理功能。2014年“互聯網+”的應用在高校財務中引起廣泛響應，高校財務系統建設進入高速發展的第三階段，以“互聯網+財務”為理念的設計研發進入嶄新階段，財務集成管理信息綜合服務平臺應運而生，將封閉的財務系統管理系統通過財務集成管理信息綜合服務平臺在校園網上實現網上報賬、網上申報、統一支付、數據交互、對接服務、信息發布，實現對個人薪酬發放情況、費用報銷情況、項目經費使用情況、學生繳費情況的查詢，打破了傳統的財務管理模式，融合信息化財務管理理念，業務處理高度智能、信息高度共享、監管預警實時主動，與學校的教學系統、人事系統、科研系統、學籍系統等數據互聯互通、相互融合，提高了財務管理效率，提升了高校財務工作的服務能力。這標志著高校財務信息 “互聯網+”時代的到來。目前移動端系統功能的實現給高校財務系統帶來質變和新的進步，徹底改變服務師生的習慣模式。

二、高校差旅服務平臺技術途徑

高校差旅平臺建設要考慮為誰提供什么樣的服務，充分重視各個層面的需求，為師生和管理者提供真正好用的服務，才能不斷提升用戶體驗和學校的管理服務效率，從而提升辦學效益。

（一）高校差旅業務流程

高校差旅平臺建設，打造一個包括角色權限、數據交換共享、業務流程再造等內容的平臺，并且弱化平臺的功能、強化業務主線，從而使業務部門的線下業務流程都在信息化主導下推動和進行。線下流程為借鑒，以線上統一服務的方式呈現，將業務流程與財務流程有機融合，進行簡捷高效的業務處理并實施有效控制。高校差旅平臺業務流程如圖1：

圖1 高校差旅平臺業務流程圖

（二）高校差旅服務平臺功能規劃

高校差旅服務平臺三大系統構成：高校差旅服務系統（出差人員）、高校差旅管理系統（管理人員、審批者、財務人員）和商旅服務商系統（供應商）。三大系統在平臺中參與的用戶及角色需求不同，包括出差人、審批人、財務審核員、產品供應商、運維人、系統管理人員等。三個系統功能各異，相對獨立，各司其職，又互相支撐，相互融合，數據交互，“一站式”共同完成高校差旅全流程業務。

1、高校差旅服務系統。是為高校出差人員提供差旅出行的全程線上操作信息系統，系統突出界面友好、操作便捷的特點。高校出差人員只需通過PC端、手機APP或微信H5響應式頁面直接登錄學校信息門戶操作，可以實現出差申請、審批反饋、預訂票務、預訂酒店、預約訂車、款項支付、報銷確認，行程追蹤以及與商旅服務商結算，特殊業務申報等功能線上完成。差旅服務系統呈現以人為中心的相關信息數據，如 “個人中心”“出行申請”“出行購票”“歷史行程”“差旅記錄”“差旅標準”功能等。

高校出差人員通過信息門戶單點登錄后，出差人員首先要提交行程申請單，申請單中需要填寫出行類型、行程事由、所屬項目經費以及同行人員，對同一人不同身份，可以按項目經費確定身份。提交審批，對審批流程不同的差旅業務系統可以進行個性化設置。審批過程中可以通過短信平臺、郵件平臺或微信對超時審批提醒，也可以通過上述方式推送審批信息給申請人。審批通過，“出行購票”自動連接到商旅服務平臺購票、訂住宿和預約打車等，此時高校差旅標準的管控功能會在每個操作步驟中提示差旅標準并對超標項目禁止選擇，如乘坐交通工具標準中禁止搭乘飛機，而選擇機票，系統會禁止購票，出差人可申請退回再審批或選擇其他符合條件的交通標準等。事前的展示告知，不必擔心超標無法報銷問題，一鍵化完成辦理購票、訂房、預約訂車事項。行程結束后生成行程單，報銷申請、報銷審核、線下補錄、補貼自動計算等功能，實現自動計算差旅補助，差旅報銷全面智能化，出差人員可隨時查看所有記錄信息。

2、高校差旅管理系統。高校差旅管理系統是差旅平臺業務線上管理的核心部分，突出體現系統合規性、共融性、管理性和協調性，是高校對差旅管理總體思路和能力的綜合體現。提供高校差旅管理、商旅服務商管理、訂單管理、財務與結算管理、服務跟蹤管理等功能。

差旅標準的管控設置。高校差旅管理系統中差旅標準的管控是需要對學校的組織人事信息、科研信息和財務信息中的有關數據進行提取，將學校差旅費管理辦法中的交通費、住宿費、伙食費、公雜費和其他費用與經濟事項相結合，建立多種分類模板，高精細度的模板設置，全方位覆蓋高校差旅每一個經濟業務事項、組織架構、人員信息、經費信息、國內差旅、國際差旅和差旅時段等。管控設置應能讓管理者對模板宜修改，方便增減拆并。出差申請人在系統中能夠按照管控類型和管控方式在下拉菜單中自如選擇。平臺與財務系統對接，實時獲取項目預算數據，在審批環節和預訂環節管控，對有經費預算的項目預訂完成后凍結經費，沒有的項目終止審批。

商旅服務商接入與管理。引入商旅服務商平臺，高校根據全校差旅產品采購量與供應商、酒店、學校及航司等簽訂更好的折扣協議，充分利用服務商提供的豐富的性價比高的產品種類（機票、火車票、酒店、用車），一站式解決方式，資金墊付月結模式，透明誠信的交易機制，無后顧之憂的產品運營模式，達到滿足不同師生的訴求，不間斷的服務，以降低學校差旅成本。通過商旅服務商所提供的平臺接口，學校可以獲取整體差旅的數據信息，對訂單進行監控。結算對賬可實現服務高校、供應商、服務商的自動開票及結算。高校獲取差旅訂票、住宿等出行信息后，連同商旅服務商開具的電子發票信息一并推送到財務報銷系統中自動報賬。高校差旅平臺還對商旅服務商提供服務，依據投訴率、投訴次數、投訴處理滿意度、服務滿意度等自動進行誠信考核評價，對供應商采用末位淘汰機制，優化供應鏈，推動供應商為師生提供優質產品，確保服務質量。

報銷管理。高校差旅平臺重要的功能就是解決報賬難、難報賬這一長期困擾高校師生的問題，平臺按照“出差申請單”進行自動報銷。高校差旅管理系統對內與組織人事系統、財務系統對接，對外與商旅服務商平臺對接。從出差人員線上提出申請開始，系統自動分配“出差申請單”產生唯一訂單號，“出差申請單”包括出差人姓名、事由、單位、審批情況、經費來源、項目名稱等信息以及從差旅服務商那里獲取的出行信息（時間、出發站點、到達站點、票號、車次、座位類型、實付金額）、住宿費等。“出差申請單”中每個人的信息都與其購票信息關聯，每個人的購票又屬于一個出差申請單報銷，出差人員在商旅服務商平臺上的購票信息都會掛到對應的出差申請單下。出差人員由于客觀原因導致無法在線上預訂，而是在線下預訂，或其他消費產生的費用，可以通過補錄消費明細歸集到“出差申請單”進行報銷。管理系統按照學校財務差旅費報銷要求，對基礎數據整合處理、結算設置、差旅標準（機票差旅標準、酒店差旅標準、市內交通標準、火車票標準）、差旅補助（依據出差時間、經費來源、職級崗位、目的地城市等多項標準自定義）、賬單設置等，出差人員可選擇按自然天計算的補助或者憑票據如實報銷，差旅補助的自動計算。系統自動提取差旅管理系統有效的出差申請單，自動生成報銷單，同時把報銷單數據推送至財務網上報銷系統，網上報銷系統中的“商旅平臺報銷”模板自動檢索相關的出差申請單，生成相應的報銷信息，系統會根據訂單信息，匯總必要的差旅信息生成商旅平臺報銷單，財務核算系統提取報銷單自動生成憑證分錄。

結算對賬。高校差旅服務平臺采取由服務商向高校開具大發票，服務商墊付月結，按需付費方式，以服務商報價為準由高校付款給服務商，再由服務商付款給供應商的模式，高校同供應商無結算關系。自定義由學校或者供應商發起結算流程，且按照固定周期自動開賬；按照學校、科研項目等分別結算。可根據實際業務，配置賬單格式，配置的顆粒度支持到字段級。發票判重，如果一張發票已被另一個報銷單報銷過了，如果又被另一個，或同一個人再次報銷時，可以檢驗發票是否已存在，避免重復報銷。

圖2 出差申請單和報銷單信息

采取線上對賬方式，完成待確認賬單、待收票賬單、待支付賬單以及未入賬賬單的自定義設置、查詢、處理。服務商墊付月結，統一開電子發票。采用墊付、月結、大發票模式：對賬結算方案每個結賬周期內，財務人員可通過對賬管理功能進行自動對賬，按照實際使用機票、實際入住酒店進行對賬結算，提交同程側，每月系統自動出上月賬單，同步生成消費明細生成對賬單，財務根據確認后的賬單和結算主體開具發票，并開具電子發票。

3、商旅服務商平臺是高校為差旅平臺遴選商旅服務商的信息平臺，是外部接入平臺，為出差人員直接展示差旅產品信息的公共平臺。商旅服務商按照高校要求，在平臺提供產品管理、訂單管理、財務與結算管理、服務跟蹤等功能。該平臺火車票訂單能支持實時下單，自動出票，并可以根據設置自動投保，支持在線查詢、預定、支付、出票、退票、改簽服務，并提供搶票和夜間掛票相關服務。隨時監控訂單跟蹤服務，避免客戶訂單失聯。平臺通過與航空公司票務對接，與航空公司建立二方合作，與航司、其他商旅服務商建立三方合作，獲取價格優勢及免費增值服務；提供協議酒店：全國范圍內，與符合差旅政策標準的酒店資源談判，簽署協議價格獲取價格優勢；提供出差用車的需求，將主流網約車平臺接入系統，獲得價格和服務質量雙保障，為高校教師出行提供全方位的網上預約服務。

高校差旅服務平臺與商旅平臺無縫對接，實現多家供應商合作供應及服務范圍全面，充分利用成熟市場的服務理念，現代差旅管理服務不僅僅追求低價和節省，更應當看中整體的管理與服務，做到真正的管理透明。營銷方式靈活，如結算方式，公司賬戶支付，提供差旅管理報告，支持PC、APP、電話預訂等服務，在某種預訂方式掉鏈子時，其他都可以補上。差旅費用作為高校重要的事業費可控成本，是很有必要進行管控的。現在有很多提供差旅管理的供應商為商旅服務商提供差旅產品，其主要有幾大優勢：一是節省差旅成本。提供“一站式”的差旅解決方案，優化差旅管控，簡化差旅流程，從而節省差旅成本，并且能夠協助高校申請航司、酒店兩方協議價格等，讓高校享受差旅預訂的折扣價，這是差旅成本節省的一大關鍵點。二是預訂便捷。智能化、信息化、專業化的差旅管理系統，實現“一站式”差旅管控，幾乎包括了差旅的整個流程：計劃、審批、預訂、對賬報銷、數據分析等，帶給高校行政財務等差旅管理人員極大的便利。三是合規透明。信息化的差旅管理系統，提供無盲區的差旅管控，提供智能差旅管理數據報告實時查看。四是結算靈活。提供月結、預存、現付的結算模式。

4、差旅分析報告。差旅分析報告是高校管理者決策的重要參考指標，系統不僅提供固定格式的分析報告，如日、周、月、季度、年差旅分析報告，部門分析報告，項目經費分析報告，預決算對比分析報告。還提供按高校要求，自由靈活搭建的組合條件數據統計分析報告。

系統提供機票、酒店、數據分析，如高校按經費性質統計的消費報表，機票按節約金額、消費金額、票量、平均折扣、平均提前預訂天數幾個維度分析的報表；火車票按節約金額、消費金額、票量、平均票價、座位等級幾個維度分析的報表；酒店按節約金額、消費金額、間夜、平均間夜價格、酒店星級幾個維度分析的報表；用車按照節約金額、消費金額、訂單、平均價格、車型占比等幾個維度分析的報表。

分析報告展示格式包含但不僅限于折線圖、柱狀圖、餅圖等；提供形式包含但不僅限于Excel、Word、PPT、PDF 等。

5、高校差旅服務平臺總架構。高校差旅服務平臺將功能各有側重的三大系統通過整合，數據交互，發揮自有資源優勢作用，擴大服務范圍，提高服務質量，豐富服務產品和手段，為出差人員出行提供高效、便捷、優質的出行服務。為網上辦理提供數據信息保障，為差旅報銷簡化手續和流程，無需填寫差旅報銷單，減少了報銷環節，自動補助計算和進度提示，提高服務的透明度。高校差旅服務平臺如圖3。

圖3 高校差旅服務平臺總架構圖

三、有關高校差旅服務平臺建設的思考

高校差旅平臺服務廣大師生，大量的教師、職工信息、海量學生信息、行程信息以及項目經費信息存在于平臺的各個環節，數據的歸集、傳輸、調用等活動產生的信息資源在平臺上流轉，這些敏感信息的安全性必須得到有效保障，保證高校數據安全。

首先，高校差旅服務平臺部署在本地服務器，置于校園網防火墻內，將服務器與互聯網外網合理物理隔離，避免暴露不必要的服務；校園網外用戶必須通過VPN通道訪問平臺；加強用戶管理，嚴格控制用戶權限，將用戶限制在自己運行的環境下，不能進入其他無關操作界面，不能運行其他無關程序；加強設置密碼策略，強制密碼復雜性；限制用戶連續登錄次數，鎖定未激活的賬戶；開啟防火墻，設置防火墻策略；建立數據備份與恢復系統，運維審計，建立網絡安全漏洞掃描監測預警與應急體系，做到異地、實時備份數據，對數據操作有跡可查，確保差旅服務平臺安全、可靠、平穩運行。

其次，高校差旅平臺建設中加強數據接口的安全管理，防止數據接口被非法訪問，確保信息傳輸的安全性和完整性。高校差旅平臺存在與差旅服務平臺、差旅管理平臺和商旅服務商平臺之間多個跨平臺的業務數據聯動，每個平臺存在各自的軟件開發公司進行開發維護，各公司掌握著各類系統的應用程序源代碼、服務器權限、數據庫權限等核心信息，對這些平臺開發運維過程必須嚴格規范管理，從源頭制約，所有數據接口必須使用學校規范技術，接口授權訪問控制、接口訪問頻率控制，經學校數據中心進行數據交互，遵循最小夠用原則，將數據的控制權牢牢掌握在學校手中。

最后，高校差旅業務會產生海量數據，保護差旅數據安全和出行人員的個人隱私，是學校應盡的職責。與差旅平臺建設合作商旅服務商除提供優質的產品資源服務學校師生外，更應考慮商旅服務商自身的信息數據安全防護能力和水平，學校必須與技術領先、管控體系完善、具有國家信息安全等級保護三級認證的商旅服務企業合作，確保師生的個人隱私在第三方平臺上的數據安全。

綜述，建設高校差旅平臺涉及

的數據庫、數據傳輸和安全技術等技術都成熟可行，并在企業得到中實際運用。平臺建設更是落實教育部等五部門聯合印發的 《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》的具體舉措。平臺建設從高校差旅管理痛點和難點入手，通過信息技術手段整合校內校外資源，整合商旅資源，實現數據資源共享，落實差旅管理制度，規范差旅行為，優化管理流程，發揮規模優勢，降低差旅成本，提升出差人員用戶體驗，提高服務能力。平臺強大的數據分析統計功能，為學校進一步規范差旅管理提供有力的技術支撐，極大提高高校差旅精細化管理水平。■