淺析醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)智能化應用的現(xiàn)狀及對策

樊玲 中國科學技術(shù)大學附屬第一醫(yī)院西區(qū)（安徽省腫瘤醫(yī)院）

隨著信息技術(shù)時代的到來和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，人工智能已應用到了社會的各個領(lǐng)域，醫(yī)院檔案管理自然也不例外，而檔案管理作為醫(yī)院辦公室工作中的一個重要部分，在醫(yī)療、教學、科研等活動中的作用日益凸顯，檔案信息資源的利用也愈加收到管理者的重視。為了盡快滿足現(xiàn)代化醫(yī)療機構(gòu)管理的需要，我們必須重新認識并利用人工智能的思維和技術(shù)參與到醫(yī)院的檔案的建設和創(chuàng)新中來，使之發(fā)揮更大的作用。

一、當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題和難點

1.醫(yī)院檔案信息量過大，檔案管理方式不當。目前，許多醫(yī)院內(nèi)部檔案信息、數(shù)據(jù)形式多樣，內(nèi)容繁雜，主要有紙質(zhì)類、影像類、電子類等檔案信息形式，包括病例類、圖表類、人力資源類、財務管理類等等多種檔案內(nèi)容，沒有規(guī)范的管理制度和管理途徑，致使檔案數(shù)據(jù)信息過于混亂，給醫(yī)院檔案管理的收集、整理分類等工作產(chǎn)生了較大的影響，造成檔案管理效率低下，對醫(yī)院的發(fā)展形成了一定的阻礙。

2.醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息缺乏明確的結(jié)構(gòu)化分類。醫(yī)院內(nèi)部檔案的非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象嚴重，醫(yī)院產(chǎn)生的許多內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息都需要納入檔案記錄中，如果不對其加以細致的分類和整理，在利用時就會增加搜集難度，影響到檔案資源的利用價值。同時，醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)信息還有多數(shù)是非結(jié)構(gòu)化信息，加強檔案管理必須不斷強化對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的收集、整理和利用，促進醫(yī)院內(nèi)部檔案資源的有效利用。

3.醫(yī)院難以有效獲取和轉(zhuǎn)化隱性信息資源。隱性信息資源是醫(yī)院檔案中重要的組成部分，與顯性信息資源共同組成了醫(yī)院內(nèi)部檔案信息資源系統(tǒng)。一般而言，醫(yī)院檔案顯性信息資源具有表達性、交流性和傳播性等特點，是一種較易獲取的信息資源；而醫(yī)院檔案隱性信息資源的獲取和轉(zhuǎn)化難度則非常大，大多隱性資源的獲取是依靠檔案管理人員的經(jīng)驗和判斷而得來的，具有排他性和獨立性的特點，難以用具體的客觀數(shù)據(jù)加以展示和表達，交流和共享難度極大。

二、在專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的應對措施

1.充分利用智能搜索技術(shù)管理醫(yī)院檔案。醫(yī)院的檔案管理水平影響著醫(yī)院發(fā)展的速度和質(zhì)量，而如何提高醫(yī)院檔案信息的搜索能力則是影響檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。將醫(yī)院內(nèi)外部信息數(shù)據(jù)資源進行有效的管理并加以最大限度的利用，是提高醫(yī)院檔案管理水平的必要方法和途徑，醫(yī)院應在組織和整理利用內(nèi)部信息的同時，加強對醫(yī)院外部信息資源的搜索和獲取。但由于醫(yī)院外部信息資源系統(tǒng)過于龐大，信息數(shù)據(jù)種類眾多，其搜索和利用難度非常大，因此，需要醫(yī)院積極采用人工智能搜索技術(shù)，對相關(guān)文件政策、法律文本、同行醫(yī)院的報告文件及市場需求情況等采取共享的形式，避免因信息量過大和復雜，造成信息資源的搜索受限，影響到醫(yī)院檔案管理的整體水平和質(zhì)量。同時，智能搜索技術(shù)包含模式識別和神經(jīng)網(wǎng)絡兩部分，能夠在檔案文本內(nèi)容含義的基礎上對相關(guān)信息知識進行準確的搜索和定位，速度快、準確性高，能夠有效滿足醫(yī)院對信息資源的需求。智能搜索技術(shù)可以最大限度地擴展信息資源的傳遞系統(tǒng)，是解決信息過載問題的主要途徑。

2.科學應用智能分類技術(shù)非結(jié)構(gòu)化信息。由于非結(jié)構(gòu)化信息的存在，其來源和語言格式存在巨大的差異，對醫(yī)院準確、快速地獲取和利用相關(guān)信息資源造成很大的阻礙。科學應用智能分類技術(shù)，需依據(jù)一定的要求和原則，對醫(yī)院內(nèi)部重要的非結(jié)構(gòu)化信息資源加以整理分類，準確對其定位和獲取，提高利用效率。在具體的智能分類過程中，應將非結(jié)構(gòu)化信息資源每一個較大的主題分為各種小主題，列出主題層次，形成整體的信息主題結(jié)構(gòu)，并創(chuàng)建不同主題間的聯(lián)系，依據(jù)主題分類質(zhì)量制定相應的標準或規(guī)則，促進醫(yī)院檔案管理的科學性和有序性。

3.合理應用智能管理系統(tǒng)管理隱性信息。智能管理系統(tǒng)即是在醫(yī)院檔案管理過程中，使計算機系統(tǒng)能夠?qū)＜彝评砗徒鉀Q問題的方式加以模仿，獲取專業(yè)的相關(guān)知識，解決醫(yī)院檔案管理中的隱性信息資源難以獲取和應用的問題。智能管理系統(tǒng)包括對隱性信息資源的獲取、推理、解釋和顯示等內(nèi)容。其中，獲取隱性信息資源是其運行工作的核心內(nèi)容。醫(yī)院通過利用智能專家系統(tǒng)，能夠有效挖掘醫(yī)院內(nèi)部各項隱性信息資源，將其轉(zhuǎn)化為醫(yī)院所需的信息資源。

三、在管理制度方面的相應舉措

1.注重法律法規(guī)的建設，確立計算機智能管理檔案的法律效用。計算機智能管理檔案的法律效力是否被承認，是檔案管理的前提。我們之所以要對文件進行收集、整理、分類、歸檔的管理，是以備后人查看利用。然而，查考使用的前提必須是這些文件具有法律效力，即對法律程序范圍內(nèi)可以作為接受證據(jù)的材料。如果文件沒有公認的法律效力，對檔案實行計算機管理也就失去意義。

2.檔案管理人員應具備必要的軟件和硬件及外語應用能力。檔案管理人員應具備檔案管理的基礎知識，不了解檔案管理的基本知識就無法了解檔案保護的必要性和重要性，我們就不能采取一切必要的措施管理和保存好電子檔案，最終使真實記錄遭受損失。而不懂計算機硬件和軟件技術(shù)就無法對文檔的整理和歸檔文件進行有效的管理，是無法達到長期保存和開發(fā)利用檔案的目的。具有必要的外語應用能力，不僅可以直接從國外出版物或者其他信息渠道獲取計算機信息管理的先進技術(shù)，還可以促進檔案管理人員更好地了解計算機硬件和軟件技術(shù)。這三個方面（基礎知識，軟件和硬件技術(shù)，外語應用能力）條件并重，可以成為檔案管理模式的復合型人才。

3.健全管理體制保障體系。為能充分做好相關(guān)的醫(yī)院檔案管理工作，促進模式的改革，醫(yī)院各級管理人員均應加快健全管理的體制，積極開展各項管理工作，明確工作職責，做到專人收集資料、專人接收并轉(zhuǎn)入檔案、專人保管；待各級審核后，必須將檔案妥善密封，加蓋密封章，進行密封保管；還要全面落實責任的追究制度，防止出現(xiàn)隨意改動或丟失檔案等情況，切不可未經(jīng)比準隨意翻閱、復印、借出、或帶出。

4.分管領(lǐng)導重視是關(guān)鍵，檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導決策所依據(jù)的信息體系。在科學家技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不適應當前的檔案信息化建設。這就需要分管領(lǐng)導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，調(diào)整檔案管理模式，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收費、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設和領(lǐng)導科學決策中的作用。只有領(lǐng)導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫(yī)院檔案管理智能化完全可以實現(xiàn)。