大型化工項目物資管理的研究

文/吳春暉

大型化工項目的物資（設備和主材）成本占整個項目成本的比重很高，以本項目為例，占到建設投資的63%左右。物資管理是項目管理的重要內容，物資管理水平的高低直接影響著項目成本和工程質量。

化工項目物資與傳統項目物資相比，具有多樣性和特殊性的特點，除極少數關鍵設備由業主自行采購外，其他大多數設備都是由EPC承包商進行采購，各家EPC承包商承建的裝置又有其相對的獨立性，因此對于物資的管理特別是EPC采購物資的管理，對整個項目的進度和費用管理至關重要。

隨著信息技術的日益發展，目前市場上出現了很多的物資管理系統，結合項目實際情況，最終選用了上海金山石化物流有限公司的物資管理平臺，通過將物資管理相關的項目管理制度和流程固化到物資管理系統中，建立物資管理信息化體系，可以切實提高項目物資管理水平。

圖1：物資入庫管理流程

一、項目概況

上海華誼集團擬在廣西欽州石化園區建設華誼欽州化工新材料一體化基地，其中一期工業氣體島項目建設內容包括粉煤氣化裝置、凈化及CO分離裝置、甲醇合成及精餾裝置、乙二醇裝置、醋酸裝置以及相關的配套輔助設施及公用工程等，主要由7個EPC承包商進行裝置建設，總投資過百億。

二、物資管理總體思路

本項目投資體量大，EPC承包商眾多、物資種類和數量多，物資管理的目標是將物資（包括自采和EPC物資）的采購計劃、到貨、檢驗合格入庫、領料出庫等全過程進行管理，且相關數據要和進度、費用管理平臺打通，及時調整資源，避免項目建設周期滯后、減少資金成本。同時，將相關信息整理后作為項目竣工決算、在建工程轉固定資產、項目運營等的支撐。

三、物資控制管理

1.采購計劃

業主自采物資在集團統一的合同管理平臺進行合同審批，待審批完成后，業主物資采購人員將相關信息導入到物資管理系統完成采購計劃輸入，內容包括合同號、合同描述、簽訂日期、供貨方等相關的基本信息。業主物資采購人員需要對一個合同對應的所有采購明細進行分項錄入，內容包括貨品代碼、貨品名稱、數量、單價、用于裝置名稱等信息。其中，貨品代碼編碼規則為合同號-流水號，一個流水號代表一個合同中相同的一批物資，由系統根據相關信息自動生成，最終形成采購計劃。

對于EPC承包商自行采購的物資，根據EPC和供貨方已經簽訂的物資采購合同，由各EPC承包商物資管理人員按照與業主自采相同的程序進行錄入，并由業主方物資采購人員根據合同進行審核確認。

2.物資到貨及入庫管理

業主采購的物資具備發貨條件并發貨后，業主物資管理員根據到貨單信息，直接在采購通知單模塊中選擇到貨物資對應的合同等相關信息，分配給業主的需求部門。

EPC承包商采購的物資具備發貨條件并發貨后，由EPC承包商將到貨單提交監理和業主，并在采購通知單模塊中選擇到貨物資對應的合同等相關信息，分配給對應的EPC單位，并經監理和業主確認。

在入庫單錄入模塊，根據貨物歸屬，由業主物資管理員或EPC物資管理員選擇采購通知單模塊中已到貨的信息，并在提示框中選擇到貨的具體規格貨品，并填寫實際到貨數量，系統會自動顯示此規格貨品的計劃采購數量、實際采購數量以及剩余采購數量等信息，如果填寫到貨數量超過計劃數量，將顯示出錯信息進行提示，對于EPC承包商采購的，需要監理和業主確認。

在入庫單確認模塊，選擇對應的入庫單錄入信息，由業主物資管理員統一根據實際情況分配存儲倉庫，包括業主倉庫或EPC承包商在系統中的虛擬倉庫，系統中的信息必須與實際一致。

業主采購物資入庫后，業主物資管理員組織倉儲PMC、監理、業主相關部門人員按照合同規定及相關規范要求對物資進行入庫驗收，對于不滿足要求的，分為異常可發放（降級使用）和異常不可發放（殘次品），并由業主物資管理員將實際情況錄入入庫檢驗模塊，并附上相應的入庫驗收證明，同時落實不滿足要求部分的處理。對于EPC承包商采購的，驗收時增加對應的EPC承包商，其余與業主采購相似。

為了確保信息的保密性，對相應的權限進行了設置，如業主物資采購管理員可以看到所有采購信息，各EPC物資管理員只能看見自己和供貨商簽訂的相關信息，避免EPC承包商獲取其他EPC承包商物資采購的技術參數等信息。

通過物資采購控制模塊，可以清晰的列出目前業主和承包商已經采購的所有物資合同，以及每項物資合同對應的不同規格的貨品及相關信息，為對應的進度檢測和進度款支付提供了依據。物資入庫管理流程，如圖1。

3.出庫管理

物資完成檢驗合格正式入庫后，待業主需求部門或者EPC單位需要使用時，需要填寫領料申請，包括三種情況：業主自采及領用、業主自采EPC使用和EPC采購自用，其中第一種由業主使用部門進行申請，第二、三種由EPC提出申請，每個申請必須說明該物資具體使用的裝置單元及專業，并闡述預計安裝開始和完成的時間。

領料申請提交后，按照規定進行領料審核，三種領料審核對應各自的審批流程，待審批完成后由具體需求部門或者EPC單位填寫出庫單，出庫單信息自動從領料審核信息導入，形成一個出庫單號（包含日期及流水號），待完成揀貨后進行出庫確認，出庫單確認是對物資信息的最后一次核對，核對完成后完成整個出庫過程，同時系統將更新庫存信息。出庫管理流程，如圖2。

圖2：物資出庫管理流程

四、物資管理的進一步應用

通過將物資管理系統中的信息和項目管理軟件進行數據打通，能有效支撐項目的費用和進度管理。

針對EPC單位采購的設備材料款支付，對應的節點為EPC與供貨商合同簽訂（10%）、具備發貨條件（50%）、到貨并檢驗合格（20%，無需安裝的設備；10%，需要安裝的設備和材料）、安裝調試完成（10%，需要安裝的設備和材料），對應物資管理系統中的采購計劃、采購通知單（發貨）、入庫管理、出庫管理，大部分是強相關，可以根據在物資管理系統的進度情況來確認應支付的費用和物資采購進度情況。

針對物資的進度管理，將項目管理軟件中的WBS分解結構和具體物資進行掛接，通過檢測物資的節點，將物資采購、到貨、出庫等實際情況和計劃進行對比分析，對關鍵路徑上的物資進行超期報警，對到貨后長期不出庫的物資進行提醒，及時反饋進度情況。

為了充分利用物資管理系統中的數據，基于業務需求開發了很多報表，如根據在建工程轉固定資產格式要求開發的定制化報表，項目運營需要的相關數據的報表等，相關人員可以隨時從系統中導出各項報表，更好的為項目建設進行服務。

五、結語

目前，本項目的主要設備材料已經在物資管理系統中進行管理，對項目順利開展和推進起到了一定作用，但由于在EPC合同中沒有明確其必須將所有物資都在系統中進行管理，導致系統的物資沒有做到完全覆蓋，后續將通過一定措施使系統中的數據更加全面，更好地發揮系統的功能。