關(guān)于婦幼保健院檔案信息化及管理策略探討

薛影

摘 要：科技與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，推動著各個行業(yè)的信息化發(fā)展，婦幼保健院檔案管理的信息化建設(shè)，是適應(yīng)信息化時代的必然舉措。基于此，本文首先簡單闡述了婦幼保健院檔案信息化管理的重要意義及主要內(nèi)容，分析了當(dāng)前存在于其中的問題，隨后提出了實現(xiàn)婦幼保健院檔案信息化管理的有效策略，以此僅供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案信息化;管理策略

中圖分類號：R197 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）18-0211-02

加強檔案信息化管理，是婦幼保健院適應(yīng)社會發(fā)展的需要，是推動檔案管理工作進一步精確、高效的重要途徑，亦是關(guān)系婦幼保健院未來發(fā)展的重要因素。在社會信息化的大環(huán)境下，如何在快速發(fā)展檔案管理信息化的同時，解決當(dāng)前婦幼保健院檔案信息化管理在發(fā)展不均、缺乏協(xié)調(diào)、保密性與安全性威脅等問題，保證檔案信息化的完整性、安全性、系統(tǒng)性，促進其檔案管理的高效性與經(jīng)濟性，是當(dāng)前婦幼保健院檔案信息化管理需要面對的首要任務(wù)。

1 婦幼保健院建檔信息化的重要意義

檔案信息化是婦幼保健院順應(yīng)時代發(fā)展完善檔案管理的必然趨勢[1]。經(jīng)濟與科技的發(fā)展，催生了信息化時代，作為社會必然產(chǎn)物，信息化又反作用于各行業(yè)，要求其不得不順勢改變，檔案的信息化也是建設(shè)信息化社會的重要一環(huán)。婦幼保健院的工作內(nèi)容與廣大婦女兒童息息相關(guān)，加強檔案信息化建設(shè)，是社會對婦幼保健院的要求。雖然當(dāng)前婦幼保健院在檔案信息化管理方面遇到新的挑戰(zhàn)，但其帶來的新機遇，以及時代發(fā)展的必然趨勢，彰顯著婦幼保健院檔案信息化管理的必然性。

檔案信息化有利于婦幼保健院提高檔案管理工作效率[2]。加強檔案信息化管理，可以增強保健院數(shù)據(jù)和信息資料的規(guī)范性、準(zhǔn)確性，電子文檔、電子目錄、電子信息查詢系統(tǒng)等，使得檔案信息的利用、檢索、管理更加便利，應(yīng)用范圍也有所擴大，管理工作也更加開放，管理方式更加豐富，對信息的利用更為快捷，有利于實現(xiàn)婦幼保健院信息與數(shù)據(jù)資源的合理配置。

檔案信息化有利于促進婦幼保健事業(yè)的發(fā)展。在信息社會，婦幼保健事業(yè)要實現(xiàn)進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的信息化是關(guān)鍵一步[3]。電子信息與查詢系統(tǒng)使得保健院各部門對檔案信息可通過網(wǎng)絡(luò)隨時查閱、存取，其查詢與利用更加便捷、準(zhǔn)確，給保健院各項工作的開展提供強有力的支持。實現(xiàn)檔案管理的信息化，還可以更好地保護重要檔案信息，歸檔更為整齊有效，降低了以往紙質(zhì)檔案的保護難度以及重要檔案丟失的風(fēng)險，提高檔案管理工作效率。此外，檔案信息化管理是一種新的管理模式，不僅可以使管理的檔案資料更加清晰、直觀、便捷的呈現(xiàn)在所需人員面前，更是節(jié)約了大量人力、物力、財力，同時增加了檔案管理的完整性，提高了管理的有效性。

2 婦幼保健院檔案信息化管理的主要內(nèi)容

2.1 病歷檔案的信息化

人類患病的種類日益復(fù)雜，幸而醫(yī)學(xué)事業(yè)亦在不斷進步、不斷開創(chuàng)新高，當(dāng)前，醫(yī)學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，新的項目不斷涌現(xiàn)，疾病譜不斷擴大，將相關(guān)醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)、信息輸入計算機存儲，便于醫(yī)務(wù)人員及時學(xué)習(xí)、利用，如將不同的手術(shù)名稱通過計算機技術(shù)編碼存儲，將其手術(shù)內(nèi)容、療效等對應(yīng)一一編入計算機，在計算機高效的查詢分析功能支持下，實現(xiàn)對所需醫(yī)學(xué)知識得快速查找與利用。此外，計算機可以對病案信息進行加工編輯，附上所需相關(guān)知識傳送給臨床科室，反饋并完善臨床科室的知識系統(tǒng)，支持其不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷總結(jié)，促進醫(yī)學(xué)水平的提高。

2.2 文書歸檔與處理的信息化

文書歸檔與處理的質(zhì)量關(guān)系著檔案信息本身的質(zhì)量，其實現(xiàn)信息化對于檔案管理工作具有基礎(chǔ)優(yōu)化作用[4]。大數(shù)據(jù)時代，每日需要處理或更新的數(shù)據(jù)量不斷增大，傳統(tǒng)的文書處理方法難以適應(yīng)龐大的任務(wù)量，運用計算機實現(xiàn)文書處理的信息化，將日常新文件逐一輸入計算機存儲管理，并傳送到相應(yīng)查詢網(wǎng)站，不僅優(yōu)化了文書的歸檔與利用效率，同時降低了工作任務(wù)量，人力資源也得到優(yōu)化。

2.3 人事檔案的信息化

信息化社會對各個行業(yè)都提出了信息化要求，人作為社會上最活躍的因素[5]，對人的管理亦是需要實現(xiàn)信息化，這一點在人事檔案信息上突出表現(xiàn)出來。通過現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)手段，實現(xiàn)人事檔案的信息化，并根據(jù)人事檔案自身特點，使人事檔案的管理由實體變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理，促進人事檔案管理的動態(tài)化，人事檔案信息的快速掌握。

3 當(dāng)前婦幼保健院檔案信息化管理的問題

3.1 缺乏檔案信息化的管理意識

在信息化時代，檔案管理的信息化無疑是管理發(fā)展的首要方向之一[6]。然而部分婦幼保健院對檔案管理信息化的認(rèn)識不足，檔案信息化管理意識薄弱，將檔案信息化管理簡化為一種僅用計算機來完成檔案管理，忽視了檔案信息化管理的價值，浪費保健院的檔案資源，降低了檔案管理工作效率。事實上，充分利用檔案管理的信息化，可以充分發(fā)揮出檔案資源的作用，可以帶來較高的社會效益，同時也有利于增加自身經(jīng)濟利益，但部分婦幼保健院缺乏全面的認(rèn)識，對檔案的價值重視也不足。

3.2 檔案信息化發(fā)展不均且協(xié)調(diào)不善

我國的檔案管理信息化發(fā)展呈現(xiàn)出明顯的不平衡狀態(tài)，經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，婦幼保健院的檔案信息化管理較為完善，但在部分經(jīng)濟欠發(fā)達的地方，婦幼保健院的檔案信息化管理發(fā)展緩慢，政府投入資金不足，缺乏先進設(shè)備與符合要求的全面人才，檔案管理的信息化建設(shè)較差。此外，全國缺乏統(tǒng)一的婦幼保健院檔案資源平臺，缺乏統(tǒng)一指揮的工作部門，導(dǎo)致檔案資源難以共享且分散，標(biāo)準(zhǔn)不一，數(shù)據(jù)難以對接，整個檔案管理的信息化缺乏有效的協(xié)調(diào)。

3.3 人員素質(zhì)有待提高

檔案信息化管理對工作人員提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的工作人員主要是及時整理收集到的信息，保存以便于后續(xù)利用。而要實現(xiàn)檔案的信息化，檔案數(shù)據(jù)不再只局限于紙質(zhì)，不僅需具備檔案管理專業(yè)知識，還應(yīng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、計算機、創(chuàng)新服務(wù)等新科技知識，對工作人員的要求更加多樣化與全面化。而目前不僅缺乏專業(yè)出生的檔案管理人才，更缺乏同時具備計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面發(fā)展的人才，阻礙了婦幼保健院的檔案信息化管理進程。

3.4 安全問題與保密問題

網(wǎng)絡(luò)的滲透性以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，對檔案管理的信息化給檔案管理的安全性與保密性提出了更高的要求。檔案數(shù)據(jù)存儲與計算機互聯(lián)網(wǎng)，雖提高了管理與使用的便利性，也留下更多不可控因素。由于工作人員操作技術(shù)不當(dāng)、責(zé)任意識薄弱等，在操作檔案系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)收集和處理信息時，管理不嚴(yán)格或忽視審查，使得保健院自身信息也可能被他們截取。婦幼保健院的病患檔案信息泄露會給病患帶來不必要的麻煩，而人事檔案、院方檔案信息等泄露可能會給保健院自身帶來經(jīng)濟損失，甚至埋下災(zāi)難性隱患。

4 實現(xiàn)婦幼保健院檔案信息化管理的有效策略

4.1 加強婦幼保健院人員檔案管理信息化意識

創(chuàng)新檔案管理意識、樹立信息化時代全局觀念在信息化社會具有必要性。當(dāng)前，許多婦幼保健院缺乏足夠的檔案管理意識，提高檔案管理人員的責(zé)任意識與信息化意識、創(chuàng)新意識，促進其積極工作。為此，可從三個方面展開強化檔案管理信息化意識的工作。其一，大力宣傳檔案信息化管理工作，幫助工作人員認(rèn)識到檔案管理工作對于工作單位的重要意義，增強工作人員的責(zé)任心與榮譽感，對檔案管理的具體要求和工作認(rèn)真執(zhí)行。其二，鼓勵并認(rèn)同檔案管理工作人員的工作，激勵其積極工作并主動參與管理與創(chuàng)新，增進檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的可能性。其三，健全相關(guān)管理機構(gòu)，明確劃分檔案信息化管理的權(quán)益與責(zé)任，將管理任務(wù)與責(zé)任落實到人頭，并嚴(yán)格執(zhí)行安排的任務(wù)。

4.2 制定具有針對性的婦幼衛(wèi)生信息標(biāo)準(zhǔn)

《中國婦幼衛(wèi)生信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系研究》是當(dāng)前眾多婦幼保健院遵循參考的標(biāo)準(zhǔn)之一，在一定程度上有利于加強婦幼保健院檔案信息化管理的建設(shè)，促進檔案資源共享。但當(dāng)前國內(nèi)對婦幼衛(wèi)生信息的標(biāo)準(zhǔn)還不完善全面，要實現(xiàn)檔案信息化管理，除了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外，還需要統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃、有步驟、有重點的開展婦幼工作，將電子檔案資源充分活用起來。

4.3 重視檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案信息化是自動化辦公的重要組成部分，再加上對計算機、網(wǎng)絡(luò)的操作使用，因此檔案管理工作人員需要具備專業(yè)知識、自動化辦公能力、操作技術(shù)以及綜合道德素養(yǎng)等。工作人員除了需要強化專業(yè)知識，還應(yīng)加強對其他學(xué)科理論的學(xué)習(xí)，以符合信息化時代背景下，檔案管理人才的開放性、高效性、優(yōu)質(zhì)服務(wù)性等要求。因此，無論是在選聘員工，還是后續(xù)培訓(xùn)上婦幼保健院都應(yīng)重視工作人員的綜合素質(zhì)，充分利用電子信息，確保保健院信息資源的有效使用與安全性，促進婦幼保健事業(yè)各項工作順利進行。

4.4 重視信息化管理的安全性問題

檔案管理的部分資料具有保密性，必須嚴(yán)格把控檔案的保密工作。檔案管理的信息化建設(shè)必然對其安全性與保密性提出了更要的挑戰(zhàn)。因此，除了提高檔案管理人員的素質(zhì)，還需要加強硬件設(shè)備，加大先進設(shè)備投入，努力研發(fā)婦幼保健院的專用檔案管理系統(tǒng)，在需要統(tǒng)一規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，對于需要保密的檔案要設(shè)立有效的密碼或查看權(quán)限，并由簽訂過保密協(xié)議的專人進行看管。建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，督促檔案管理工作的有效性與保密性。

5 結(jié)語

婦幼保健院檔案管理的信息化是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。強化檔案信息化管理意識，提高工作人員的責(zé)任心，積極完善相關(guān)檔案管理制度，促進婦幼保健院整體檔案管理制度的完善，加大資金投入確保檔案信息化的安全性與保密性，提升整體工作效率，促進婦幼保健院各項工作順利完成。

參考文獻

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