醫院檔案管理工作創新的探討

田新贊　楊金紅

[摘要] 檔案管理工作為醫院管理工作的主要部分，對醫院的發展起著重要作用，為了進一步實現醫院綜合實力的提升，各大醫院都要做好檔案管理工作。該文從醫院檔案管理工作的重要性出發，闡述當前檔案管理工作的現狀和出現的問題，為其提出有效的執行措施，從而促進醫院的建設和可持續發展。

[關鍵詞] 醫院;檔案管理;創新

[中圖分類號] R197.3;G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）09（c）-0042-02

檔案工作簡單來說是將過往發生的事情過程認真記錄下來，以備后續查閱，是人們研究歷史事件最好的助手和依據，也是提升醫院綜合實力提升工作效率的有力抓手。具體到檔案管理工作，就是圍繞檔案館檔案室在一定空間內開展的一系列業務活動。醫院的檔案管理工作包括醫療科研成果、人事檔案、設備臨床的記錄、醫療診斷、財務等幾大方面，在醫院發展中都占據重要作用，如何通過科學的方法和原則進行有效管理，從而適應當前社會發展的規律，是醫務工作者不斷努力的方向。

1? 醫院檔案管理工作的重要意義

眾所周知醫院檔案是醫務管理、醫療研究等活動行程的有關文字、圖表、聲像等形式的歷史數據，具有豐富的價值。而醫院檔案管理工作則是針對這些數據、資料進行整理、分析和歸檔，是醫院管理工作的基礎和核心內容，也是醫院文化建設的具體表現。由于醫療行業的特殊性，一些病歷保管、歸檔分析是維護醫患穩定工作的前提，也是后續醫療事故保險理賠的重要依據。同時也是地方疾病防控中心以及衛生政策制定的參考資料，具有較高的利用價值，在促進醫院整體發展方面也具有重要作用[1]。具體來說如下。

①科技檔案能夠促進醫院科研水平提高。醫院的發展離不開醫療科技水平的發展，在當前信息大爆炸的時代，要求廣大的醫務工作者充分發揮創造性，運用科技興院的理念，充分利用科技檔案加快推廣和應用科研成果，服務廣大患者。

②醫療病歷檔案促進醫療質量提升。病歷作為醫院檔案的重要組成部分，具有很強的專業性和技術性，并與廣大患者的利益直接連接，需要在較短時間內做好收集、整理工作，通過有效的分析能夠準確及時地給主治醫生和院領導傳遞有價值的信息，進一步改進醫療質量，提高工作效率。

③人事檔案能夠促進人才選拔。醫院人事干部檔案的管理工作也是重中之重，不僅是醫務人員個人經歷、能力的展現也是人員提升考察、組織關系不可或缺的重要依據，在人才選拔、培養、晉升方面，人事檔案管理可以增加選拔的合理性和公平性，為醫院可持續發展奠定堅實基礎。

2? 醫院的檔案管理工作現狀

隨著科技的快速發展，我國的檔案管理工作也從最初的人工手動慢慢向信息化無紙化辦公發展，既節省了空間又減少了人力，醫院檔案工作也經歷了幾個階段的改革，不斷滲透到了醫院工作的各個環節中價值逐步顯現。但是，隨著社會的發展和融合，在醫院檔案管理工作的實踐中仍存在著一系列的管理意識薄弱，管理方法滯后，無法緊跟時代發展和科學技術發展的腳步，具體來說可歸納為以下幾點。

①制度不健全。任何工作都要有一定的規矩和尺度，這是工作開展的邊界和規則。但是在醫院檔案管理工作中，雖然制定了相關的檔案管理制度，但針對工作中的細節和考核標準卻沒有嚴格的界定，這就為崗位職責劃分帶來了一定的不確定性。例如在實際的檔案管理工作中，龐雜的醫院數據信息需要大量收集整理和梳理工作，由于沒有統一的標準和制度，往往出現存放混亂，記錄不清，無法系統地納入體系中，同時也給后期的查詢和使用帶來了影響。

②檔案管理工作技術落后。21世紀是網絡迅猛發展的時代，信息化、網絡化拉近了人與人之間的距離，但是個別醫院還存在著人工記錄的方式，或者是采用的最原始的軟件進行檔案管理工作，這些都給越來越多的醫院檔案原始材料處理帶來了嚴重的影響，最終導致醫院檔案管理工作效率不高，出錯率較明顯的情況[2]。

③人員素質不高，檔案內容利用率低。醫院的檔案包括了大量的隱私信息及重要的醫學研究意義，是醫院向前發展重要前提。但是在實際工作中，醫院卻更多地將資金注入到醫療設備和其他科室建設中，對醫院檔案管理工作關注度不夠，因此無論是從上層領導還是檔案管理工作人員都存在著認識不到位現象，僅僅是將檔案整理完畢歸入檔案庫，較少有人員進行查詢和研究，缺乏相應的探索課題研究精神。此外，醫院檔案管理人員大都是從其他部門借調或者是轉過來的，沒有專業系統的專業素養，理論知識水平不齊，只顧眼前利益，沒有正確的工作意識。

3? 強化和創新醫院檔案管理工作的方法

醫院檔案管理工作是醫院創新發展的基礎，只有與時俱進才能夠適應不斷發展變化的社會環境，因此為了進一步發展提高醫院建設質量，醫院檔案管理工作要結合實際，因地制宜制定合理的方案，建立現代化管理機制[3]。

3.1? 創新管理制度建立符合實際的檔案管理機制

醫院檔案管理部門應該建立完善的管理制度，特別是對崗位職責、以及檔案歸檔標準以及查閱登記規則等，以便于對相關工作人員工作內容進行有效的管理和規范。具體來說在日常工作的基礎上，應從以下幾點進行創新：首先，要劃分出檔案管理人員的具體職責內容，以確保實際的工作過程中不會出現職責混亂、人員工作內容不明的情況。同時，在明確完職責內容之后，也為出現問題第一時間查找負責人，迅速作出反應。其次，對于檔案管理人員的工作水平，也要進行量化考核和培訓，定期舉辦相應的專業知識培訓，邀請專家和學者到醫院講授相關內容，提升相關人員的檔案管理技能，并通過績效管理系統對學習和應用進行打分，督促檔案管理人員的工作效率。

3.2? 樹立正確的觀念，創新管理意識

前面在分析現狀時已經提到，大多數醫院存在檔案的利用率不高導致醫院檔案管理工作的開展難以達到預期效果的現象。針對這一問題，在實際的檔案管理過程中就要首先明確以“檔案利用”為主的意識，以檔案的有效利用出發來展開檔案管理工作，進行檔案管理方案策劃[4]。與此同時醫院檔案管理人員還要端正自己態度，對檔案管理工作樹立正確的意識，只有這樣才能為下一步在工作中創新工作形式，建立現代化管理奠定基礎。無論是領導層還是工作人員，都要自上而下地強調檔案工作的重要性和嚴肅性，將醫院檔案管理工作納入到行政工作中，做好設備器材和場地的維護，加大宣傳力度讓醫務人員了解檔案工作的價值，做好分析和調配，能夠在今后使用時第一時間利用起來。

3.3? 檔案管理技術的創新，建立網絡信息系統

隨著大數據網絡時代的到來，任何行業都引入了互聯網技術，醫療行業也不例外。在醫院檔案管理工作中也需要創新發展，引入信息化管理技術，運用計算機技術實現對檔案的信息數字化加工和數字信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用以及綜合管理，將傳統的紙質檔案進行數字化信息化處理，并建立相應的績效考核平臺、數據庫共享系統、監管系統等，全面實現醫院檔案工作網絡信息化程度。此外，通過一系列創新舉措，實現檔案管理工作的網絡化后，還可借助內網實現信息共享和遠程服務，在提高工作效率的同時，發揮檔案管理的信息價值[5]。

3.4? 加大投入，創新檔案管理模式

醫院檔案管理工作還需要注重人才培養，服務質量提升。改變過去原有醫院后勤兼職情況，招聘和配備專業的管理人員，成立專門的檔案管理部門，定期對相關人員進行思想政治理論培訓，不斷提高其職業素養，讓其在工作中主動作為，養成認真嚴謹的工作習慣，保障工作的正常運行。同時，醫院還要具備多元化的思想，建立現代管理制度，及時吸收信息技術人才，保證檔案管理技術上的創新性和專業性。

3.5? 建立機制，加大部門之間的溝通力度

醫院檔案管理工作過程中，要加強部門之間信息的共享交流和溝通還要注重內部行政協調機制，增強醫院管理人員的協調意識，變被動為主動，利用溝通來消除部門之間的壁壘，相互協調增強工作辦成的成功率，方便檔案管理工作的協調和分析，根據當前發展的需要及時把握政策調整方案戰略，改革創新提升管理工作水平。

4? 結語

綜上所述，在我國醫療改革不斷深入推進的今天，醫院檔案管理工作的創新是時代發展的結果，也是檔案管理工作發展規律的內在要求及適應發展的需要。因此，為了進一步提升醫院檔案管理工作效果，醫院所有相關部門在實際工作中，都應當制定相匹配完善的管理方案，并滲透到檔案管理各個流程的工作內容與要求中，無論是在檔案服務、管理技術還是管理模式上都要不斷創新，注重先進技術的引入和信息化系統的搭建，在良好的溝通和管理機制下，合理運用電子檔案管理技術，保證工作效果，提高檔案管理工作效率，最終實現醫院管理工作的全面提升。

[參考文獻]

[1]? 張敏.數字信息化背景下醫院檔案管理的創新措施[J].內蒙古醫科大學學報，2016，38（s1）：291-293.

[2]? 周琰，梁時榮.醫院檔案管理人員職業素質模型研究[J].中國病案，2015，16（9）：56-58.

[3]? 丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國現代醫生，2014，52（2）116-118.

[4]? 彭佳.新醫改形勢下的醫院檔案管理中國衛生標準管理，2015，6（16）：12-13.

[5]? 陸梅.數字時代醫院檔案管理工作初探[J].醫藥前沿，2016， 6（29）：390-391.

（收稿日期：2019-06-25）