檔案信息化管理應(yīng)用實(shí)踐分析

王昱翕

摘 ?要：檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，無(wú)論在哪個(gè)時(shí)代，檔案管理工作始終是比較繁瑣和不容馬虎的工作。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的介入與支持，使得檔案管理手段更加豐富，減少了較多的人為失誤的同時(shí)，提升了管理的效率。在檔案信息化管理應(yīng)用的實(shí)踐過(guò)程中，合理應(yīng)用信息化手段，能提升檔案管理的安全性、嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ?信息化管理 ?信息化手段應(yīng)用 ?實(shí)踐分析

中圖分類號(hào)：G270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）07（b）-0202-02

檔案管理工作無(wú)論在歷史的何種階段，都是必須存在且不得馬虎的工作。檔案的管理在早些年代，由于沒(méi)有信息化手段和電子化技術(shù)的介入，檔案管理常常是以人工為主。人工管理檔案效果有時(shí)并不盡如人意，常常由于人為失誤造成檔案丟失或管理不當(dāng)。而早期的檔案也多為紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案保存期限較短，還面臨著火災(zāi)、紙張老化等隱患造成檔案丟失。而在信息化時(shí)代，對(duì)于檔案的管理采用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，簡(jiǎn)化人工操作，并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，適宜長(zhǎng)久保存且安全性較高。

1 ?信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1 能夠使檔案數(shù)據(jù)共享

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，能夠保證檔案信息的無(wú)障礙交流與共享，這是信息技術(shù)最為顯著的特點(diǎn)，也是高效實(shí)現(xiàn)信息資源共享的途徑，這也是檔案信息化管理建立的基礎(chǔ)與前提。電子檔案信息的管理有助于各部門之間的檔案查閱、調(diào)用，而避免以往的檔案人為運(yùn)輸，規(guī)避了檔案丟失和損壞甚至被認(rèn)為惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)。因此可以說(shuō)，檔案信息化平臺(tái)的建立也大大加強(qiáng)了檔案信息交換的便利程度。檔案管理中較為重要的核心點(diǎn)是將多元化資料進(jìn)行歸納、整理、存儲(chǔ)、調(diào)用和應(yīng)用，信息化檔案管理模式可以為整個(gè)檔案管理進(jìn)程提供方便和技術(shù)支持，達(dá)到檔案管理的目的。檔案資料共享和理念，是檔案信息化管理的重要趨勢(shì)。

1.2 能有效提高檔案管理效率

一般檔案管理的內(nèi)容較多，有人事檔案、單位資料檔案等等，就一家較為大型的企業(yè)或是單位而言，人員數(shù)量的繁多和紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)資料，使得檔案內(nèi)容和數(shù)量也十分龐大，對(duì)于檔案管理者的壓力也十分巨大。檔案管理者一般情況下要處理多種多樣的檔案信息，進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔、分類和整理，還要進(jìn)行高效率的信息查閱和讀取錄入。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，前文提到，多數(shù)是以人工管理和紙質(zhì)檔案的形式，很多時(shí)候由于人為失誤和檔案管理者的玩忽職守，造成檔案裝錯(cuò)、檔案丟失甚至是惡意篡改檔案信息，使得檔案管理遭受到了較大的挑戰(zhàn)，檔案的安全性和真實(shí)性也得到了不小的挑戰(zhàn)。而借助了信息化技術(shù)的檔案管理，很多時(shí)候，可以通過(guò)人為輔助操縱，以管理軟件為主，減少了人員操作中丟失檔案、損壞檔案的可能性，同時(shí)計(jì)算機(jī)軟件的輔助管理，有效減少了管理檔案的時(shí)間，明顯提升了檔案管理效率。

1.3 有效延長(zhǎng)檔案管理時(shí)間

在非計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作中，常以紙質(zhì)形式保存保管檔案，隨著時(shí)間的增加和累計(jì)，紙質(zhì)檔案數(shù)量堆積越來(lái)越多，很多檔案甚至需要永久保存，而有的檔案只要也要保存二三十年。并且紙質(zhì)檔案的管理受到環(huán)境、氣候、人文等多重因素的影響，極易造成檔案紙張的腐爛、損壞甚至是遭受火災(zāi)，一旦寶貴的檔案資料丟失，會(huì)造成不可挽回的損失，甚至給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重影響。同時(shí)，人員檔案的丟失，會(huì)對(duì)人員的工齡、工作履歷等造成嚴(yán)重影響，有時(shí)可能誘發(fā)社會(huì)問(wèn)題。

而在信息化技術(shù)的支持下，企業(yè)可構(gòu)建電子化的檔案管理系統(tǒng)，用電子化的形式把檔案資料存儲(chǔ)起來(lái)，同時(shí)還能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行有效保存與備份，不僅延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)間，還避免了占用過(guò)多的空間，提高了適應(yīng)不良環(huán)境的能力，讓檔案信息能夠長(zhǎng)久保存和應(yīng)用。另外，除了實(shí)施電子存儲(chǔ)之外，單位還可以運(yùn)用電子掃描、光盤存儲(chǔ)等方法，保存特殊數(shù)據(jù)，保證檔案的持久使用。

2 ?信息化技術(shù)在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

2.1 開發(fā)高效的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理和信息管理有著明顯差異，常見的信息管理主要是能夠?qū)崿F(xiàn)信息的存儲(chǔ)和讀取等基礎(chǔ)工作即可，但是檔案的管理則是在信息管理的基礎(chǔ)上更加有針對(duì)性，也更加專業(yè)。檔案管理一般是完成信息的分類、信息的整合、信息的應(yīng)用等，是以龐大的信息源作為基礎(chǔ)和支撐，在此基礎(chǔ)上完成一系列的管理要求。為更好完成信息技術(shù)在檔案管理中的融合與應(yīng)用，促進(jìn)信息化手段在檔案信息管理平臺(tái)的有效應(yīng)用，必須開發(fā)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，以滿足檔案管理的綜合需求。為此，首先應(yīng)該建立良好的檔案管理硬件需求，及硬件線路的鋪設(shè)、機(jī)房的建設(shè)、存儲(chǔ)器的安裝與應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的架設(shè)等等，要建立先進(jìn)和完善的電子信息存儲(chǔ)單元。其次，建立完好的軟件系統(tǒng)，從軟件的購(gòu)買、軟件的應(yīng)用、軟件的調(diào)試和軟件的升級(jí)等方面，管理檔案平臺(tái)。最后要進(jìn)行專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，主要是安全方面，防止檔案丟失、防止檔案篡改，保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

2.2 有效建立和完善檔案管理制度

以往的檔案管理制度多數(shù)是以人工管理和紙質(zhì)管理為主，在信息化技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理時(shí)，需要制度的更迭和完善，或者說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理方案可能已經(jīng)并不適用于信息化時(shí)代下的檔案管理。因此，必須建立新型的信息化檔案管理制度。在建立新制度的過(guò)程中，要首先規(guī)劃信息化檔案管理的總體思路以及工作流程，完備技術(shù)應(yīng)用、計(jì)算機(jī)硬件操作和信息化平臺(tái)的建立，給出相應(yīng)的管理和操作制度，確保操作人員能夠認(rèn)真掌握制度的同時(shí)，嚴(yán)格依照制度進(jìn)行管理，避免非法操作。其次，要在建立制度后和實(shí)踐的基礎(chǔ)上，繼續(xù)完善制度中的不足，最后還要加強(qiáng)檔案安全性的管理，從制度上監(jiān)管安全。

3.3 加強(qiáng)多元化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

信息化技術(shù)顯然不是單一的技術(shù)，在檔案管理中應(yīng)用的信息化技術(shù)手段包含多維度的技術(shù)，通過(guò)信息化技術(shù)的多樣性為檔案管理提供可靠的保障。首先，要合理運(yùn)用多媒體技術(shù)，包括聲音、文字、圖像和影像都手段，通過(guò)信息查詢的人性化服務(wù)提供檔案的快速搜索、定位和調(diào)用。其次要合理利用信息化存儲(chǔ)手段，包括壓縮存儲(chǔ)技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)、磁存儲(chǔ)技術(shù)、微縮存儲(chǔ)技術(shù)等。第三要合理利用條形碼技術(shù)和二維碼技術(shù)，尤其當(dāng)今時(shí)代又被稱作為二維碼時(shí)代，二維碼內(nèi)包含的信息數(shù)據(jù)量大，能夠有效提升信息化檔案管理的效率。

3.4 有效提高檔案管理人員的素養(yǎng)

人仍是管理的主體，在檔案管理工作中，無(wú)論是否運(yùn)用信息化，人始終作為檔案管理的參與者，因此其管理素質(zhì)素養(yǎng)和專業(yè)化程度必須提升。對(duì)于人員的管理，以往的檔案管理人員掌握扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，但是在應(yīng)用信息化手段可能稍有欠缺，因此應(yīng)該經(jīng)常組織對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，在信息化不斷發(fā)展和快速變革是時(shí)期，管理人員的信息化水平也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，才能夠面對(duì)當(dāng)前日新月異的檔案管理信息化技術(shù)。因此人員的能力提升尤為重要。

4 ?結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)、5G時(shí)代的到來(lái)，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用已經(jīng)全面鋪開，檔案管理作為一項(xiàng)傳統(tǒng)工作，也要在新形勢(shì)下不斷發(fā)展和進(jìn)步。信息化手段在檔案管理中的應(yīng)用，能夠克服人工檔案管理的不足，避免紙質(zhì)檔案管理的劣勢(shì)，在提高檔案管理水平和效率方面有著明顯的優(yōu)勢(shì)。今后，隨著時(shí)間的不斷推移和檔案數(shù)量的不斷增加，基于信息化方式的檔案管理將發(fā)揮更大的作用。

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