GXRC人事檔案外包服務(wù)營(yíng)銷策略研究

馮文敏

GXRC是GX人民政府建立的區(qū)域性、綜合性的國(guó)家級(jí)人才市場(chǎng)，具有很強(qiáng)的人事檔案外包服務(wù)優(yōu)勢(shì)及實(shí)力，但因協(xié)調(diào)機(jī)制不靈活等原因，造成在市場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)力出現(xiàn)疲軟乏力的瓶頸局面。現(xiàn)針結(jié)合目前存在的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅四個(gè)方面的內(nèi)容，聯(lián)系實(shí)際情況，提出與之相匹配的營(yíng)銷策略。

檔案業(yè)務(wù)外包是檔案管理單位與外部專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)服務(wù)合同協(xié)議，將全部或部分檔案工作委托給外部專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)或執(zhí)行的一種檔案管理工作模式，是企事業(yè)單位資源整合、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力、追求最大效益、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)、共享的必然趨勢(shì)。

一、檔案中介服務(wù)行業(yè)現(xiàn)狀

目前，社會(huì)上檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)有國(guó)有、民辦、合資三種。主營(yíng)范圍有檔案咨詢類的，如某檔案咨詢服務(wù)中心、某檔案管理咨詢有限公司等;檔案信息化類的，如某科技數(shù)碼有限公司、某科技公司等;檔案代管類的，如某檔案寄存中心等。這其中不乏有經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚的高科技數(shù)碼公司，但也有不少無場(chǎng)地、無資金、無設(shè)備、無人員的四無公司。這些企業(yè)的發(fā)展良莠不齊，由于沒有形成有效的檔案行政管理和檔案行業(yè)協(xié)會(huì)自律管理相結(jié)合的行業(yè)管理模式，目前檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)基本處于中間地帶。由于缺乏行業(yè)管理，不少民辦檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)入門檻低，企業(yè)內(nèi)部的管理水平差，從業(yè)人員缺乏專業(yè)性。不少民營(yíng)企業(yè)檔案中介，如檔案信息化類科技公司，大量從事的是檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，技術(shù)含量低。業(yè)務(wù)大時(shí)，會(huì)直接從社會(huì)上招募臨時(shí)人員，經(jīng)過簡(jiǎn)單的培訓(xùn)后就讓其上崗。人員的專業(yè)素質(zhì)無法得到保證，嚴(yán)重影響了檔案業(yè)務(wù)外包市場(chǎng)的正常有序發(fā)展。

二、GXRC人事檔案外包服務(wù)概況

GXRC是GX人民政府建立的區(qū)域性、綜合性的國(guó)家級(jí)人才市場(chǎng)，是GX人力資源和社會(huì)保障廳直屬管理機(jī)構(gòu)。其中人事代理部是GXRC的業(yè)務(wù)部門之一，人事檔案管理工作主要由人事代理部負(fù)責(zé)，人事代理部除了負(fù)責(zé)管理社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案外，還專門為國(guó)有企事業(yè)單位提供專業(yè)的人事檔案外包服務(wù)，為提高服務(wù)質(zhì)量，還特別設(shè)立單位服務(wù)專員，為單位客戶提供一對(duì)一的人事檔案外包服務(wù)。

現(xiàn)本文以GXRC人事檔案外包服務(wù)為研究對(duì)象，通過分析當(dāng)前GXRC人事檔案外包服務(wù)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅四個(gè)方面的內(nèi)容，結(jié)合實(shí)際情況，提出與之相匹配的營(yíng)銷策略。

三、GXRC人事檔案外包服務(wù)SWOT分析

（一）人事檔案外包服務(wù)優(yōu)勢(shì)分析（S）

1.具有人事檔案托管權(quán)限

GXRC是全GX權(quán)威的社會(huì)人才人事檔案管理專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)。主要負(fù)責(zé)流動(dòng)人員人事檔案管理及相關(guān)人事服務(wù)工作，是用科學(xué)的原則與方法管理流動(dòng)人員的人事檔案，提供檔案信息，為組織、人事提供服務(wù)的一項(xiàng)工作。流動(dòng)人員人事檔案管理工作是組織人事管理的重要組成部分，也是國(guó)家檔案工作的有機(jī)組成部分。因此，GXRC是GX內(nèi)人事檔案外包服務(wù)行業(yè)中，唯一一家具有檔案托管權(quán)限的人事檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.具有豐富的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)

GXRC于1984年成立，有豐富人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。日常主要辦理業(yè)務(wù)：人事檔案管理、轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡核定、大中專畢業(yè)生檔案接收手續(xù)等。目前管理的人事檔案共有有13萬多卷，其中包含了提供人力資源事外包服務(wù)的400多家單位，目前正在成為各類用人單位的“公共人事部”。人事檔案管理庫(kù)房面積達(dá)500多平方米，可容15萬多卷檔案。配備鐵質(zhì)檔案密集架、空調(diào)、除濕機(jī)、自動(dòng)柜式滅火器、溫度計(jì)、濕度計(jì)、火災(zāi)報(bào)警器、消毒儀器、電子掃描儀等標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房設(shè)施，能滿足檔案管理要求中防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀等共十二防的要求。

3.行業(yè)內(nèi)信息化管理建設(shè)的領(lǐng)跑者

為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向，已實(shí)現(xiàn)GX市縣人才市場(chǎng)人事檔案管理三級(jí)聯(lián)動(dòng)，即已搭建成功GX人事檔案管理網(wǎng)聯(lián)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。如人事檔案托管人員需要辦理檔案轉(zhuǎn)移，只需要在轉(zhuǎn)入地人才市場(chǎng)提出檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)即可一站式辦結(jié)，一改從前的讓群眾“多跑腿”、“跑斷腿”的業(yè)務(wù)狀況。GXRC的人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)邁上新臺(tái)階，成為業(yè)內(nèi)領(lǐng)跑者。

（二）人事檔案外包劣勢(shì)分析（W）

協(xié)調(diào)機(jī)制不靈活。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)唯有靈活、變通者方可勝出，而GXRC作為檔案管理的權(quán)威機(jī)構(gòu)，秉承的是一貫以來傳統(tǒng)的人事檔案管理作風(fēng)：嚴(yán)謹(jǐn)、保密，過度的“保密”管理使得很多托管的人事檔案一直處于“封閉”式狀態(tài)，個(gè)人完全無權(quán)介入。雖然這一規(guī)定意義上是保護(hù)了人員的隱私不受侵犯，但是在這種“封閉”的管理模式下，當(dāng)事人對(duì)自己人事檔案記載的數(shù)據(jù)和信息完全不得而知，絕對(duì)保密制度也使人事檔案利用價(jià)值大打折扣。人事檔案管理過于“保密”，使人們對(duì)于其管理方式和收集內(nèi)容不得而知，平時(shí)對(duì)檔案管理的投入過少，導(dǎo)致人事檔案發(fā)揮不出多少作用。

（三）人事檔案外包服務(wù)機(jī)會(huì)分析（O）

1.國(guó)家政策的支持

在市場(chǎng)化運(yùn)作下，越來越多的企業(yè)重視人力資源管理工作的完善性，而且人事檔案是人力資源管理中不可或缺的重要組成部分。國(guó)家文件政策也一再?gòu)?qiáng)調(diào)要求單位要統(tǒng)一管理員工人事檔案，并且在人社廳發(fā)[2016]75號(hào)文中提到“有人事檔案管理權(quán)限的國(guó)有企業(yè)、國(guó)有控股企業(yè)和事業(yè)單位，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定做好本單位干部職工檔案管理工作。鼓勵(lì)用人單位辦理集體委托存檔業(yè)務(wù)，加強(qiáng)檔案材料收集，提高管理服務(wù)效率。”國(guó)家文件政策的鼓勵(lì)，成為了人事檔案外包服務(wù)的助推器。

2.外包服務(wù)對(duì)象不具備檔案管理?xiàng)l件

隨著社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)的深入改革和快速發(fā)展，陳舊的人事檔案管理和干部選拔制度已成為制約國(guó)有企事業(yè)單位發(fā)展的重要因素。很多具有檔案管理權(quán)限的國(guó)有企事業(yè)單位，還停留在認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫和分類保額的事務(wù)性工作。在這些單位中存在人事檔案管理信息化未得到建設(shè)，人事檔案利用的范圍有限方式陳舊，人事檔案材料制作粗糙不規(guī)范等問題。在市場(chǎng)化運(yùn)作下，越來越多的企業(yè)開始意識(shí)到人事檔案的重要性，在自身人力、物力、精力各方面都有限的情況，將人事檔案管理工作進(jìn)行外包無疑是最佳的選擇。

（四）人事檔案外包威脅分析（T）

1.科技信息公司的技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)

市場(chǎng)上存在部分檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，屬于檔案信息化類的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，容易給人模糊的概念，從事的是提供檔案信息化方案和服務(wù)包括開檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件、檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。這其中不乏有經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚的高科技信息公司。這類公司集中有較多信息化技術(shù)人才，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

2.檔案中介公司存在用廉價(jià)勞動(dòng)力打價(jià)格戰(zhàn)

不少民辦檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)入門檻低，企業(yè)內(nèi)部的管理水平差，從業(yè)人員缺乏專業(yè)性。業(yè)務(wù)大時(shí)，會(huì)直接從社會(huì)上招募臨時(shí)人員，經(jīng)過簡(jiǎn)單的培訓(xùn)后就讓其上崗，低廉的成本目的就是把服務(wù)價(jià)格壓到最低以搶奪市場(chǎng)業(yè)務(wù)。檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)無法得到拷量，檔案信息安全令人堪憂，檔案管理工作的質(zhì)量更是無從保證，這嚴(yán)重影響了檔案業(yè)務(wù)外包市場(chǎng)的正常有序發(fā)展。

（五）發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、利用機(jī)會(huì)（SO戰(zhàn)略）

GXRC應(yīng)利用自身的區(qū)位優(yōu)勢(shì)，提高社會(huì)大眾對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，將人事檔案的意義作用、相關(guān)管理政策法規(guī)、制度、經(jīng)驗(yàn)成果等內(nèi)容向社會(huì)公眾進(jìn)行推介，逐步提高社會(huì)人才對(duì)人事檔案管理的意識(shí)，在全社會(huì)形成推動(dòng)人事檔案規(guī)范化管理的合力。在行業(yè)中起到引領(lǐng)前行的作用。

四、GXRC人事檔案外包服務(wù)7P營(yíng)銷策略

上述已對(duì)GXRC人事檔案外包服務(wù)進(jìn)行SWOT分析，根據(jù)學(xué)習(xí)的市場(chǎng)營(yíng)銷策略中服務(wù)行業(yè)適用的7P營(yíng)銷策略理論，結(jié)合客觀實(shí)際情況，得出以下對(duì)策。

（一）常規(guī)服務(wù)與個(gè)性化服務(wù)相結(jié)合（產(chǎn)品Product）

在人事檔案外包服務(wù)中，為已簽訂合作協(xié)議的單位除了提供常規(guī)的人事檔案保管、補(bǔ)充材料接收、查借閱等服務(wù)外，還可以根據(jù)單位的需求提供個(gè)性化的增值服務(wù)。如某單位要提拔某位員工，在任職提拔之前需要對(duì)該員工的人事檔案進(jìn)行審核，并且要根據(jù)相關(guān)文件的要求進(jìn)行，那么這個(gè)審核的工作經(jīng)過檔案專家領(lǐng)導(dǎo)的研究后對(duì)工作量進(jìn)行評(píng)估，確定可行后制定實(shí)施方案，緊接著對(duì)工作進(jìn)行安排落實(shí)。

（二）采取雙方協(xié)商的定價(jià)方式（價(jià)格Price））

在簽訂人事檔案外包服務(wù)過程中，因服務(wù)項(xiàng)目眾多，服務(wù)內(nèi)容較為繁雜，如果一一列出服務(wù)項(xiàng)目的單價(jià)，則會(huì)因?yàn)閮r(jià)格過低不利于體現(xiàn)服務(wù)的價(jià)值。因此經(jīng)過研究制定出，讓單位根據(jù)自身需求自主選擇服務(wù)項(xiàng)目后，GXRC再根據(jù)所選擇的項(xiàng)目定出一個(gè)打包價(jià)，對(duì)方經(jīng)過與外面市場(chǎng)比對(duì)無異議后，則價(jià)格確定。打包價(jià)更容易給人一種享受到VIP優(yōu)惠的感覺。

（三）自主選擇不同的服務(wù)模式（渠道Place）

合作單位可以根據(jù)自身的實(shí)際情況自主對(duì)服務(wù)模式進(jìn)行選擇，服務(wù)模式目前分為“一站式”服務(wù)和上門服務(wù)。“一站式”服務(wù)是指把檔案托管在GXRC的單位，因?yàn)镚XRC是有檔案托管權(quán)限的，所以該操作完全符合檔案管理規(guī)定。在檔案到達(dá)之后GXRC會(huì)給每一個(gè)合作單位在庫(kù)房單獨(dú)分庫(kù)，并同時(shí)在系統(tǒng)中開設(shè)單位集體賬戶，為單位搭建電子檔案庫(kù)房，就相當(dāng)于單位是把庫(kù)房移到了GXRC。上門服務(wù)是指部分國(guó)有企事業(yè)單位，對(duì)于體制內(nèi)的員工檔案不允許外放，只能自己?jiǎn)挝粌?nèi)部管理，但又因人員有限，專業(yè)性不強(qiáng)，無法完成對(duì)檔案做材料增補(bǔ)、裝訂、審核等繁瑣的工作，那么GXRC檔案外包服務(wù)則可以滿足這個(gè)需求，根據(jù)工作量的大小視情況派專人、配設(shè)備進(jìn)駐單位。服務(wù)方式既靈活又符合檔案管理規(guī)定，既保證了檔案安全，也順應(yīng)了市場(chǎng)需求的變化。

（四）強(qiáng)化公眾對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)（促銷宣傳Promotion）

要提高社會(huì)大眾對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，必須對(duì)將人事檔案的意義作用、相關(guān)管理政策法規(guī)、制度、經(jīng)驗(yàn)成果等內(nèi)容向社會(huì)公從進(jìn)行推介，逐步提高社會(huì)人才對(duì)人事檔案管理的意識(shí)，在全社會(huì)形成推動(dòng)人事檔案規(guī)范化管理的合力。可以從以下手段進(jìn)行推廣宣傳工作：

1.采取靈活多樣的形式，有計(jì)劃、分層次、分階段地進(jìn)行宣傳。通過各種媒體手段，加大對(duì)人事檔案及其收集歸檔的范圍、作用的宣傳，使全社會(huì)關(guān)注人事檔案管理工作，形成社會(huì)檔案意識(shí)。

2.利用人才市場(chǎng)活動(dòng)形式多樣、涉及范圍廣這一有利的平臺(tái)，借以人才交流大會(huì)等大型活動(dòng)對(duì)人事檔案管理的工作進(jìn)行大力宣傳，并在人才市場(chǎng)內(nèi)部設(shè)立咨詢臺(tái)、廣告版等進(jìn)行長(zhǎng)期宣傳。

3.主動(dòng)深入到企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行講座，充分結(jié)合本地企事業(yè)單位人事制度改革的實(shí)際進(jìn)程，進(jìn)行宣講，提高社會(huì)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。

（五）服務(wù)對(duì)象細(xì)分（人People）

人事檔案外包服務(wù)協(xié)議是與單位簽訂的，服務(wù)對(duì)象是與之簽訂協(xié)議的單位這毋庸置疑，但千萬不要忽略了單位戶下的員工，服務(wù)工作不僅需要與單位接洽，也需要與單位簽訂勞動(dòng)合同的個(gè)人進(jìn)行接洽，因此要把服務(wù)對(duì)象細(xì)分為單位和個(gè)人，并且都要由指定的專人進(jìn)行服務(wù)，這樣才能讓服務(wù)對(duì)象感受到與普通公共服務(wù)的不同，享受的是VIP的待遇。

（六）數(shù)字檔案體驗(yàn)（有形展示Physical Evidence）

檔案數(shù)字化工作流程長(zhǎng)，步驟多，對(duì)于不了解檔案管理工作的人來說，光是靠文字描述是感受不到數(shù)字檔案的價(jià)值的，他們會(huì)認(rèn)為檔案數(shù)字化就只是把檔案材料進(jìn)行掃描上傳而已。但實(shí)際上在生成一本完整的數(shù)字檔案之前，要先經(jīng)過一道很長(zhǎng)的工序：按中組部文件要求對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、排序、去污、修補(bǔ)、做目錄、掃描、調(diào)光、校正、打水印、掛接，需要經(jīng)過這一系列步驟才能最終生成一份數(shù)字檔案，并且配套相應(yīng)的電子目錄，翻書式瀏覽。但這一段制作過程的說明即使把它列出放進(jìn)方案中客戶依然感觸不大。因此，辛苦勞動(dòng)既然已經(jīng)付出，那么結(jié)果的呈現(xiàn)又何必吝嗇。直接在閱檔室配置一臺(tái)電腦，讓前來查檔的潛在客戶體驗(yàn)使用，讓他們直接感受視覺上的沖擊，高清圖片的翻書式閱覽，電子目錄一覽無疑，圖片隨意跳轉(zhuǎn)切換，比翻閱紙質(zhì)材料的速度要快得多，而且還能避免紙質(zhì)檔案被翻閱過多而造成的檔案損壞折舊。這種體驗(yàn)?zāi)苁谷苏媲械馗惺艿綑n案信息化時(shí)代真的已經(jīng)到來，而不只是口頭說說而已。

（七）從粗略服務(wù)到精細(xì)服務(wù)（過程Process）

在服務(wù)中必須轉(zhuǎn)變工作理念，糾正檔案工作人員“官本位”的錯(cuò)位理念，激發(fā)他們工作積極性，提高服務(wù)意識(shí)，使人事檔案外包服務(wù)工作返樸歸真，真正實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化。

在市場(chǎng)化運(yùn)作下，越來越多的企業(yè)更重視人力資源管理工作的完善性，以及人力資源管理對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略管理的影響。人事檔案與職稱申報(bào)、戶籍、人才引進(jìn)、因公出國(guó)政審等緊密相關(guān)，這一系列手續(xù)都是以人事檔案為基準(zhǔn)的。職稱申報(bào)是員工職業(yè)生涯規(guī)劃中的一部分，還是許多對(duì)專業(yè)職業(yè)技術(shù)資格有要求的單位必不可少的硬件要求。人事檔案管理作為人力資源管理工作中的一部分，是完善人力資源管理工作不可或缺的一部分。我們可以針對(duì)用人單位的不同需求，從不同的切入點(diǎn)推動(dòng)人事檔案外包服務(wù)的業(yè)務(wù)開發(fā)，把人事檔案外包服務(wù)做精做細(xì)，并逐步拓展到各行各業(yè)，拓寬到社會(huì)一切有需求的人群中。

五、結(jié)語

由于人事檔案管理這項(xiàng)工作屬于國(guó)家要求并且重視的一項(xiàng)服務(wù)工作，必須嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策進(jìn)行開展，對(duì)于管理機(jī)制及相關(guān)流程方面存在的不足，改進(jìn)或者創(chuàng)新工作都需要經(jīng)過國(guó)家相關(guān)部門統(tǒng)一開展，涉及客觀因素較多，對(duì)于這方面所存在的問題個(gè)體是無法輕易改變的。因此，作者在管理機(jī)制和政策法規(guī)存在不足這方面的研究和討論中，提出的建議也僅僅代表個(gè)人看法，仍存在許多不完善之處。（作者單位：廣西大學(xué)商學(xué)院）