我院物流管理系統的設計與實現

張連軍，金梅，趙東旭，馬魯燕，慈愛萍

濟南市第五人民醫院，山東 濟南 250022

引言

近幾年，隨著醫療技術的發展及微創技術的廣泛應用，衛生材料支出占醫院成本支出比重逐年上升。作為醫院醫療服務工作中的一個重要構成部分，衛生材料管理質量的好壞不僅關系著醫療服務水平，同時還關系著醫院整體管理水平，對于醫院良好形象塑造以及可持續發展有著非常重要的作用[1]。2017年，城市公立醫院綜合改革對進一步控制醫療服務成本提出更高要求，將控制醫療衛生費用增幅≤10%、百元醫療收入衛生材料支出≤20元等指標納入醫院及院長年度考核中。因此，醫院運行成本的精細化管理必將成為醫療衛生機構高度重視的有效管理手段。另外，醫院運行物資中衛生材料的采購、銷售、使用全過程的管理也是醫院經濟管理的重點[2]。

1 我院物流管理系統設計背景

2016年1月，我院與信息科技公司共同設計開發醫院物流管理系統。該系統針對醫院物資管理與醫療費用及績效管理之間存在的信息孤島現象，以及物資管理數據滯后的情況，借助醫院信息網絡平臺，通過建立覆蓋全院的衛生材料供應鏈管理體系，實現物資科室請領、請購、供應商采購及配送、庫房管理、植入性材料等高值耗材與病人信息的綁定管理、病區及手術室等的二級庫房管理，并將材料物資的消耗與成本核算、績效考核、HIS等財務管理軟件緊密結合[3-4]，有效提高了運行成本的管理水平。

2 系統設計

2.1 系統平臺

該軟件開發平臺軟件為Microsoft Visual Studio 2015；系統開發語言為C#；數據庫管理系統軟件為Microsoft SQL server；運行平臺采用Windows server 2008 R2；采用HP服務器。

該系統基于快速開發平臺構建開發，該開發平臺由業務模型系統、消息引擎、規則引擎、報表系統、運維與監控平臺、ETL（Extract-Transform-Load）等七個主要組件組成（圖1，表1）。

圖1 開發平臺的結構組成

表1 各組件功能介紹

2.2 運行環境

結合醫院現有信息化建設基礎設計，軟件系統運行環境有最低配置要求，如表2。

表2 軟件系統運行環境最低配置要求

2.3 程序描述及流程

2.3.1 系統組成

該系統由高值衛生材料管理和常用衛生材料管理兩個模塊構成，又分為醫院一級庫及科室二級庫兩級管理，共計4個管理模塊。其中，高值衛生材料管理模塊流程圖，如圖2；常用衛生材料管理模塊流程圖，如圖3。

圖2 高值衛生材料管理模塊流程圖

圖3 常用衛生材料管理模塊流程圖

2.3.2 系統流程

按照管理需求，設計請領、發放、接收、追蹤、核減及期末盤點等功能。

3 系統實現

3.1 建立醫院兩級庫位管理模式

3.1.1 醫院一級庫點構成

按照管理職能劃分，高值衛生材料管理模塊主要運行于醫學裝備科庫點；常用衛生材料管理模塊主要運行于消毒供應中心材料庫點、檢驗試劑材料庫點、醫學裝備材料庫點。

3.1.2 醫院二級庫點構成

按照管理職能劃分，高值衛生材料管理模塊主要運行于手術麻醉材料庫點、介入診療材料庫點、醫學影像材料庫點、內鏡診療材料庫點等；常用衛生材料管理模塊運行于醫院各臨床、醫技等科室庫點。

3.2 完善并落實系統功能

3.2.1 統一“物資詞典”，奠定物資精準管理基礎

按照《醫療器械分類目錄》分類要求，建立統一的醫院HIS管理系統及財務管理系統的“物資字典”。物資基本信息主要由名稱、類別、價格，物資生產商、供應商及招標等信息，以此，建立與醫療服務費用或醫囑之間的標準關聯。

3.2.2 統一醫院、科室各級庫點管理功能

（1）入庫管理功能。醫院一級庫點接收二級庫點請領計劃并匯總、生成醫院采購計劃；按照采購計劃接收實物、審核后辦理入庫手續，入庫時選擇供應商、物資名稱信息后，系統自動校驗與物資相關信息的有效性；設定數據庫維護的基礎信息標準，物資入庫時必須完善生產批號、生產日期、滅菌日期、有效期等信息。醫院二級級庫點審核實物后接收入庫（圖4）。

（2）出庫管理功能。醫院一級庫點審核通過科室請領計劃后調撥出庫至相應科室，科室二級庫點審核確認后接收入庫；同時，醫院二級庫點根據醫療收費或醫囑信息自動核減庫存。

圖4 高值衛生材料入庫操作界面截圖

（3）庫存管理功能。各級庫點在庫物資實時查詢，通過期末對賬查詢窗口，生成不同統計口徑的供貨商對賬報表、科室對賬報表等，滿足科室或者供貨商的盤點需求。按照醫院管理需求，自定義設定的物資庫存量（高或低）限制及有效期報警時限，系統自動標示該物資的當前狀態，有效的杜絕了信息系統對于過期物資未及時提醒，導致衛生材料過期的風險[5]，提升物資的管理安全水平。

3.2.3 實現高值衛生材料信息追溯

該系統高值衛生材料為“零庫存”管理模式。設計理念上遵循一物一碼原則，依據物資入庫信息生成二維碼并與實物一一對貼，科室使用后掃描二維碼自動核減庫存，借此建立了物資與費用、醫師及患者等相關信息的關聯。由此，借助二維碼掃描，系統將高值耗材使用與患者信息相關聯，為術后的追溯提供了便捷，完全符合衛計委對高值耗材追溯的要求[6]。保障了其核心問題即質量、安全、一次性、可追溯。高值衛生材料一物一碼實際應用，如圖5。

圖5 高值衛生材料一物一碼實際應用

3.2.4 建立衛生材料基于“費或量”的精準管理

我院醫用衛生材料管理按照其使用或醫療收費情況主要分三類：① 計價衛生材料，如注射器、骨科植入材料等；② 非計價的計量材料，如換藥包、導尿包等；③ 非計價非計量材料，如洗手液、碘酒等。該系統重點管控計價及非計價的計量衛生材料，并依據材料分類設計物資管理模板，借助與HIS系統的數據接口，以統一的“物資詞典”為基準自動核減庫存。

3.2.5 推進醫保對應及價格審核管理的聯動

依據醫療保險及醫療服務價格管理工作要求，系統設計了醫保對應及價格審核聯動監管功能，該功能以衛生材料與醫療服務費用、醫療保險費用管理數據庫等對應關系為基礎，重點實現了計價（計量）衛生材料進價→加價→售價的全程監控，解決了醫院多年存在的“衛生材料管理系統出庫系統和收費系統相互獨立，不能詳細了解衛生材料的收費情況，有違規收費的風險”[7]問題。確保了醫院衛生材料銷售價格的準確性，杜絕溢價情況發生。

3.2.6 進一步完善物資安全管理體系

按照醫院醫用衛生材料管理辦法要求，該系統設有衛生材料資質審核、質量監督功能，重點落實醫院衛生材料的資質管理及質量控制職能。該功能根據數據庫信息自動效驗衛生材料注冊證號是否有效、代理公司是否有產品銷售資格等信息，在衛生材料或者公司信息出現過期等問題時，系統會彈出提示并拒絕錄入入庫信息，未獲得許可的衛生材料無法錄入系統。供應商及生產商的資質管理功能程序界面截圖，如圖6。

圖6 供應商、生產商的資質管理功能程序界面截圖

4 應用效果

我院醫院物流管理系統運用現代信息技術對物流過程中產生的全部或部分信息進行采集、分類、傳遞、匯總、識別、跟蹤、查詢等一系列的處理活動[8]。同時，醫院借助物資信息流貫穿于整個物流環節的始終，且物流信息系統與醫院的整個信息系統相聯系，使醫院對就診流程、財務管理、物資消耗有一個實時動態的把握，有效推動了醫院物流的科學管理[9]。院內科室客戶端運行監控界面，如圖7。院內物流管理指標展示界面，如圖8。

圖7 院內科室客戶端運行監控界面截圖

4.1 醫院物資管理工作獲得完善的精準數據

該系統建立了精準的醫院運行物資信息。運行前，醫院財務管理系統中物資類別10441條，針對系統中存在的不同物資或不同供應商因相同價格合并信息的情況，從入庫源頭入手，按照物資注冊名稱、規格、價格、供應方、生產商等信息，結合實物一一對應，維護“物資詞典”基礎信息，系統運行后醫院物資11919條，實現了物資信息與實物的一一對應。我院物資類別條數變動情況如表3所示。

圖8 院內物流管理指標展示界面截圖

表3 醫院物流信息統計（條）

4.2 醫療服務收費行為得到有效監管和進一步規范

該系統推動了醫保對應、價格審核等管理職能的前置，建立了衛生材料與醫療服務收費之間的精準對應及運行數據的實時監控。運行前，財務管理系統中計價（計量）衛生材料信息4526條，醫療費用系統中衛生材料信息3921條，存在“同等價格整合”或“串換收費”情況；運行后，計價（計量）衛生材料信息5821條，醫療費用系統中衛生材料信息5821條，實現了衛生材料收費與實際應用的精準管理，為規范各科室醫療服務收費行為奠定了基礎。具體數據變化如表4所示。

表4 衛生材料（計價、計量）信息（條）

4.3 臨床科室成本自我管理能力極大提升

該系統全面覆蓋了我院各臨床、醫技科室53個“三級庫點”，同時，基于精準數據的入、出庫、期末盤點及監控報警的科室物資管理，有效提升了科室物資成本的自我管理水平。運行初期，醫院各科室庫存盤點共計401.9萬元，運行半年后，實時庫存金額明顯減少，趨近醫院七天物資儲備量，共計198.85萬元，減少212.05萬元，在保障醫療服務正常運轉的情況下，有效降低了醫院的庫存沉淀。從表5中可以看出，運行后醫院各科室實際庫存量更趨近醫院理想物資儲備（七天）要求。

4.4 我院“醫改關鍵指標”控制取得顯著成效

該系統通過與財務管理、績效評價系統的數據共享，以及基于精準數據的醫用衛生材料的事前分析、事中監測及事后追蹤，進一步完善了我院“推動重點專業發展、部分材料實時管控、實現醫院總體成本有效控制”的醫改關鍵指標考核細則。近四年來，百元醫療收入衛生材料支出指標的持續降低。我院百元醫療收入衛生材料支出下降情況，見表6。

表5 科室物資儲備（七天）庫存量統計表（萬元）

5 結束語

我院醫院物流管理系統是基于醫院組織架構和現行管理模式而設計的，對醫院物流進行計劃、組織、指揮、協調和控制，包括對物流系統環節（運輸、存儲等）的管理、對物流系統要素（人、財、物、設備、方法、信息等）的管理、對物流活動集體職能（物流計劃、質量、技術、經濟等）的管理。醫院物流的有效管理可使醫院物流所涉及的各項活動實現最佳的協調配合，降低物流成本，提高物流效率和經濟效益[10-12]。

該系統運用信息技術通過流程優化、功能整合進一步規范了醫用物資的采購、配送、應用、核算、追溯、監管等一系列關鍵環節，為醫院運行物資的精細化管理搭建了嶄新平臺。同時，作為衛生材料規范管理的有效工具，通過高值衛生材料管理、常用衛生材料管理模塊，建立了基于物資流程視角，以物資質量為基礎，以物資監管為重心，注重決策分析、推動發展的管理模式，實現了自衛生材料采購入口、運行過程及質量及結算結果的全程數字化管理，為下一步打造“淘寶模式”的物資管理模式奠定了基礎[13-14]。