檔案管理創新探討

李蓉蓉

摘 要：檔案資源伴隨單位發展的全過程，是單位各項工作開展中信息資源的集合體。新形勢下，如何科學高效地對檔案資源進行管理，滿足檔案需求主體多元化、個性化的檔案需求，處理海量檔案信息資源給檔案管理工作帶來的挑戰，是當前單位檔案管理人員應當深思的一個問題。鑒于過一段時間內部分單位檔案管理方式滯后、內容單一的問題，文章重點就檔案管理創新展開探討，闡述自己關于檔案管理創新的建議，旨在進一步為相關單位提供更科學高效的檔案管理方式，切實提升單位整體檔案管理效率和質量。

關鍵詞：創新;挑戰;信息技術;檔案管理

1 檔案管理創新的現實意義

1.1 應對挑戰，促進單位可持續發展

現階段，單位各項工作中所產生的信息資源的種類不斷增多，各種信息資源撲面而來，勢必會使得檔案資源數量和種類也隨之增加。因此，單位必須要推動檔案管理創新，解決檔案管理中存在的不足，優化檔案管理的內容、流程以及工作目標，更好地提升檔案管理效率和質量，應對檔案管理工作面臨的全新挑戰。除此之外，檔案資源具有很強的憑證價值、信息決策價值以及信息參考價值，能夠幫助檔案需求主體了解過去一段時間內某項工作，提升單位下一階段決策的水平[1]。總體而言，新形勢下，單位只有堅持檔案管理創新，將檔案管理創新作為一項根本性、長期性以及基礎性的工作來抓，才能更好地推動檔案管理工作朝著科學化、規范化以及高效化的目標前進，提升檔案管理工作在單位各項工作中的地位。

1.2 提升檔案資源管理效率和利用效率

檔案管理與檔案利用是發揮檔案資源價值的基礎。只有做好檔案管理以及檔案利用工作，才能挖掘檔案資源中各項信息資源的價值，減少檔案管理工作所耗費的成本。第一，單位做好檔案管理創新工作，從技術層面、檔案管理機制層面、人力資源建設層面對檔案管理工作予以優化，能夠更好地提升資源配置效率，減少檔案管理成

本[2]。第二，單位做好檔案管理創新工作，緊跟時代發展趨勢，能夠進一步提升檔案管理工作質量，提升檔案需求主體對檔案管理與檔案服務工作的評價，贏得單位領導對于檔案管理工作的認可和支持。

2 檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案管理標準化建設滯后，檔案管理機制不健全

現階段，部分單位缺乏系統化、全面化以及科學化的檔案管理機制，對于檔案管理的流程、內容、工作職責、工作目標缺乏具體的規定，難以為檔案管理提供指明工作方向，影響了檔案管理效率的提升。第一，部分單位尚未明確檔案管理中檔案管理人員與具體業務部門工作人員之間的職責，容易產生重復勞動的問題，難以節約檔案管理成本。同時，由于對職責分工不明確，容易導致責任推諉等狀況的發生，不利于檔案管理責任的落實。第二，部分單位尚未對紙質檔案管理以及電子檔案管理工作進行明確的規定，沒有出臺相應的規章制度。同時，部分單位也沒有根據檔案的種類來擬定規章制度，不利于推動檔案管理標準化建設。

2.2 信息技術與檔案管理融合不高，檔案創新動力不足

現階段，我國部分單位并沒有將信息化技術全面融入到檔案管理的各個環節，與當前信息時代脫軌。第一，部分單位主要是依托計算機以及簡單的檔案管理軟件對檔案資源進行管理，難以延伸檔案資源的價值。同時，部分單位檔案管理系統功能單一，只能實現對檔案資源進行簡單管理，不利于后期的檔案資源開發與利用工作。第二，部分單位對于大數據技術、區塊鏈技術、云計算技術、云儲存技術的認識和應用不足，導致自身在檔案專題編研、檔案安全管理、檔案共享建設領域滯后，難以跟上檔案現代化發展的步伐。第三，部分單位在檔案創新領域投入的人力、物力以及財力資源不足，內部創新動力不足，缺乏良好的創新環境。

2.3 檔案管理人員創新能力不足

隨之檔案管理工作愈發復雜化、繁瑣化，單位檔案管理所面臨的挑戰也不斷加劇[3]。與此同時，部分單位檔案管理人員創新能力不足的問題逐漸凸顯，導致檔案管理無法實現創新化、科學化的目標。部分單位人才培訓模式欠缺科學性，重視對檔案管理人員進行理論教育，忽視從實踐層面以及創新層面對檔案管理人員進行培訓。

3 檔案管理創新的有效策略

3.1 健全檔案管理機制，夯實檔案管理基礎

一個系統、完整、規范的檔案管理機制，不僅能夠提升檔案管理的規范性和效率，而且能夠減少檔案管理中存在的偏差，推動檔案管理標準化建設。為此，單位有必要健全檔案管理機制，明確檔案管理的流程、內容、工作職責、工作目標。第一，單位要明確的檔案管理中的職責分工，探索形成分工協作的模塊化管理以及專業化管理機制。一方面，按照檔案種類、檔案資源數量對檔案人員的職責進行分工，明確人事檔案、財會檔案、辦公文書檔案、業務檔案等不同類型檔案的管理專責。另一方面，明確業務部門在檔案資源收集領域的職責，又業務部門相關工作人員整理信息資源后歸檔至檔案管理部門，避免重復勞動問題的產生，節約檔案管理中的人力、物力以及財力。第二，單位要立足現階段檔案管理法律法規以及單位實際狀況，及時出臺相應的規章制度。明確紙質檔案以及電子檔案的管理標準以及管理規范，統一管理格式。同時，單位可以針對不同類型檔案的特點出臺不同的規章制度，確保檔案管理工作的有序推進。

3.2 深化信息技術與檔案管理的深度融合，實現改革創新

新形勢下，單位管理者以及檔案管理人員要立足于信息化社會的特點，以創新性的思維來開展檔案管理工作，實現檔案管理模式創新。第一，單位檔案管理人員要加強檔案管理需求以及檔案服務需求調研，根據本單位的需求來加強與檔案管理系統服務商的溝通，不斷優化檔案管理系統的功能，真正提升檔案管理的科學化水平。第二，單位檔案管理人員要進一步將大數據技術、區塊鏈技術、云計算技術、云儲存技術融入將到檔案管理與檔案服務領域，借鑒其他單位在檔案創新領域的經驗，實現檔案管理升級。第三，單位管理者要進一步重視檔案創新工作，投入相應的人力、物力以及財力資源開展檔案創新工作，不斷為單位檔案管理創新提供資源支持。

3.3 提升檔案管理人員創新能力

單位人才建設是一項以點帶面的工作，是檔案創新的重要條件。為此，單位要抓好人才培訓工作，從實踐層面以及創新層面對檔案管理人員進行教育，豐富檔案管理人員在實際工作中的經驗和技巧。例如，單位可以開展以“檔案創新”為主體的教育活動和交流活動，在經驗與思想的碰撞中提升檔案管理人員的思維廣度。

4 結束語

就現階段辦公環境以及社會環境的發展情況來看，檔案資源在單位發展中的作用會愈發的突出和明顯，單位管理者以及決策者對于檔案資源的需求也會發生變化。為了更好地對檔案資源進行管理和利用，挖掘潛藏在檔案資源內部的價值，發揮檔案資源在服務業務工作領域的效用，必須要抓好單位檔案資源建設工作。一方面，檔案管理人員要樹立檔案創新意識，立足于現階段可供利用的信息技術來實現檔案管理創新，促進檔案管理變革，提升檔案管理實效。另一方面，單位要從人力、物力以及財力層面來支持檔案創新工作，營造良好的檔案管理環境，推動檔案管理工作改革創新。

參考文獻

[1]趙鑫.網絡時代創新檔案管理服務模式探究[J].湖北開放職業學院學報，2019，32（18）：20-22.

[2]李廣冬.提高檔案管理科學化水平的路徑探究[J].中外企業家，2019（27）：100.

[3]方愛明.大數據時代檔案管理工作的機遇與挑戰探究[J].中國管理信息化，2019，22（18）：179-180.