論如何做好煤礦建設(shè)項目檔案管理工作

摘 要：本文主要介紹了煤礦建設(shè)工程當中的項目檔案管理方案，從煤礦建設(shè)項目檔案管理的具體內(nèi)涵入手，依照現(xiàn)階段煤礦管理過程當中存在的各種問題，提出能夠促進煤礦建設(shè)管理的各種方案，促進我國煤礦建設(shè)項目檔案管理工作的提升。

關(guān)鍵詞：煤礦建設(shè)管理工作;項目檔案管理;工作方案

宣傳建設(shè)項目檔案對于提升煤礦建設(shè)項目管理工作具有重要的意義，能夠有效的加強工作當中各個級別人員的重視程度。思考煤礦建設(shè)項目的管理工作能夠有效的在項目管理的各個環(huán)節(jié)上安排好具體的工作方案，促進我國煤礦建設(shè)項目檔案管理作用的提升。

1 煤礦建設(shè)項目管理概述

煤礦建設(shè)項目檔案管理工作指的是在工作當中通過對煤礦建設(shè)的各種文件資料進行搜集和整理，以文件為單位將項目檔案管理進行保存，在項目管理當中的方案提出、項目確立、項目審批的各個環(huán)節(jié)當中形成的多種文件資料信息進行分類整理和保存。一般來說，在煤礦建設(shè)項目管理過程當中形成的資料信息主要有文字、圖表、音視頻文件、圖紙等，通過將施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件進行保存，能夠有效的確立整個項目建設(shè)管理環(huán)節(jié)的完善性。施工文件主要是施工單位在施工的過程當中形成的各種資料，一般可以包括開工審計文件、工作報告、施工方案、設(shè)計圖紙等。監(jiān)理文件主要是在監(jiān)督過程當中形成的各種資料性的文件，例如建立綱要、技術(shù)規(guī)劃、監(jiān)理方案、活動記錄、監(jiān)理日志、抽檢記錄等。竣工文件主要可以包括工程驗收結(jié)果報告、質(zhì)量驗收、環(huán)保驗收、檔案驗收等。

2 煤炭檔案管理工作的具體方案

1）提升工作人員的思想認識。在煤炭管理工作當中應(yīng)當首先樹立起工作人員的工作態(tài)度，培養(yǎng)技術(shù)人員的工作技術(shù)，讓其認識到項目管理工作的重要性，依照一定的技術(shù)標準來收集相關(guān)的資料，整理好不同的項目檔案，并對此進行匯總。技術(shù)人員應(yīng)當先做好項目檔案的驗收工作，對于項目檔案工作質(zhì)量進行嚴格的把控，如果項目檔案驗收不合格就要嚴格的依照相關(guān)的技術(shù)標準進行退回，直到修改完成之后能夠準確的指導(dǎo)相關(guān)的建設(shè)工作才可以給予收錄。檔案管理驗收工作當中涉及多個工作環(huán)節(jié)，反映了多個工作環(huán)節(jié)當中的動態(tài)變化和發(fā)展，對于中間的每一個環(huán)節(jié)都對建設(shè)單位的發(fā)展有著十分重要的意義。其次，為了有效的加強項目管理當中的技術(shù)工作，提升工作人員的工作意識，就要首先對工作人員展開思想培訓，定期進行思想指導(dǎo)以及思想考核，確保工作人員在工作當中的態(tài)度認真，能夠嚴格的按照相關(guān)的技術(shù)標準來開展各項工作，確保工作的質(zhì)量。另外，在工作當中應(yīng)當加強對于每一個工作環(huán)節(jié)的把控，加強項目管理工作，定期對工作人員的工作進行審核，安排專業(yè)的技術(shù)負責人員對資料的收集、整理、管理等工作進行檢查。同時，應(yīng)當正確的認識到項目管理工作與工程時間之間的聯(lián)系，工程開展的時間越長，工程難度越大，所要整理的文件信息越為復(fù)雜，在工程管理當中應(yīng)當明確各個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，做好細節(jié)監(jiān)督管理，提升工作人員的工作意識。

2）建立健全工作制度。完善的工作制度能夠有效的確保檔案管理的質(zhì)量，建立健全項目管理工作當中的各項規(guī)章制度能夠有效的明確各個崗位當中的工作責任，確立好工作人員的工作范圍，確保工作質(zhì)量。在工作制度當中首先應(yīng)當確保工作人員的工作態(tài)度端正，明確不同崗位當中的人員責任，實行考核與獎勵制度，完善懲罰措施，將人員的考核制度與檔案管理的工作效果進行掛鉤。工作人員應(yīng)當將檔案管理工作與年度工作計劃進行相互融合，建立起長期的工作制度規(guī)劃。在進行制度管理的過程中結(jié)合建筑工程的實際發(fā)展狀況制定切合實際的制度標準，對建筑實地進行工作考察，對現(xiàn)階段的工作制度條款進行審核，與實際配合不到位之處應(yīng)當及時的進行更正，確保工作制度與實際工作狀況能夠相互配合。制度管理可以進行分層次建設(shè)，在工作當中將各個工作環(huán)節(jié)進行同步設(shè)定，首先明確下達工作計劃、分配工作任務(wù)、文件歸檔的具體要求，之后認真的檢查各個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量能夠與工作目標進行相互配合，對于評定的結(jié)果應(yīng)當同步進行驗收，鑒定相關(guān)技術(shù)資料，最后應(yīng)當對項目總結(jié)以及項目文件的材料及時做好歸類，確保工作制度規(guī)范與檔案收集工作的順利開展。

3）做好前期介入管控工作。對于項目資料的管理首先應(yīng)當對項目的源頭進行把控，做好對于前期的介入把控工作。在工程建設(shè)之前應(yīng)當首先將文件材料進行深入的整理，確定好文件收集的范圍以及搜集的各項內(nèi)容，做好項目檔案管理各項要求的制定工作，整理好工程建設(shè)單位的具體交底資料。在實際工作開展的過程當中工作量較大，工作任務(wù)較為繁忙，各項資料的整理較為瑣碎，在整理的過程當中應(yīng)當安排具體的人員進行項目監(jiān)督，避免在工作的過程當中出現(xiàn)應(yīng)付工作的現(xiàn)象。定期對工作的質(zhì)量進行檢查，及時的做好專業(yè)知識的技術(shù)培訓，提升對于工作管理的認識，確保好前期工作當中工作人員的思想意識。檔案管理部門應(yīng)當及早地進行跟蹤管理，做好前期的介入工作，對工作人員進行定期地培訓與技術(shù)指導(dǎo)，對于項目管理過程當中各項資料應(yīng)當定期進行考核與審查

4）明確合同管理工作。在進行檔案管理工作的過程當中應(yīng)當對各項文件資料進行收集整理，將文件當中的相關(guān)資料列入到合同管理的條款當中。首先應(yīng)當對建設(shè)管理工作當中的各項資料進行定期的搜集和整理，將相關(guān)的資料進行完善，補全資料當中的各個條款，完善好項目檔案。對于建筑工程當中的大型的項目共層，所涉及的工作單位、工作文件較多，相關(guān)的文件信息較為復(fù)雜，建設(shè)單位在整理的過程當中的任務(wù)量較大，工作質(zhì)量難以確保。在建筑工程招標合同的建設(shè)當中應(yīng)當及時的對各項信息資料進行注明，明確好建設(shè)環(huán)節(jié)當中的各項規(guī)定，在參與合同建設(shè)的過程當中應(yīng)當及時的規(guī)定項目的開展質(zhì)量和交工的具體時間。在合同擬定時應(yīng)當及時的落實工作的責任制，明確合同雙方的具體責任，與規(guī)定偏離較大的工程項目應(yīng)當及時的督促其進行改正，并及時的落實相關(guān)責任，做到檔案管理與工程的建設(shè)工作同步開展，對整個工作流程展開監(jiān)督管理。在項目達到了具體的標準之后應(yīng)當及時的進行驗收和審查，做好移交手續(xù)的辦理工作。對于合同當中的細節(jié)部分應(yīng)當及時的做好設(shè)計，確定雙方對于細節(jié)部分無異議，以免未來的工作當中發(fā)生爭議。

5）注重多種類信息資料的收集。信息資料整理的基礎(chǔ)是進行多種類的信息資料的收集，一方面應(yīng)當對實地進行信息考察，將紙質(zhì)化的資料檔案進行整理與加工，另一方面應(yīng)當做好對于電子資料的整理與把控，將所有的資料統(tǒng)一進行上交。紙質(zhì)化的信息資料能夠較為詳細的體現(xiàn)數(shù)據(jù)資料，電子化的技術(shù)資料能夠有效的確保現(xiàn)代工程當中的數(shù)據(jù)資料的整理的效率，確保資料信息的保密性與安全性。因此，在工作當中應(yīng)當建立好相關(guān)的技術(shù)平臺，為電子檔案進行信息化的管理，做好數(shù)字管理的基礎(chǔ)性工作。工作人員應(yīng)當注重對于各項電子素材的搜集，通過照片、音視頻等搜集好相關(guān)的技術(shù)資料，在后期的工作當中進行統(tǒng)一把控。

3 結(jié)語

綜上所述，在建筑工程項目進行管理的過程當中應(yīng)當從項目的設(shè)計、施工、竣工等各個方面進行技術(shù)管理，確定好各個環(huán)節(jié)當中信息資料的收集與整理，強化對于工作人員的工作意識培養(yǎng)，強化工作管理過程，明確好工程當中各項規(guī)章制度的制定，利用多方面的手段來做好檔案管理工作，促進我國建筑工程管理質(zhì)量的提升。

參考文獻

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作者簡介

楊義偉（1982-），男，山西大同人，漢族，2013畢業(yè)于中共山西省委黨校經(jīng)濟管理專業(yè)，助理館員，從事現(xiàn)在大同煤礦集團馬道頭煤業(yè)公司檔案科工作。