推動檔案的數字化管理和人才服務工作

王爽

做好檔案數字化管理和人才服務工作，是識別天下英才而用之的重要保障。近年來，我市高度重視人才服務工作，著力健全人才服務體系，加快人才信息平臺和數據庫建設。流動人員的人事檔案電子化建設，能幫助人事檔案管理者，運用先進的信息技術，快速處理復雜的數據，優化管理質量，提高了工作效率，讓人事檔案管理更加規范化、制度化。當前，大數據、數字化成為時代發展的代名詞，信息技術已經被滲透到各行各業的工作管理當中，成為了一種關鍵性的檔案技術。在日常的人事檔案管理中，檔案信息化不僅能夠降低了管理人員的工作量，還能提升檔案管理的工作效率，讓檔案管理工作出現大的變化。然而，機遇和挑戰并存，在數字化檔案管理中仍然存在一些問題。因此，本文針對這些問題，分析后提出發展建議，希望能夠促進數字化人事檔案管理的蓬勃發展。

1 當前人事檔案數學化管理中存在的困境

就目前而言，檔案管理的數字化過程還存在著許多實際問題，下面從以下幾方面進行分析展開。

1.1 人事檔案標準化存在問題

所謂檔案標準化，即是對同類檔案按照統一標準進行整理歸檔，并對其進行執行和修訂的過程。在對人事檔案進行信息數字化的過程中，為保證信息數字化在保管、傳送、利用檔案等方面更加規范有效，需制定相應的標準使檔案的錄入、掃描和歸檔等過程標準化。目前國內的檔案數字化仍需進行優化和改進，其中包括存儲檔案的系統等基礎設施的標準化、檔案信息安全的管理標準化、工作制度的管理標準化等方面。再者，提升標準化檔案管理不僅能夠提升服務質量還能提高效率。

1.2 人事檔案信息安全受到威脅

人事檔案的數字化減輕查找檔案的工作量的同時，也避免了紙質檔案在保存和調閱等過程中的磨損和遺失等問題。在如今的電子化檔案背景下，人事檔案面臨著信息泄漏的安全威脅。檔案的重要信息有可能會被盜用，部分檔案可能會遭受電腦黑客的攻擊，且病毒也能對相關數據造成安全威脅。總而言之，現階段檔案信息的管理和保存仍面臨著嚴峻的挑戰。

1.3 數字化技術落后

之前查閱檔案一般采用原始的手工查看紙質載體的方式，由于每年辦理存檔、查閱檔案的業務量加大，紙質檔案不方便查找。在人事檔案的數字化過程中，為確保該項工作的順利進行，以及效率和質量提升問題。需要在信息更新，還有安全管理、檔案識別掃描等技術方面，做到與時俱進。因此，更新檔案信息化技術，才能滿足檔案數字化工作需求。

2 檔案數字化對人才服務的重大意義

2.1 人事檔案數字化有利于招聘

通過檔案的大數據獲取更廣泛的流動人員數據動態，在人才市場的檔案數據庫里記載著每個流動人員每次工作變動的簡歷信息，比如在哪個行業、哪家公司供職于哪個崗位，通過人工智能深入的數據挖掘，對流動人員數量、結構、分布、流向等開展統計分析，可以幫助企業人力資源管理者快速篩選、匹配到合適候選人，以及快速挖掘新員工、找到員工上崗，還可以完成初步篩選。

2.2 人事檔案電子化有利于人才培訓

人事檔案的電子化，可以讓人才培訓趨于個性化和多樣化。人事檔案電子化技術應用于大數據、互聯網領域，管理者可以通過電子數據對員工進行精準分析，以員工為中心，準確識別出每位員工的學習需求和個人定位，制定更加科學合理的培養計劃，并且可以為不同層級的員工建立不同的勝任模型，使員工的培訓與發展更加貼合實際。

2.3 人事檔案電子化有利于人才測評

在職業測評領域，利用人事檔案電子化技術對流動人員流向、工作行業、崗位、就職時間等開展統計分析，可對績效考核、人才培養和選拔以及分類進行研究，改進以前工作中的缺陷。人事檔案的大數據技術能采集更多更快更準確的信息，從人事檔案電子化數據庫中找到隱藏其中的信息，分析決策，得到更快更好的測評，提升測評的效果。

3 完善人事檔案數字化管理的建議

3.1 認真做好收集、整理、審核工作

在整理中，務必小心翼翼，不要忙中出錯，避免事后核對糾錯。做到認真鑒別，分類準確，編排有序，裱糊平整，目錄清楚，裝訂美觀。二是對所有人事檔案進行檔案信息的甄別核實，對每個人的檔案卷卷核對，仔細比對，發現缺材料的，采取組織配合與個人查找的方式進行逐人登記、逐條補充。對人事檔案中填寫不規范、重復裝訂的材料逐份清理，夯實數字化建設基礎，有效提升每一卷人事檔案材料的規范性、準確性和完整性。三是對人事檔案數字化工作開展情況進行監督檢查，及時解決問題并不斷探索，建立長效的工作機制，試點以后得以推廣，以點帶面，推動檔案數字化管理工作的全面展開。

3.2 建立健全數據庫

一是構建標準化的檔案信息數據庫，運用身份證號碼進行檢索與識別，使既有數據如社保數據等可以直接錄入到數據庫當中。二是完善數據庫的前臺與后臺操作系統，完善前臺對檔案信息的整理與檢索技術;優化后臺的監督、核實、比對功能，提升紙質材料與電子材料校對效率，確保檔案信息的準確和完整。三是引進新進的信息技術，為檔案信息的錄入、檔案的查閱、信息的更新、備份等提供技術支撐。

3.3 優化質量管理體系

若想完善檔案的數字化信息化管理，主要包括前期數據分類處理、中期數據儲存、后期數據更新和使用等。對檔案進行分類：下崗流動人員檔案和學生檔案等。除此之外，不僅要對檔案合理分類，還應該注意軟件、硬件、工作人員和管理制度跟它的匹配。在進行中期數據儲存過程中，應該充分發揮技術的作用，利用照相機、掃描儀以及攝像機等設備，將檔案進行錄入和存儲。在后期數據利用上，不斷提升工作人員的素質水平，確保數據錄入的質量與效率。

3.4 強化檔案信息安全管理質量

在推廣檔案信息化過程中，檔案信息的安全管理便成為了檔案管理工作中最為至關重要的一環。

工作中嚴格執行國家保密規定，重視檔案安全保密工作，健全人防、物防、技防相結合的檔案安全保密防范工作體系;充分運用現代科技手段，不斷提高化解風險、防范事故和應急處置的能力，確保檔案的絕對安全。

一是嚴格把控，將檔案存儲與辦公地點互相分開，配備單獨檔案室和錄入室，在工作區域安裝高清無死角監控設備，嚴禁將碳素筆、手機、攝像及移動儲存設備等帶入工作場所。指定特定的黨員簽訂協議書之后，才能參與檔案錄入工作，嚴防紙質檔案涂改、撤換，信息錄入錯誤，檔案信息泄露等情況的發生。做到交接清楚、登記準確，確保檔案在交接過程中不發生遺失等情況。

二是簽訂保密協議，與數字化建設公司及參與人事檔案數字化建設項目的所有人員簽訂三方保密協議和承諾書，明確各自責任。

三是嚴防數據泄露，檔案數字化項目現場所有數據接口全部封閉，不能搭建無線網絡，統一購買使用國產掃描儀及服務器等設備。首先，管理人員需要對保存檔案的設備和系統進行定期的維護，并將存在安全威脅的系統和軟件進行清理和淘汰。其次，需要專業的計算機技術人員對設備的運行環境進行檢查。

四是加強數字檔案的安全管理，建立數據備份和恢復機制，定期備份數據庫數據，將備份介質存放在檔案庫保險柜內。加強網絡的安全管理，通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問的措施加強訪問控制，加強數據庫管理與維護，確保人事檔案安全。

綜上所述，數字化時代的到來，使得人事檔案管理模式發生了巨大變化。在今后的日常管理過程中，管理人員應該不斷提升自身的信息技術水平，引進先進的存儲技術，確保檔案的信息安全，讓檔案發揮它最大的價值與作用。