高校資金結算的困境與思考

曲曉霞

摘 要：高校發(fā)展日新月異，科研量激增，面對不斷變化的形勢，資金結算面臨新的困境，如何走出這些困境，提高效率、提高服務質(zhì)量亟待解決。

關鍵詞：資金結算 ? 困境 ? 策略

隨著國家對高校發(fā)展的大力支持，高等高校不斷擴招，科研規(guī)模不斷增大，高校資金量大幅度增加，資金結算作為整個財務流程開始和結束的環(huán)節(jié)擔負著重大的責任，面對日益增加的工作量，出現(xiàn)了結算壓力大，傳統(tǒng)結算方式不能滿足新形勢的需要，部分工作流程不夠優(yōu)化，資金安全管理存在隱患等等問題，本文就這些問題進行了梳理并對其相應的解決方法提出了設想。

一、巨大的工作量帶來的結算壓力

以J大為例，2013年前使用現(xiàn)金及網(wǎng)銀支付方式，隨著高校的發(fā)展，科研量的激增，傳統(tǒng)的支付方式已然無法滿足需求，在2012年推行無現(xiàn)金結算，這是結算方式的跨時代改革，即便如此，在快速的發(fā)展中，無現(xiàn)金結算也漸漸難以應對，以J大為例，無現(xiàn)金支付由2013年的日均500筆，短短幾年時間增長的現(xiàn)在的日均1200筆，工作人員由以前的一人輕松應對變成現(xiàn)在的三人疲于應對。J大除了酬金類是批量支付外，其他對公、對私仍采用單筆支付方式，就是說支付1000筆資金，工作人員要進行1000次操作。未來工作量毫無疑問會持續(xù)增加，結算的壓力可想而知，因此優(yōu)化無現(xiàn)金支付方式是最佳的解決途徑，可以將一次單筆支付改為一次多筆支付，當然一次支付過多可能存在一系列風險，可以采取一次同時支付10筆的方式，這樣一天的1000次操作就可以簡化為100次操作，極大的降低勞動強度，同時一次多筆支付筆數(shù)有限制，如果出現(xiàn)問題可以及時查找，控制風險。

二、傳統(tǒng)的支付方式跟不上新形勢的需求

以J大為例，結算部門除了管理基本賬戶、國庫賬戶、黨費賬戶外，還負擔著后勤集團、基金會、校友會的結算工作，而這三個賬戶還采用傳統(tǒng)的網(wǎng)銀結算方式，其流程是一個工作人員手工錄入?yún)R款信息（包括戶名、賬號、開戶銀行、省市、金額），提交給銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)進行審核，銀行審核通過后，第二個工作人員按照憑證的支付信息一一核對，核對無誤后提交批準指令，支付成功。與無現(xiàn)金方式相比，其劣勢顯而易見：⑴效率低下;如果無現(xiàn)金方式下一人一天可以支付1500筆，而網(wǎng)銀方式下兩人一天僅能支付200筆，其效率的高下不可同日而語;⑵流程繁瑣，需銀行和復核人員兩次復核，銀行復核時間的長短由銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的忙碌程度決定，遇到比較忙碌的時間段，等待復核的時間就會增加，浪費時間;⑶易出錯;凡是人工總會有失誤的地方，而無現(xiàn)金卻可以精準的控制;所以克服種種困難將無現(xiàn)金結算在各個賬戶應用起來是有著巨大現(xiàn)實意義的。

三、部分收入確認困難

以J大為例，其收入組成是非常復雜的，包括學費、財政撥款、捐贈、科研收入、其他各種零星收入，如崗培、房租、押金等等， 而每一筆收入都要確認來源，其中科研收入每一筆都要落實到個人或者團隊，其中境外匯入基本戶的人民幣常常因為無法確定收款人而成為一個難題，銀行的保管收款的時間是有限的，如果規(guī)定時間內(nèi)不認領就會退回，從而給老師造成資金損失。盡管結算部門也采取了事先登記的方法但是收效甚微，常常因為需要多方確認領款人浪費寶貴的時間跟人力，可以采取讓對方匯款時備注學院+姓名的方式，這可能只是一個小小的改變卻輕易解決了這個難題。當然如何讓老師按照這個要求來執(zhí)行可能是個問題，以J大為例全校3000多教職工，他們每日有自己繁重的工作，這些細節(jié)的東西，即使財務處給出一個公告，也未必會放在心上，所以可以將要求通過短信平臺直接推送到老師的手機上，這會極大老師提高關注度，從而輕易的解決后續(xù)的問題。

四、公務卡管理難度大

以J大為例，公務卡的新辦、刪除、調(diào)整額度，經(jīng)辦人需先在銀行填寫好表格之后由銀行流轉至財務處，財務工作人員蓋好財務印鑒后將其交給銀行進行辦理，管理的難度在于太過于零碎、隨意化，每一次公務卡業(yè)務的辦理，不光經(jīng)辦人需要跑銀行，財務人員也要在銀行柜臺花時間辦理，而且經(jīng)辦人需求緊急程度也不一樣，所以常常是結算人員上一個業(yè)務剛剛辦理完，下一個又來了，缺乏一個整體的把控，經(jīng)常重復性勞動。針對這個問題可以在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)增加一個公務卡辦理功能，將銀行要求的表格放在上面，經(jīng)辦人如果有需要就填寫，分為普通跟加急兩種模式通過辦公平臺的職能劃分將其直接推送到財務結算辦公人員。結算人員根據(jù)緊急程度分批辦理，既省去了經(jīng)辦人跑銀行的時間，又大大增加了結算人員工作機動性，提高了服務質(zhì)量跟效率。

五、外匯管理

隨著高校與國外業(yè)務的增加以及論文發(fā)表要求的不斷提高，L大的外匯業(yè)務量也在不斷增加，L大外匯業(yè)務的困難在于一方面是日益增加的業(yè)務量，一方面是合作的銀行因為距離限制只能每周固定時間辦理。首先跟公務卡管理一樣可以通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，將外匯相關表格掛在上面讓經(jīng)辦人填寫，然后推送至財務結算人員審核，審核通過后自動推送至校辦部門加蓋電子印鑒，從而實現(xiàn)無紙化辦公縮短辦公流程;另一方面，積極與就近銀行協(xié)商是否能夠開通外匯辦理業(yè)務，不讓距離成為工作的障礙。

六、資金的統(tǒng)籌規(guī)劃跟安排

以L大為例，結算部門每日控制著巨額資金進出，少則幾百萬，多則幾千萬甚至幾億，除了要滿足日常業(yè)務需要，還要有充足的資金發(fā)放教職工工資、養(yǎng)老保險、學生獎學金、繳納稅費等等，比如，每年九月底國庫資金就不能再用于職工工資發(fā)放而是要留有充足的金額，給學生獎學金備用，如果沒有一個對于賬戶余額的實時把握，那么就可能儲備資金不足，后果不堪設想，同樣如果賬戶余額太多，時間太久，就會造成資金閑置，資金浪費，但是對資金的實時監(jiān)控完全依靠人力難免力不從心，以J高校為例可以優(yōu)化無現(xiàn)金系統(tǒng)，增加一個余額提醒功能，每天可以分三個時間段固定彈出余額提醒框，賬戶資金情況一目了然，實時掌控資金余額，明確如何分配規(guī)劃，把控大局。

七、資金、秘鑰及重要憑據(jù)的安全管理

（一）賬戶管理

以J大為例，共有十幾個賬戶，開戶在幾個銀行，每一個賬戶的資金進出、余額、相關憑據(jù)都需要人力去維持，每一個賬目都需要審計、年檢。對于一些不常用的賬戶其實可以撤戶、合并、減少賬戶的數(shù)目，從而減少管理成本和資金風險。

（二）密鑰及重要票據(jù)的保管。

以J大為例，還在使用傳統(tǒng)有鑰匙的保險柜，這種保險柜在材質(zhì)不是堅不可摧，如果有心為之是很容易開啟的，并且如何保存保險柜的鑰匙本身也成為一個問題，這樣的保險柜用來保存支票、印鑒、密碼器等重要物品存在極大安全隱患，在科技如此發(fā)達的今天，選用一款防火、可指紋識別、可手機遠程操控并且?guī)в斜O(jiān)控功能的保險柜可以大大提高貴重物品的安全指數(shù)。

八、結束語

本文以L大為例，對新形勢下資金結算面對的多種困境進行了深入的思考并提出了相關策略，目的在于提出一些新的思路和視角，在面對日益增大的財務工作量，如何解放勞動力，提供更準確更有質(zhì)量的服務做出一些貢獻。

參考文獻：

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