檔案館接收歸檔文件的質量

林菁

摘 要：時代的發展也推動了我國檔案館事業的蓬勃發展，為了進一步確保檔案館文件的質量使各單位形成一個統一的標準，必須制定一個科學有效的管理方針。本文筆者就對檔案館接收歸檔文件的質量進行以下探究，僅供參考。

關鍵詞：檔案館;接收歸檔文件;質量

檔案館事業的穩定發展是社會經濟建設中重要的組成部分，其質量的好與壞會直接影響檔案館整體工作效率和水平。因此，為了能夠使相關機關、團體以及所屬單位形成統一的檔案質量標準，本文就檔案館接收歸檔文件的質量做出一些分析，希望對相關檔案接收人員能夠有所幫助。

1 保持卷宗整體

保持卷宗整體是提升檔案館接收歸檔文件質量的有效方式[1]。首先，檔案在進入檔案館之前必須以全宗為基本單位進行整理，要嚴格按照相關規定分階段進行移交，同時凡是能夠反應相關單位重要職能活動的檔案，或者是具有一定科學歷史研究價值且需要長期保持的檔案，必須對其收集齊全并進一步整理，隨后再按照相關規定及時移交給檔案館進行管理。其次，對于那些已經分散的檔案切不可將一個卷宗進行人為分割，或者是檔案由相關移交單位進行收集整理的也不能人為分割，這樣才能科學合理的保持卷宗整體性。倘若仍然需要對某一卷宗的原件使用，或者是需要對某一檔案進行存檔，應用這些檔案的復制本代替原件，而原件應及時妥善的進行集中化管理，從而確保檔案館卷宗的整體性。

2 分類清除標準統一

要想提升檔案館接收歸檔文件的質量還應科學分類，使檔案館文件管理更加規范化，通常情況下一個全宗案卷應當依照統一的方案進行分類，切不可將案卷資料隨意的進行改動，必須結合相關機關單位、團體以及所屬單位的實際情況，選擇科學合理的分類方式方法對案卷設置類目，而案卷分類的概念也要明確，進一步明確案卷的使用范圍且界限必須要寫清楚，同時案卷的分類級別也要明確清晰，分類的層級盡量不要過多，這樣才能對案卷進行有效準確的分類。此外，還應對移交單位的檔案進行分類，它的分類應當采取“年度-機構-保管期限”方法，或者是“保管期限-機構-年度”的方法進行分類，且不可采取文號、級別等分類方法，從而提升檔案館接收歸檔文件的質量。

3 立卷要求和歸檔文件整理

檔案館的立卷要求是要保持各個文件之間的歷史聯系，這樣能夠方便管理人員使用和保管，可以參照各個文件的構成特點對其進行整理，將文件之間具有相同點或者是密不可分的材料綜合整理在一起，也可以參照文件數目的不同，歷史價值的不同靈活的進行整理，具體操作步驟如下[2]。第一，相同的案卷問題或者是同一會議的文件正文和附件應確保他們之間不可分割的關系，請示和批復、原件和轉發或者是同一個文件不同的稿本，都應保持他們彼此之間不可分割的關聯。第二，對那些影片、照片、錄音帶、錄音帶等其他相關非紙張題材的檔案，應對其進行統一整理、編目，將這些文書檔案分別存放，同時還應在案卷的卷內目錄上注明互見號，進一步便捷后續查找和保持文件之間的聯系。此外，對于電子類案卷也要進行統一立卷，而那些已經分開立卷的文件可以不予重新整理。從而不斷提升檔案館接收歸檔文件的質量。

4 卷內文件排列和編寫頁面

為了提升檔案館接收歸檔文件的質量還應卷內文件排列和編寫頁面。首先，各個文件的排列應當依照一定次序且有條理的管理，盡量保持各個文件之間的內在聯系，能夠使案卷內的文件形成一個有規律的一個有機整體，例如，可以按照重要程度或者是時間進行排列，再者同一個文件的不同稿本也應對其排列應將正本放在最前面，其他的歷次稿件則可以以此進行排列。其次，對于那些有著密不可分關聯的文件應將批復放在最前面，相應的請示應放在后面，而正文應也應放在最前面且附件放置后面，同時案卷的原件也要放在后面而轉發放置前面。此外，案卷的編寫頁面不管是單面還是雙面，或者是折疊頁還是案卷的大小頁又可以作為一頁編號，倘若卷內只有一件印件且已經有頁碼，這是應用鉛筆對其進行編號，將相應的標識表寫在案卷的右上角，而照片或者是圖表則可以標注在空白處，從而不斷提升檔案館內部文件的質量。

5 填寫卷內文件目錄、卷末備考表、案卷封面

卷內文件的目錄填寫應遵循以下幾點。第一目錄要整潔工整且要填寫齊全，文件的標題應簡單明白了能夠反應主旨，倘若標題不能夠確切的反應文件內容，或者是那些根本就沒有標題的文件應根據內容擬寫標題，但是切不可隨意更改或者是簡化文件標題，第二對于沒有年份標識的文件應及時考察清楚，進一步完善檔案館文件的規范性。而卷末備考表的填寫應由整理人簽名和填寫，對于那些較為重要的文件或者是文件的來源應進行考證，已經損壞的文件應及時查明原因，倘若有特殊情況應及時說明卷內的情況。此外，案卷封面的填寫應采取統一的檔案盒，要保持文件的堅韌性防止生蟲，案卷封面的字跡要整潔工整且清晰，同時案卷的標題也要言簡意賅，從而提升檔案館接收歸檔文件質量。

6 案卷的裝盒和文件修復

案卷的裝盒和文件修復應遵循以下幾方面[3]。首先，案卷在裝盒之前應去掉文件上的金屬物，以免破壞文件使其喪失使用價值，對于那些已經破損的文件應及時進行修裱，盡可能的使其恢復原有的樣子能夠發揮作用，還應將不同形式的文件按照年度形式進行歸檔，不同形式的文件盡量不要放在同一個檔案盒里，這樣才能確保檔案館文件的質量，使其能夠充分發揮作用和價值，其次，保管期限不同的案卷應分開放置檔案盒內，切不可將保管期限的歸檔文件放置在同一個檔案盒內，以免對檔案館造成不必要的負面影響，同時不同機構的歸檔文件也要分開放置在檔案盒內，從而提升歸檔文件的整體質量[4]。

7 案卷的鑒定劃分、保管期限以及編寫全宗介紹

檔案館接收歸檔文件在進館之前必須經過鑒定，要確保文件的歷史價值和是否具有永久保存的價值，這是提升檔案館接收歸檔文件質量的重要環節，倘若文件在進館之前沒有對其價值進行鑒定，會影響檔案館整體工作效率和質量，所以必須在文件進館前進行鑒定、劃分以及保管期限。同時編寫全宗內容應包括立檔單位成立的時間，也要包括立檔的原因和撤銷時間，相關文件的義務、性質以及隸屬關系，還應包括文件的數量、真實性、完整情況，不同檔案的分類原則、整理情況和鑒定情況也要核實，這些環節都是影響檔案館接收歸檔文件質量的關鍵因素[5]。此外，還應包括檔案文件是否存在損壞、紙張發霉變質等問題，倘若出現以上情況或者是字跡模糊應及時處理，以免影響后續文件資料的使用，從而不斷提升檔案館接收歸檔文件的質量。

8 結語

綜上所述，檔案館接收歸檔文件質量的好與壞直接關乎檔案館工作水平，在市場競爭趨勢日益增長的當下要想站穩腳步，必須重視接收歸檔文件的質量，是提升各級機關、團體以及所屬單位科學有效管理的關鍵，也是提升檔案館整體管理水平的重要環節，從而促進我國檔案館事業蓬勃穩定發展。

參考文獻

[1]王勤.規范檔案整理 促進檔案移交——解讀《中央檔案館文件級檔案接收質量檢查辦法》[J].中國檔案，2016（12）：29.

[2]邱揚凡. 綜合檔案館接收微博信息研究[D].南京大學，2016.

[3]曾慶偉，燕祥君.要確保縣級檔案館接收歸檔文件的質量[J].黑龍江檔案，2005（04）：50.

[4]谷海力.高度重視檔案安全? 切實提升檔案功能? 劉煥鑫到遼寧省檔案館電子檔案備份中心調研[J].蘭臺世界，2019（06）：161.

[5]黃蘭.國外數字檔案資源整合對我國的啟示——以加利福尼亞州檔案館在線項目為例[J].機電兵船檔案，2019（03）：96-98.