淺談大數據背景下電子檔案信息管理存在的問題及對策

高衛清　申文宏

摘 要：隨著科學技術的飛速發展，信息流通越來越快速，信息量也越來越大，這使得檔案管理部門工作量也不斷增加。在大數據時代的背景下，傳統的紙質檔案管理已經不能滿足人們對檔案管理的要求了，因此，電子檔案信息管理勢在必行，然而在實際的應用中，電子檔案信息管理還是存在許多不足的，本文就這種情況進行簡要分析并提出對策。

關鍵詞：大數據 電子檔案信息管理 存在的問題 對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

當前的社會處在一個大數據時代，各行各業都在積極的迎接挑戰和機遇，構建信息化平臺。電子檔案信息管理有利于提升檔案管理工作的效率和質量，然而實際管理工作中，由于各種原因，檔案管理工作仍存在不少問題，找出并解決這些問題，才能更好的推進電子檔案信息管理工作的高效進行。

一、電子檔案信息管理的重要性

傳統檔案管理工作大都采用紙質形式對檔案進行保存，這使得檔案管理工作量很大，又不利于保管。火災、受潮和蟲害都會對紙質檔案造成破壞，為了確保檔案能正常使用，這就需要有專人負責管理和保存，增加了人力和財力的負擔。另外，傳統紙質檔案在使用上不夠方便，查閱難度大。電子檔案信息的出現，不僅可以解決檔案資料存放的問題，提升檔案的安全性，還能方便人們進行檢索、查閱資料、提升檔案的利用率，突出檔案資料的作用[1]。因此，在大數據背景下做好電子檔案信息管理具有重要意義。

二、電子檔案信息管理存在的問題

1.檔案管理意識不強，缺乏服務意識

很多情況下，人們并不重視檔案管理工作，在一定程度上影響了電子檔案信息的有效發展，導致文件丟失率偏高，檔案資料得不到合理利用。特別是在大數據背景下，電子檔案信息繁多紛雜，這些信息都是要經過技術化處理再保存的，如果檔案管理意識薄弱，不僅影響管理效率還會造成資源的浪費，影響檔案管理工作的開展。當前許多檔案管理部門的服務意識薄弱，都是被動的服務，沒有積極主動的服務客戶，客戶不問絕不會多說一句話，這也是制約電子檔案信息有效發展的重要原因之一。

2.檔案管理軟件不能通用

雖然目前電子檔案信息管理有了很大的進步，但新型的檔案管理軟件還是存在著一些問題，影響了檔案管理工作效率和質量的提升。比如檔案管理軟件之間不能通用，電腦型號不一樣，軟件就不能兼容，直接影響了檔案資源的貢獻，給電子檔案信息管理工作的有序開展造成不利影響。

3.缺乏統一的標準規范電子檔案信息管理

標準化的管理有利于保證檔案信息庫中的信息真實性，有利于提升檔案信息管理的安全性。然而目前的檔案管理中，由于各種原因，如工作領域、部門和機構間的工作差異等，檔案管理部門缺乏統一的標準對檔案進行編制，影響信息庫的真實性，從而造成電子檔案信息管理工作的開展緩慢[2]。

4.電子檔案信息存在安全隱患

為了方便員工操作，電子檔案管理系統一般都是采用驗證登錄名和密碼雙重保護，這種方法萬一密碼泄露，被心懷不軌的人登入系統，對檔案資料進行惡意的篡改、偽造，直接威脅到檔案資料使用的安全性。另外，電子檔案信息具有結構復雜、儲存信息多樣的特點，如果電腦系統崩潰或者病毒入侵，會造成無法挽回的損失。

5.相關法律法規不完善

當前有關檔案管理工作的法律法規大都是針對傳統的檔案管理模式，大數據背景下要求法律法規要跟上時代發展的腳步，定期頒布與電子檔案信息管理相關的法律法規，為促進電子檔案信息工作的發展提供法律依據。

二、促進電子檔案信息管理工作發展的對策

1.轉變管理理念，提升服務意識

電子檔案信息管理要想進行的順利、進行的徹底，首先要轉變管理理念。把傳統的管理理念和互聯網思維結合起來，優化管理手段，提升服務意識，重視對檔案的管理，提高管理效率，使檔案信息更加真實，更加全面。改變被動服務的狀態，檔案管理員通過整理收集，在不違反保密性的前提下，把檔案資料整理成各類報告進行公示，方便大家進行查閱，提高檔案資料的利用率。

2.加強信息化建設，實現檔案軟件通用

電子檔案信息管理的目的是為了檔案資源的共享，加強信息化建設，有利于實現檔案軟件的通用，最大限度的發揮檔案資源的作用。因此，檔案館管理部門要注重對先進信息技術的引進，創新檔案管理模式，實現自動化處理，提高檔案的檢索、利用。例如可以利用計算機技術對管理軟件進行編程，實現軟件的兼容。通過互聯網傳輸檔案資料，可以不受時間、空間的進行共享，還能避免檔案資料不易保存的問題。

3.統一規范電子檔案信息管理標準

建立健全的管理體系，形成統一性原則的電子檔案信息化管理標準，對電子檔案信息管理具有重要的意義。隨著社會的發展，對檔案的管理手段和管理水平也在不斷的進步，建立統一的檔案信息管理標準，有利于系統軟件之間的通用，有利于實現檔案管理的標準化，從而提高檔案信息管理效率和質量。

4.有效提高電子檔案信息管理的安全性

檔案資源是信息資源中重要的一環，為我國的政治建設和社會經濟建設提供信息基礎，發揮著重要的作用。因此，在電子檔案信息管理過程中，要提高檔案管理的保密性和安全性，建立完善的安全保障機制。首先，要強化網絡安全意識，提高警惕，主動采取有效的措施預防不法分子的入侵。其次，管理部門要加強對電子檔案的信息管理，密切監控計算機網絡安全，經常進行殺毒，隔離計算機的內網和外圍，確保檔案信息的安全[3]。

5.建立完善的法律法規

我國是法制國家，建立完善的法律法規，能為電子檔案信息管理提供堅實的保障，做到有法可依，有章可循，為電子檔案信息的未來發展做出貢獻。同時要加強對檔案管理隊伍的建設，定期進行交流培訓，提高他們的業務素質，從而更好的為讀者服務，為數據庫的安全運營出一份力。

結語

在大數據背景下，加強電子檔案信息管理工作的建設，對可持續發展有著重要的作用。要跟隨時代的腳步，抓住機遇，通過對檔案管理設備的更新、人員的培訓，在保證檔案安全的前提下，解決面臨的問題，推動電子檔案信息管理工作的開展，從而充分發揮檔案資料的實際作用。

參考文獻

[1]嚴卉.加強電子檔案信息安全管理工作[J].信息通信，2019（01）：184-185.

[2]劉曉慧.電子檔案信息安全管理和技術措施分析[J].東方企業文化，2018（S2）：94.

[3]陳思寧.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科技經濟導刊，2018，26（17）：233