新技術在事業單位人事檔案管理中的應用研究

任麗琴

摘 要：檔案管理是當前企事業單位以及各種組織機構運轉的中樞核心，檔案管理作為事業單位的信息管理中心、信息處理中心以及信息交流中心，有著不可忽視的重要作用。隨著科技的不斷發展，電子信息技術以及互聯網的普及，信息的收集處理更加的多元化，信息的來源和產生更加多變。相較于傳統的人事檔案的收集與歸檔，新時代的事業單位檔案管理工作，需要面臨更多的挑戰。為了確保事業單位各部門工作效率和質量，人事檔案的收集與歸檔工作需要我們從各個新切入點入手，加強人事檔案的收集與歸檔工作的效率。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;應用

如今，社會主義市場環境已經逐漸穩定。在市場經濟環境下，競爭是發展的推動因素。事業單位與一般的市場主體不同，它是指由政府利用國有資產設立的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。事業單位接受政府領導，是表現形式為組織或機構的法人實體。所以事業單位具有一定的社會公益性和國家性的基本特征。在市場經濟環境下，事業單位也受到來自行業內外的競爭。事業單位的發展以及其職能的實現，都要求事業單位做好內部管理工作，提高核心能力和核心競爭力。事業單位人事檔案管理是事業單位管理工作的重要組成部分，是事業單位對人才信息管理以及人才管理的重要途徑，在以人為核心的發展理念中，做好事業單位人事檔案管理工作，具有重要的意義。以計算機技術為基礎的現代新技術，內容豐富，具有較強的適應性，廣泛應用于各行各業，更成為行業發展的重要基礎。可以說，在現代社會環境中，新技術已然成為行業發展和競爭的關鍵因素，在事業單位人事檔案管理工作中，新技術的應用也成為基本趨勢。具體而言，新技術在事業單位人事檔案管理中的應用價值有哪些，當前新技術在事業單位人事檔案管理中的應用現狀是怎樣的，在事業單位人事檔案管理中，又該如何更好地應用新技術，是本文研究的主要內容。

1 事業單位檔案工作概述

檔案工作對事業單位的管理決策、各部門日常工作開展以及員工個人都有非常重要的意義，依據相關法規和管理制度歸集整理和存儲的檔案資料，完整的記錄和見證著關于單位或個人的發展與成長歷程。首先，檔案資料中關于事業單位參與過的所有重大活動和相關決策執行過程的詳實信息，從中可以查詢到對目前的管理工作有應用價值的資料，對事業單位在新時期的管理運行中做出科學的決策非常重要。其次，事業單位各部門日常工作中形成的重要文件也都會依據相關規定存檔，而對于這些包括重要工作部署文件、合同等的檔案資料，現有的工作人員會基于工作需要進行查詢[1]。最后，在事業單位的檔案中還包括涉及到所有相關員工的個人信息，而這部分檔案對個人而言具有重大影響，在辦理很多個人事務時都需要用到這些信息。因此，檔案工作需要一方面按照標準流程和規制要求做好建檔歸檔工作，另一方面面向各方面的需求提供有應用價值的檔案信息服務。

2 當前事業單位人事檔案管理工作的現狀

2.1 事業單位人事檔案管理工作缺乏信息化管理

隨著科技的不斷進步，電子信息技術以及互聯網的大量普及，越來越多的行業開始與信息技術相互結合。在目前的檔案管理領域，很多的事業單位在信息化上還才剛剛起步，大部分還是以紙質檔案為主，電子檔案很多時候并不完全和充分。信息化技術給人事檔案管理工作帶來了極大的便利，但是如果不能正確的運用反而會給檔案管理的相關工作帶來不必要的麻煩。

2.2 現有服務和管理方式缺少人性化元素

人性化管理理念之所以能夠從企業管理引申到其它領域，根本原因在于其精準的把握了人這一管理中最關鍵的要素[2]。無論是企業、事業還是其它組織機構，只要涉及到管理便離不開人的元素，只要準確掌握人性化管理的精髓，便能在所有性質的組織機構管理中形成更加和諧、高效和充滿創造力的氛圍，讓所有牽涉其中的人都能展示自己最優秀的一面。而現有的事業單位檔案管理無論是服務還是內部事務管理都缺乏人性化元素，體現為員工感受不到工作的價值和意義，而用戶在尋求幫助時得不到良好的體驗。

3 事業單位人事檔案管理工作的相關措施與辦法

3.1 將電子信息技術與事業單位人事檔案管理工作相結合

當前社會是信息化的社會，電子信息技術發展十分的迅速，人們成產生活的各個方面都離不開電子信息技術的支持，電子信息技術因其強大的便捷性為人們的生產生活帶來了極大的便利與革新。現代電子信息技術的獨特性質可以高效地完成信息的傳輸、處理與存儲工作，將當代的電子信息技術與事業單位人事檔案管理工作相互結合，可以科學有效地提升事業單位人事檔案管理工作的效率。在實際運用中，我們可以積極建立屬于事業單位獨立的人事檔案收集與歸檔的網絡平臺，將事業單位人事檔案管理工作在網絡上進行，提升數據傳輸的速度，加強事業單位人事檔案管理的效率。

3.2 提高新技術在事業單位人事檔案管理中的應用專業性

提高新技術在事業單位人事檔案管理工作中應用的專業性，就是要充分分析新技術的具體特征，并結合事業單位人事檔案管理工作的實際情況，把新技術的優點用于開展和規范事業單位人事檔案管理工作。比如，現代信息存儲技術，其優勢就在于大數據存儲和分析，該技術可以應用于人事檔案管理工作中的電子信息存儲方面。總之，不同的技術，有不同的特征優勢，要注重對技術的分析，這樣才能實現事業單位人事檔案管理工作對新技術的應用專業性。

3.3 以人性化管理提高檔案工作質量和效率

人性化管理理念下構建的管理體系能夠讓內部工作人員基于共同目標和價值觀形成創新的動力。在實現自我價值和團體戰略目標的感召下，自覺的專注于提升個人業務素養[3]，從而讓企事業單位等組織機構的運轉更加高效，產出的產品和服務也被賦予了更高的價值。因此，首先要重構事業單位的檔案管理工作體制，基于人性化管理理念為員工創造更好的工作條件，運用完善的激勵與考核制度促進其提升檔案管理能力，并且為其提供交流學習和接受專業化培訓的機會，提升檔案管理的工作質量。其次，打造充滿人性化元素的工作和服務環境，從而讓內部員工與前來尋求幫助的用戶在良好的氛圍下進行溝通互動，提升事業單位檔案管理服務的品質。

3.4 對檔案工作進行技術創新

通常人們很難把檔案與信息聯系到一起，但檔案管理的實質就是對信息的采集和管理，其工作流程與現代計算機應用技術中構建數據庫的原理極其近似，都是對信息的收集、識別評價以及歸集存儲，以便使其在不同領域的生產與創新活動中體現價值，因此現代科技在檔案工作中大有可為。所以，應利用這些技術構建信息化的檔案管理平臺，從而能夠基于互聯網為單位內外所有相關人員提供服務，提升用戶體驗并體現出人性化的理念[4]。

4 結語

綜上所述，人事檔案管理在當前事業單位中有著不可忽視的重要作用，我們在實際的運用過程中，要充分重視人事檔案管理的相關工作，規范相應的檔案管理標準和流程，使人事檔案管理在事業單位中發揮相應的作用。

參考文獻

[1]王鶴鳴.新技術在事業單位人事檔案管理工作中的應用有關問題探討[J].黑龍江史志，2016（11）.

[2]李向偉.事業單位人事檔案管理工作有關問題探討[J].東方企業文化，2016（23）.

[3]姜慶紅.淺析事業單位檔案工作中的人性化管理方法[J].人才資源開發，2018，387（24）：21-22.

[4]佚名.事業單位檔案工作中的人性化管理方法淺談[J].才智，2018（26）：218.