事業單位檔案管理存在的問題與對策分析

張平

摘 要：隨著我國各項國家管理制度的不斷完善，人事單位對于檔案的管理也逐漸正規化。檔案是員工進行職稱評定、晉升審核的主要參照之一，對于員工日后的工作有著很大的影響。由于工作需要，檔案在管理過程中經常需要調用或者借調，在這一過程之中容易出現檔案的遺失或者損壞。現階段國家事業單位正處于優化階段，因此人員流動與檔案的轉接較頻繁。這就使得檔案管理之中的諸多缺陷逐漸的被體現，其給人事管理帶來了一定的困擾。本文主要分析了現階段我國事業單位檔案管理之中存在的諸多缺陷，并在此基礎上提出了相應的解決措施，以期能夠為我國事業單位的人事檔案管理提供有效的參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化措施

隨著我國國民經濟的迅猛發展，在社會各個方面也在不斷的謀求轉型升級，各項事業也有了長足的進步，同時，在信息化、科學化技術的推進下，人們也越來越著重關注人事檔案管理工作，特別是針對事業單位來說，人事檔案管理是其基礎性的工作，切實有效的做好該項工作，能夠使其人事管理效率和各項管理工作取得更大的發展。隨著科學技術的迅猛發展以及社會的發展程度越來越高，事業單位的人事檔案管理工作更要充分體現出科學性、規范性特征，針對實際管理工作中的相關問題進行有效探究，并據此提出相對應的更科學合理的解決策略，使事業單位的管理效率得到質的提升。結合這樣的情況，下文著重針對事業單位人事檔案管理工作進行相關思考。

1 事業單位人事檔案管理過程中存在的主要問題

1.1 事業單位人事檔案管理信息化建設亟待提速

部分事業單位雖然配備了計算機進行人事檔案的管理，但是由于缺乏現代信息科技知識，對計算機人事檔案管理系統并沒有完全掌握，致使系統管理只是停留在簡單地對事業單位職工信息進行記錄、統計，并沒有對職工的生活、工作、學習、績效等大量的相關信息進行整合，使人事檔案的信息化程度大打折扣。還有一部分事業單位由于投入人事檔案信息化的經費不足、領導不重視等，嚴重影響了事業單位人事檔案的信息化建設。

1.2 管理模式過于單一

檔案管理模式是在管理制度下形成的一種流程，通過這些流程能夠實現對于檔案的接收、更新、外發。現階段大部分事業單位依然延續著以往手工記錄的模式，這種模式限制了檔案管理的靈活性與安全性。此外，目前的檔案管理需要記錄的種類與內容繁多，手工操作不但容易出現失誤，還會對記錄內容的總量有一定的影響，降低檔案管理的真實性。由于這種檔案管理模式存在同步性差，保管部門單一、缺乏監管等問題，導致了一些重要內容能夠被篡改，尤其是一些與員工的晉升、工齡、學歷等有關的信息。一旦出現這種情況，會給人事管理工作帶來嚴重的阻礙，有些甚至導致了非常惡劣的影響。

1.3 事業單位人事檔案管理缺乏標準化、規范化、制度化

事業單位人事檔案在收集整理保管利用方面缺乏標準化規范化制度化的管理，致使人事檔案資料缺乏完整性、準確性和真實性。事業單位人事檔案需要真實反映職工的基本信息，但是在實際工作中卻存在著一定的信息不準確和虛假現象。近年來，國家已要求人事檔案紙質材料必須選擇A4規格的辦公用紙，而且檔案裝訂也要按照組織部門的統一標準使用新型A4的檔案盒。

2 事業單位人事檔案創新管理的建議

2.1 改善檔案管理環境，實現規范化

首先，提高人事檔案人員的技術水平。要保證檔案工作人員的配備，組織檔案管理人員參加專業化培訓。其次，硬件環境和軟件設施的改善。例如，各單位需要設置專門的人事檔案辦公室、保管室等，同時要統一配置人事檔案管理專用電腦、保密設備等軟件設施，便于工作的開展。最后，加強檔案管理智能化和信息化。在檔案管理工作中，要將傳統管理與互聯網信息化管理相結合，打造智能管理模式。例如，借助計算機做好電子檔案的登記、保存、查詢等工作。需要注意的是，在利用計算機等電子設備的同時，也要及時學習和掌握相關網絡安全知識，加強檔案管理的安全性和保密性，通過智能管理模式，既可以提高檔案管理工作的安全性和完整性，又能夠有效提高檔案管理工作效率。

2.2 改變傳統觀念，高度重視檔案管理重要性

管理的嚴格程度是自上而下的，因此事業單位領導對于檔案管理的態度直接決定了檔案管理工作的優劣。想要真正做好檔案管理工作，有關領導需要轉變自己的觀念，充分認識到檔案管理工作對于事業單位人員管理的重要性。不但要將其納入正常的工作之中，還應該將其與績效進行結合，對檔案管理人員以及涉及的檔案所有人進行震懾，使其能夠認真的對待檔案管理工作。與此同時，還應該加大對檔案管理的投入力度，不斷引進更好檔案管理設施，確保檔案管理的高效性。有關領導應該定期的進行檢查，考察員工是否認真對待檔案管理工作，避免出現檔案管理工作疏忽、敷衍的情況，還需要做好員工的思想工作，使其能夠認真的配合檔案管理工作。

2.3 配備專業檔案管理人員

一是配備專業的檔案管理人員。人事檔案的分門別類、信息化錄入、更新等工作，需要耗費大量的時間和精力，才能做到細致、規范化和專業化，同時也是一項延續性工作，因此必須配備專業的檔案管理人員。二是提升檔案人員的素質。人事檔案管理人員的素質將直接影響到人事檔案的開發利用，因此提高檔案管理人員的專業素質非常必要。通過“請進來，走出去”的方式，加強交流培訓，通過培訓提升其業務能力和綜合素質，為工作順利推進提供有力保障。

2.4 針對人事檔案管理制度進行不斷完善和優化

人事檔案管理工作所涉及的內容十分繁雜，為管理人員的工作帶來了很大的難度，所以要注重檔案管理規章制度的建立健全。首先，要結合實際情況確立相應的管理制度，使管理者能夠對人事檔案進行更有針對性的管理，對信息檔案進行收集、整理、移交、利用等通過操作更有章可循，有條不紊。其次，對相關制度進行進一步健全和完善，同時，定期或不定期的對檔案管理者進行考核，針對其業務能力和職業素養進行綜合性的檢驗和考核。最后，貫徹落實獎懲責任制度，不定期的對管理工作者的實際工作進行嚴格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等，對工作失誤者給予責任追究處理。

2.5 完善人事檔案全文數據庫建設

推進人事檔案管理工作信息化進程，紙質檔案的數字化，利用微機、掃描儀等現代設備和現代技術，將不易保存的紙質檔案轉變為PDF文件、電子照片等形式，再用微機進行全面整理，按照相關分類進行保存，完善相關信息，利用微機中的“關鍵字、年份或分類”檢索、查詢等功能，實現查詢檔案的智能化。通過人事檔案數據庫的建設，實現人事檔案紙質化和數據化同儲存、同管理、同利用。

3 結語

總而言之，通過上面的分析，我們能夠看出，國家在各項事業的發展過程中，對于事業單位人事檔案管理工作提出更高的要求和標準，而人事檔案管理工作的完成程度，能夠更有效的體現出事業單位人才隊伍建設情況，對提升整體的人員素質有著積極作用。事業單位在人事檔案管理工作的推進過程中，盡管面臨一系列的問題，但經過相關人員的有效處理，并提出更科學合理的對策建議，一定能夠使人事檔案管理工作實現良性發展，為社會和人民作出應有的貢獻。

參考文獻

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