藝術(shù)院校實踐教學(xué)檔案工作探析

馮承曦

摘 要：藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理跟別的院校情況不太一樣，它的管理要根據(jù)自身特點(diǎn)并參考其他院校管理，制定一套符合藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理。在學(xué)校教學(xué)檔案是非常重要的，它是老師們經(jīng)過教學(xué)或者教學(xué)前書寫的文字、圖表、聲像等不同形式的原始資料，具有考察和存留價值。本文探討了藝術(shù)院校實踐教學(xué)檔案的特點(diǎn)，并對怎樣構(gòu)建好的體系提出了一些建議和設(shè)想。

關(guān)鍵詞：藝術(shù)檔案;管理;學(xué)校

2002年頒發(fā)了《藝術(shù)檔案管理辦法》，把藝術(shù)檔案認(rèn)定為是在藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教育、交流以及社會文化等活動中所形成的，它對國家、院校、個人都具有極高的收藏和參考價值。

1 藝術(shù)教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

藝術(shù)院校的檔案與其他院校檔案管理有區(qū)別，具有自己獨(dú)特的方面，主要區(qū)別有以下幾點(diǎn)。

1.1 藝術(shù)教學(xué)檔案的實時性

藝術(shù)檔案的產(chǎn)生不具有特定性，沒有特定的時間、地點(diǎn)，所以就造成信息錄入的困難，一旦錯過了，就很難再去補(bǔ)上，這就是區(qū)別于一般院校檔案的一點(diǎn)。普通院校檔案不用在產(chǎn)生時立刻錄入，而是會找取一個不定的時間點(diǎn)統(tǒng)一存檔，藝術(shù)教學(xué)檔案如若沒有在現(xiàn)場及時錄入，事后彌補(bǔ)很難。

1.2 藝術(shù)教學(xué)檔案的表現(xiàn)具有多樣性

《教育檔案管理方法》此法中對高校檔案進(jìn)行了初步的分類，主要指高校在招生、科研、管理、教學(xué)等活動，直接影響對學(xué)生、學(xué)校和國家有參考價值 和保留價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式。藝術(shù)檔案較于普通檔案來說更側(cè)重于藝術(shù)的特性，表現(xiàn)形式，它的記錄大多數(shù)是圖片如攝影作品;聲音影像如演唱會;實物比如雕塑。

1.3 藝術(shù)教學(xué)檔案的保管方式復(fù)雜性

不同類型的藝術(shù)檔案保管方式不同，每個類型都有它特有的保管方式。雕塑類、油畫類，換而言之就是美術(shù)類它的保管方式是實物方式保存;音樂類、戲劇類要以聲像檔案來儲存。

2 藝術(shù)檔案的管理問題分析

藝術(shù)類中等院校管理檔案一般有以下問題：

2.1 檔案管理人員的藝術(shù)專業(yè)素質(zhì)有待提高

學(xué)校各個單位的檔案人員大多數(shù)是兼職檔案管理人員，可能會有著多種身份。因此，對檔案專業(yè)以至于藝術(shù)檔案的了解不夠深，理解的也不夠透徹，更不會以十分的精力來對待這件事情。雖然頂著這個職位，也負(fù)責(zé)接收和保管，但是相比于專業(yè)人員還是有較大的差距。學(xué)校的檔案管理工作人員應(yīng)該具有一定的專業(yè)素養(yǎng)，要定期給工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們的技能提升。

2.2 藝術(shù)檔案管理與利用率比普通檔案都低

由于在檔案管理崗位兼職人員的檔案管理水平高低不一，所以對于學(xué)校產(chǎn)生的藝術(shù)類檔案的管理也很不到位，很多藝術(shù)檔案都無法完整的保存下來，當(dāng)然這只是檔案無法好好保存的一個原因，而另外一個原因就是沒有清楚地認(rèn)識到藝術(shù)檔案的所屬問題，藝術(shù)檔常常被人認(rèn)為是個人檔案，認(rèn)為不應(yīng)該由學(xué)校來進(jìn)行保管，這種想法導(dǎo)致的收集率低自然會導(dǎo)致利用率降低，利用率低就無法高效的給他人帶來服務(wù)，這樣就影響了收集率，這樣反復(fù)循環(huán)，不斷地惡化下去。

2.3 藝術(shù)檔案保管混亂

藝術(shù)檔案保管混亂主要是有兩方面，一是由于藝術(shù)檔案的表現(xiàn)形式和載體，這種多元化造成保管起來非常不便，比如尺寸不一造成實物柜無法完全容納，一些大尺寸的藝術(shù)品就只能堆在庫房。而另一個原因就是，學(xué)校對于藝術(shù)檔案不重視，對藝術(shù)作品缺乏有效的管理體系，工作人員對于藝術(shù)檔案的收藏和保管也沒有足夠的重視，導(dǎo)致管理的措施無法達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。

3 藝術(shù)檔案管理措施

檔案管理工作在遵循普通學(xué)校檔案管理體制的基礎(chǔ)上，如何兼顧藝術(shù)檔案的管理對于藝術(shù)類院校來說是一個難以解決且十分重要的問題。下面從收集、規(guī)范和保管三方面提出幾點(diǎn)解決方案。

3.1 著重實時性收集

藝術(shù)檔案的收集應(yīng)該成為藝術(shù)院校檔案工作人員的主要工作。一般情況下，不同類別的專業(yè)檔案在固定時間、固定地點(diǎn)的收集是現(xiàn)在大多數(shù)藝術(shù)院校收集檔案的主要方法。由于許多藝術(shù)院校的檔案都是由部門專門立案的，所以關(guān)于檔案的收集、管理，檔案管理工作人員大大減少了參與感。藝術(shù)檔案屬于院校檔案中尤為重要的檔案類別，更是國家尤為重要的檔案資源。

藝術(shù)檔案的實時性與普通檔案的不同，收集藝術(shù)檔案的時候不可以用“要、等、靠”的方式，因為藝術(shù)檔案不能集中收集，應(yīng)完善一套收集體系。對于藝術(shù)類院校來說，藝術(shù)教學(xué)與藝術(shù)創(chuàng)作、美術(shù)創(chuàng)作、音樂創(chuàng)作、戲劇表演等藝術(shù)檔案的產(chǎn)生極為復(fù)雜多樣，所以必須注重檔案的產(chǎn)生線索。

3.2 有條理的規(guī)范藝術(shù)檔案歸檔范圍

藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案歸檔范圍與一般的專業(yè)檔案存在很大的差異性，根據(jù)其他的藝術(shù)院校對藝術(shù)檔案的收集需求，其收集歸檔范圍主要包括：各種藝術(shù)節(jié)的材料;各種演出的材料;演出時的錄音帶、錄像帶，對于藝術(shù)的總結(jié)、宣傳資料、職員資料、中外重大藝術(shù)活動的文件資料、藝術(shù)教育教材、學(xué)生作品、藝術(shù)研究及其他研究的材料等等。

3.3 注意保管的類別性和聯(lián)系性

藝術(shù)檔案表現(xiàn)形式的不同決定了保管方式的不同。比如，舞蹈類、戲劇類、音樂類檔案多數(shù)采用聲像的保存形式，而設(shè)計和美術(shù)類檔案多數(shù)采用實物保存的形式，由此看來，每一件藝術(shù)檔案不僅僅是單一的檔案本身，也許還需要保存其附屬檔案。例如，一場演唱會，不但要有演出的音像資料，還要有演唱會的宣傳材料，如海報;也應(yīng)有演唱會的制作過程，如節(jié)目單、演出人員名單等等。所以對這場演唱會來說，產(chǎn)生了三類檔案，即聲像類、實物類和文字類，這又提高了檔案的管理要求。聲像類要做好防礠工作，實物類與文字類檔案的保管方式和放置位置不同，需要通過“互見卡”等方式，將同一事件不同類型的檔案關(guān)聯(lián)起來，從而保證檔案保管具有完整性。

隨著信息時代在人們生活中占領(lǐng)導(dǎo)地位，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為生活中不可或缺的一部分，電子檔案單套制的推進(jìn)更給傳統(tǒng)的檔案保存管理方式帶來極大的影響和挑戰(zhàn)，藝術(shù)檔案想要長期保存而不受破壞，也應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，建立數(shù)字化思維。藝術(shù)檔案數(shù)字化對實現(xiàn)檔案資源共享，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢，延長檔案使用時間起著重要作用。

4 總結(jié)

由于藝術(shù)檔案區(qū)別于其他普通檔案，所以在管理藝術(shù)檔案時，就要利用科學(xué)合理的方法。對于藝術(shù)檔案需要我們更加認(rèn)真和仔細(xì)的對待，他不光代表著創(chuàng)作者的創(chuàng)作價值，還有著很大的藝術(shù)價值。只有科學(xué)有效的管理方法才能夠讓藝術(shù)檔案完好的保存下來。

參考文獻(xiàn)

[1]劉星.藝術(shù)院校實踐教學(xué)檔案工作探析[J].中國檔案，2018（10）：44-45.