藝術院校實踐教學檔案工作探析

馮承曦

摘 要：藝術院校的藝術檔案管理跟別的院校情況不太一樣，它的管理要根據自身特點并參考其他院校管理，制定一套符合藝術院校的藝術檔案管理。在學校教學檔案是非常重要的，它是老師們經過教學或者教學前書寫的文字、圖表、聲像等不同形式的原始資料，具有考察和存留價值。本文探討了藝術院校實踐教學檔案的特點，并對怎樣構建好的體系提出了一些建議和設想。

關鍵詞：藝術檔案;管理;學校

2002年頒發了《藝術檔案管理辦法》，把藝術檔案認定為是在藝術創作、研究、教育、交流以及社會文化等活動中所形成的，它對國家、院校、個人都具有極高的收藏和參考價值。

1 藝術教學檔案管理的特點

藝術院校的檔案與其他院校檔案管理有區別，具有自己獨特的方面，主要區別有以下幾點。

1.1 藝術教學檔案的實時性

藝術檔案的產生不具有特定性，沒有特定的時間、地點，所以就造成信息錄入的困難，一旦錯過了，就很難再去補上，這就是區別于一般院校檔案的一點。普通院校檔案不用在產生時立刻錄入，而是會找取一個不定的時間點統一存檔，藝術教學檔案如若沒有在現場及時錄入，事后彌補很難。

1.2 藝術教學檔案的表現具有多樣性

《教育檔案管理方法》此法中對高校檔案進行了初步的分類，主要指高校在招生、科研、管理、教學等活動，直接影響對學生、學校和國家有參考價值 和保留價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式。藝術檔案較于普通檔案來說更側重于藝術的特性，表現形式，它的記錄大多數是圖片如攝影作品;聲音影像如演唱會;實物比如雕塑。

1.3 藝術教學檔案的保管方式復雜性

不同類型的藝術檔案保管方式不同，每個類型都有它特有的保管方式。雕塑類、油畫類，換而言之就是美術類它的保管方式是實物方式保存;音樂類、戲劇類要以聲像檔案來儲存。

2 藝術檔案的管理問題分析

藝術類中等院校管理檔案一般有以下問題：

2.1 檔案管理人員的藝術專業素質有待提高

學校各個單位的檔案人員大多數是兼職檔案管理人員，可能會有著多種身份。因此，對檔案專業以至于藝術檔案的了解不夠深，理解的也不夠透徹，更不會以十分的精力來對待這件事情。雖然頂著這個職位，也負責接收和保管，但是相比于專業人員還是有較大的差距。學校的檔案管理工作人員應該具有一定的專業素養，要定期給工作人員進行培訓，使他們的技能提升。

2.2 藝術檔案管理與利用率比普通檔案都低

由于在檔案管理崗位兼職人員的檔案管理水平高低不一，所以對于學校產生的藝術類檔案的管理也很不到位，很多藝術檔案都無法完整的保存下來，當然這只是檔案無法好好保存的一個原因，而另外一個原因就是沒有清楚地認識到藝術檔案的所屬問題，藝術檔常常被人認為是個人檔案，認為不應該由學校來進行保管，這種想法導致的收集率低自然會導致利用率降低，利用率低就無法高效的給他人帶來服務，這樣就影響了收集率，這樣反復循環，不斷地惡化下去。

2.3 藝術檔案保管混亂

藝術檔案保管混亂主要是有兩方面，一是由于藝術檔案的表現形式和載體，這種多元化造成保管起來非常不便，比如尺寸不一造成實物柜無法完全容納，一些大尺寸的藝術品就只能堆在庫房。而另一個原因就是，學校對于藝術檔案不重視，對藝術作品缺乏有效的管理體系，工作人員對于藝術檔案的收藏和保管也沒有足夠的重視，導致管理的措施無法達到應有的標準。

3 藝術檔案管理措施

檔案管理工作在遵循普通學校檔案管理體制的基礎上，如何兼顧藝術檔案的管理對于藝術類院校來說是一個難以解決且十分重要的問題。下面從收集、規范和保管三方面提出幾點解決方案。

3.1 著重實時性收集

藝術檔案的收集應該成為藝術院校檔案工作人員的主要工作。一般情況下，不同類別的專業檔案在固定時間、固定地點的收集是現在大多數藝術院校收集檔案的主要方法。由于許多藝術院校的檔案都是由部門專門立案的，所以關于檔案的收集、管理，檔案管理工作人員大大減少了參與感。藝術檔案屬于院校檔案中尤為重要的檔案類別，更是國家尤為重要的檔案資源。

藝術檔案的實時性與普通檔案的不同，收集藝術檔案的時候不可以用“要、等、靠”的方式，因為藝術檔案不能集中收集，應完善一套收集體系。對于藝術類院校來說，藝術教學與藝術創作、美術創作、音樂創作、戲劇表演等藝術檔案的產生極為復雜多樣，所以必須注重檔案的產生線索。

3.2 有條理的規范藝術檔案歸檔范圍

藝術院校的藝術檔案歸檔范圍與一般的專業檔案存在很大的差異性，根據其他的藝術院校對藝術檔案的收集需求，其收集歸檔范圍主要包括：各種藝術節的材料;各種演出的材料;演出時的錄音帶、錄像帶，對于藝術的總結、宣傳資料、職員資料、中外重大藝術活動的文件資料、藝術教育教材、學生作品、藝術研究及其他研究的材料等等。

3.3 注意保管的類別性和聯系性

藝術檔案表現形式的不同決定了保管方式的不同。比如，舞蹈類、戲劇類、音樂類檔案多數采用聲像的保存形式，而設計和美術類檔案多數采用實物保存的形式，由此看來，每一件藝術檔案不僅僅是單一的檔案本身，也許還需要保存其附屬檔案。例如，一場演唱會，不但要有演出的音像資料，還要有演唱會的宣傳材料，如海報;也應有演唱會的制作過程，如節目單、演出人員名單等等。所以對這場演唱會來說，產生了三類檔案，即聲像類、實物類和文字類，這又提高了檔案的管理要求。聲像類要做好防礠工作，實物類與文字類檔案的保管方式和放置位置不同，需要通過“互見卡”等方式，將同一事件不同類型的檔案關聯起來，從而保證檔案保管具有完整性。

隨著信息時代在人們生活中占領導地位，數字化、網絡化已經成為生活中不可或缺的一部分，電子檔案單套制的推進更給傳統的檔案保存管理方式帶來極大的影響和挑戰，藝術檔案想要長期保存而不受破壞，也應順應時代的發展，建立數字化思維。藝術檔案數字化對實現檔案資源共享，實現網絡查詢，延長檔案使用時間起著重要作用。

4 總結

由于藝術檔案區別于其他普通檔案，所以在管理藝術檔案時，就要利用科學合理的方法。對于藝術檔案需要我們更加認真和仔細的對待，他不光代表著創作者的創作價值，還有著很大的藝術價值。只有科學有效的管理方法才能夠讓藝術檔案完好的保存下來。

參考文獻

[1]劉星.藝術院校實踐教學檔案工作探析[J].中國檔案，2018（10）：44-45.