新時期檔案館開發檔案信息資源的幾點建議

李明亮

摘 要：檔案館中集中了社會各方面的檔案信息資源。這些資源在全面建成小康社會的發展過程中有著相當重要的作用。檔案館，必須要對這些資源進行充分的開發，更好的為社會、經濟的發展提供服務。文中，主要就針對新時期檔案館開發檔案信息資源提出幾點建議。

關鍵詞：檔案館;檔案信息資源;檔案利用

檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，是社會各方面利用檔案信息資源的中心。在全面建成小康社會的偉大實踐中，檔案部門利用信息資源優勢，充分發揮檔案信息資源的作用，實現其社會價值，對于快速推動我國經濟社會持續健康發展具有十分重要的現實意義。大力開發利用檔案信息資源，為社會各項事業提供信息服務，把檔案館建成全社會的檔案利用中心則是新時期檔案館的“五位一體”功能之一。

1 以增強社會檔案意識為前提，營造良好的開發利用檔案信息資源社會氛圍

目前，隨著《檔案法》的深入宣傳貫徹落實和檔案部門的大力工作，社會總體檔案意識較前有了明顯提高。但受大環境的影響和檔案工作局限性的制約，應該說社會大眾對檔案館和檔案工作缺乏全面認識，總有一種神秘感，對檔案館擁有的信息資源不夠了解，甚至有部分人往往是敬而遠之。這就需要檔案館全方位、多層次地向社會進行自我宣傳，宣傳檔案法律法規、宣傳檔案工作、宣傳檔案館藏、宣傳如何依法查閱利用檔案。只有讓社會各界群眾廣泛認識檔案的價值和作用、了解檔案館的功能和職責，揭去蒙在檔案館和檔案身上的神秘面紗，才能使促進館藏信息資源走向社會、走向大眾，服務社會、服務大眾。此外，強化檔案工作人員自身的信息意識和服務意識，也是開發館藏檔案信息資源的關鍵之一。檔案工作者開發館藏信息資源能力的強弱直接影響到檔案信息資源開發的深度和廣度。檔案工作者只有充分了解和把握社會各方面對檔案信息需求的變化認真研究、分析、預測社會發展和經濟建設的新形勢新局面，以“圍繞中心、服務大局，關注民生、服務大眾”為宗旨，結合館藏檔案信息內容，制定并實施有針對性的開發利用計劃，才能使檔案館與社會各界溝通更順暢、聯系更密切、利用更便捷，從而更好地為經濟社會發展服務。

2 以豐富館藏建設為重點，夯實開發利用檔案信息資源的物質基礎

大力豐富館藏、優化門類結構，增加信息存貯量，是各級檔案館開發利用檔案信息資源滿足社會和大眾需求的物質基礎。館藏越豐富，檔案信息數據就廣泛、越有價值，檔案館向社會提供檔案服務的面就越寬、服務的“資本”就越深厚。要豐富館藏，可以采取以下措施：首先，要加強檔案接收、征集工作。要按照《檔案法》的規定，定期接收應進館單位符合進館條件的檔案資料，包括聲像檔案及重要專業檔案等，通過各種渠道廣泛征集具有地方性的、史料性的檔案資料，這是豐富館藏的主要手段。其次，要突破館藏門類限制，進行多種信息資源的綜合開發。由于檔案館按規定一般接收的是各機關已經保存滿十年的檔案，給開發利用工作帶來先天的滯后性。檔案館只有擁有多種信息資源并對其進行綜合開發，才能滿足社會不同層次的需求。為此，檔案館必須突破館藏門類限制，走向社會，收集各類有價值有特色的圖書、資料、情報等。這樣做可有效填補館藏的不足、完善館藏結構的單一，增強館藏資料的時效性。檔案館應克服重檔案輕資料的傾向，使資料和檔案互為補充，成為館藏的重要組成部分。其三，要加強對本地區重大活動重點項目檔案資料的征集進館。按照上級要求，積極與有關部門互相配合，采取主動參與、定向跟蹤、事后監督等措施，確保這部分檔案資料能收集齊全，安全進館。另外，做好檔案利用者的信息反饋工作，以便有針對性地調整工作思路，采取對策，豐富館藏建設。滿足社會需求是檔案信息服務的最終目標，檔案館通過利用者的反饋信息，了解和掌握社會各界對檔案信息的需求特點，有針對性地收集檔案資料、整理開發館藏。優質和高效的館藏建設可以為檔案信息資源開發提供優勢條件。

3 以建立科學的檢索體系為手段，提高開發利用檔案信息資源效率

信息檢索是信息傳遞過程中的重要環節，是解決龐大信息量和利用者快速查檔需求之間矛盾的關鍵。有了豐富的館藏而沒有科學便捷的檢索體系，同樣不能實現檔案信息資源快速有效服務社會的目的。檔案館編制完整、系統、科學、高效的檢索工具，有利于高效率開發檔案信息資源。檔案館可以通過編制分類檢索目錄、卡片式檢索目錄和機讀檢索目錄等檢索工具，為用戶提供多層次、多途徑的檢索方式，從各個角度展示館藏信息資源，提高開發水平和工作效率。同時，要按照數字檔案館的標準，加快數字檔案館的建設步伐，建立健全目錄數據庫和全文數據庫，大力提高檔案館信息化水平，積極創造條件，向建設智慧檔案館發展，借助各級檔案信息網、自助查閱平臺、開放檔案查閱平臺等，降低查檔門檻，廣開渠道，向社會各界和廣大群眾提供更廣泛更快捷更高效的檔案信息服務。

4 以加強編研工作為有效形式，深層次開發利用檔案信息資源

充分發揮館藏檔案資料豐富的優勢，進行檔案信息深層次開發利用，積極編寫出版各種編研材料，是檔案館深入挖掘檔案價值、提高檔案利用效率和質量的重要途徑。檔案館要徹底根除坐等上門、你來我查式的服務方式和傳統做法，在認真做好日常接待查檔工作的基礎上，主動根據社會需要，針對本地黨委政府的中心工作和人民群眾關心的民生問題，對館藏檔案資料信息進行分析研究和開發整理，提供給各有關領導和部門，為領導科學決策提供參考和借鑒。通過編史修志、編印年鑒、編寫各種檔案資料、專題文摘、市情概覽和有關地方史料等開發檔案信息資源，可以使相對分散的材料系統化，使比較零散的材料完整化，使蘊藏在檔案資料中的有價值的信息資源得到有效開發利用。

5 以強化業務素質為抓手，提升開發利用檔案信息資源的服務能力

檔案工作人員業務素質的高低在一定程度上影響著檔案信息? 資源開發利用工作水平的高低。面對豐富的檔案信息資源，只有高水平、高素質的專業人員才能使其最大限度地發揮作用;如果檔案人員敬崗愛業精神不夠、專業能力水平不足，必然會影響檔案開發利用工作的有效開展，從而，導致檔案信息資源的極大浪費。為此，檔案工作者除了在日常工作中培養和提高工作水平外，還要通過在職學習、在崗培訓、繼續教育、學歷教育等多種渠道，不斷學習新知識、掌握新技術、開拓新思路，以適應現代檔案館信息資源開發利用的要求。尤其是隨著信息管理現代化和辦公自動化程度的不斷提高， 檔案工作者必須熟悉和掌握現代辦公設備的操作，熟練地應用計算機等設備進行檔案信息資源管理，進而不斷提高工作效率，增強開發利用檔案信息資源的能力。