論述電子文件時代文檔管理一體化

許海娟

摘 要：隨著互聯網時代的快速發展，電子文化時代已逐步到來，逐漸形成一個新的檔案管理方式-文檔管理一體化。文檔管理一體化為電子文件時代奠定了一個堅實的基礎，為以后的發展提供了一定的物質技術以及理論基礎。電子文件與傳統的文件相比存在一定的缺陷。電子文件的安全性，統籌性以及一體化方面較傳統紙質文件相比較為薄弱。因此本文對電子時代文檔管理一體化進行研究，希望能夠推動電子化文檔一體化的進步。

關鍵詞：電子文件;電子文檔;文檔管理一體化

電子文件文檔管理是當今社會互聯網時代進步發展的產物。電子文件的出現對于紙質文檔來說是一個巨大的沖擊。在這個競爭日益激烈的時代，要想在社會中長久發展，就要對兩者進行融合，將電子文檔和紙質文檔變成一個整體，對其實行一體化的管理，加強監督與維護，這樣才能夠保證文檔管理的真實，安全以及完整性，這是對文檔管理的最佳方法。

1 增強文檔管理一體化的理論基礎

文檔管理一體化的理論基礎是建立在文檔周期以及對文檔不同類型的認知上。從電子文檔的運行生命周期來看，信息的采集，整理，使用，保存是每個文檔都必須要經歷的過程。對電子文檔生命周期的管理就是要對文檔中的每個環節進行重復以及不間斷的監管。不是一體化文檔管理實施中的管理措施是不可采用文檔生命周期中的規律來進行管理的。一旦文檔出現移動，或者被使用，就會造成一定程度的損壞，給整體的管理帶來影響。而電子文件一體化管理恰恰與其相反，電子文件一體化管理能夠將文檔中的每一個階段，每一個過程都進行無縫隙銜接，使得文檔的保護和管理更加地具有持續性。能夠準確記錄每個文檔的生命周期，每個文檔的生命周期的改變與挪動都會準確記錄在冊。

文檔的一體化管理可以說是經歷了一個漫長的過程，在這個漫長的過程當中，文檔管理一體化不斷受到外來因素的影響，在傳統模式的基礎之上不斷改革創新，成為文檔一體化管理的重要理論基礎。在這些理論當中。文檔的生命周期理論是最具有代表性的。文檔生命周期理論從文件的形成，文件的使用以及到最后的銷毀都會被永久的保存下來，可以說是一個有機的聯系，使其成為一個有規律，無限反復循環的一個整體的從開始到消亡的生命過程。因為文檔的管理體制不同。各國對文檔運行的運動階段也劃分為不同的等級，最主要的就是現行，暫時保管，永久保存這三段以及形成，使用，維護，鑒定和選擇，文檔管理這四段論組成的兩個流派，雖然階段不同，但基本內容都是一致的。一個文檔完整的生命過程就是從一個文件的形成到文件的銷毀，這其中所具有的連續性和完整性是文檔所具有的特點;另外不同階段的文件以及文檔服務的對象，文檔的保存場所以及文檔的管理方式這幾點之間都存在著對應的關系，也就是一個文件生命周期理論中的歷史形態。

2 文檔一體化管理存在的問題

1）受到現行管理體制制約。目前國家現行的文檔一體化管理當中，采用分塊管理文件與檔案的管理體制來進行管理，其中文件管理與檔案管理的分界線就是文件的歸檔。雖然，國家要求檔案部門要承擔指導制定相應文書工作的職責，為了保證其規范性，制定出了相應地法律法規。但在實際的工作當中，越權的現象還是普遍存在的，檔案部門無法全面履行工作中指導的職責，使得檔案部門很難對文書和檔案工作中的各項規章制度，解決措施以及執行標準固定出一個統一，協調的工作方法，導致電子文件的質量受到不同程度的破損，信息的要素出現不完整的現象，歸檔的材料不齊全等一些問題。文檔管理環節的分塊，在一定程度上具有連續性和聯系性的文件運動進行了分解，在一定程度上制約了一體化的實現。

2）一體化文檔管理建設滯后。當前的文檔，不論是紙質的文檔還是電子文檔，從管理的方面來看，兩者的標準在不同程度上存在著不規范，不完全，不流暢的現象。最主要的表現就是文檔管理工作與檔案管理工作規范的制定不同步，文件管理的工作標準明顯落后于國家和行業標準的檔案管理工作之后。在者就是文件管理和檔案管理這兩者出現脫節的現象，影響了后續工作的開展。在者就是彼此之間的標準規范存在不通用，不統一的現象。比方說，國家國務院發布的文件與國家檔案局發布的文件，兩者存在明顯的不銜接現象，這使得許多的勞動成果彼此之間不能夠相互使用，在一定程度上造成了工作的重復性，出現了人員的浪費。

3）電子文檔軟件開發滯后。由于電子文檔檔案管理軟件開發較慢，減弱了一體化的實現。受到國家早期傳統模式文件與檔案分開存放管理的影響，電子文檔在進行軟件編制時，都會以文件和文檔分工環節作為編制軟件得罪指導思想，這種模式將文件運動的階段性進一步的強調出來，在強調階段性的同時卻忽略了文件存在轉化為檔案所產生的數據導入相應地檔案管理當中去，管理水平仍停留在傳統的手工上。還有一些單位為了滿足本部門的工作需要，研制出了相應的管理系統。但由于缺乏統一的規范和指導思想。使得文檔一體化管理系統變得沒有目的性和可靠性。所傳入的信息出現錯誤，不正確的現象，阻礙了文檔一體化系統的發展。

4）缺乏政策法規的保障。自新中國成立至今。為了加強對文件和規范性的管理。提高環節的水平，國家相繼出臺了一系列的政策加以規范，保證文書工作的歸檔前和檔案工作歸檔后這兩者之間的一致性。這些規章制度在一定程度上給文書和檔案管理完成了一定的積極的影響，但并沒有使文檔管理一體化得到更好地發展。問題的根源就是國家尚未制定一個專門針對文檔管理一體化的立法，使其缺乏必要的政策保護，沒有相關的法律保護，文檔管理一體化所有的愿望與實踐都將會落空。

3 提高文檔管理一體化的措施

1）建立文檔管理機構組織體系。根據國家文檔管理的情況，文檔管理的一體化并不能夠完全地打破已有的組織體系，而是需要在現有的體系基礎之上，建立一個文檔管理機構組織體系，將文檔管理中存在的成本以及風險降低到最小。這就需要建立一個以國家檔案局為班底由中央辦公廳直接進行領導的文檔局，賦予其管理全國文書和檔案工作的義務，相應的職能并不改變，對文件的制定，維護與歸檔等一些方面進行指導與管理。在負責管理本部門本單位全部檔案的基礎之上，定期對具有豐富價值的檔案進行整理。并移交檔案館管理。

2）加強立法，構建文檔管理一體化保障體系。構建法律法規是保障文檔管理一體化的重要措施，是促進文檔管理一體化健康穩定發展的章程，所以要加強立法，賦予文檔管理一體化相應的地位，理順文書和檔案工作這兩者之間的關系，在原有的基礎之上制定法規，標準，將文書和檔案工作具體細節統一作為目標。實現兩者之間的過渡。

3）創建富有本國特色的一體化理論。由于國家檔案理論實踐基礎與管理體制同世界各國的理論存在區別。就需要立足中國的國情來創建出一個具有中國特色的一體化理論。將集中統一深入到文書工作當中，形成一個嚴密的網絡管理系統，有利于對文件進行全程控制，進一步加強文檔管理的一體化。

4）加強文檔管理一體化。電子文件和紙質文件在管理方面存在很大不同。要在保證文件在全過程中實現一體化管理，就要對新技術進行合理運用。隨著檔案管理在國家文書和檔案工作中的廣泛應用，就需要工作人員對國外相關專業的理論進行研究，更新自身觀念，做到與時代共同進步發展，用不斷地學習來促進文檔管理一體化的實現。

4 結束語

電子文檔管理已經成為當今社會管理文書和檔案工作的主要方式，已成為必然的發展趨勢。加強對文檔管理一體化的管理需要遵循一定的原則，采取相應的措施，才能夠使文檔一體化取得顯著成效，實現信息管理的連續性，不斷提高應用能力，促進國家檔案管理水平的發展，使文檔一體化系統更加地符合社會時代發展要求，保證一體化建設的有效性。

參考文獻

[1]丁麗娟.探討研究電子文件時代文檔管理一體化論[J].辦公室業務，2017（05）：86.

[2]李金秀.網絡時代文檔管理面臨的挑戰及對策[J].情報探索，2009（10）：47-49.

[3]鄒吉輝，楊杰.文件生命周期理論與文件連續體理論關系再研究[J].浙江檔案，2007（05）：18-21.