圖書(shū)資料檢索與信息化建設(shè)的研究

辛巍

摘 要：近年來(lái)，信息技術(shù)在圖書(shū)情報(bào)事業(yè)中得到了廣泛運(yùn)用，利用信息技術(shù)搭建信息管理平臺(tái)，除了能夠快速完成圖書(shū)資料檢索外，還能夠提供自助服務(wù)，減輕圖書(shū)管理人員的壓力，也讓讀者獲得更好的服務(wù)體驗(yàn)。在這一背景下探究圖書(shū)資料檢索信息化建設(shè)的可行性路徑，具有重要的應(yīng)用價(jià)值。本文首先辯證分析了傳統(tǒng)圖書(shū)資料檢索存在的缺陷以及信息化檢索具備的優(yōu)勢(shì)，隨后分別從管理層面和技術(shù)層面，就如何加快推進(jìn)圖書(shū)資料信息化檢索系統(tǒng)的建設(shè)展開(kāi)了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)資料;卡片目錄;信息化檢索;平臺(tái)設(shè)計(jì)

引言：圖書(shū)資料不僅具有珍貴的保存價(jià)值，而且還能夠?yàn)榭茖W(xué)研究、社會(huì)發(fā)展提供必要的信息參考、經(jīng)驗(yàn)借鑒。隨著圖書(shū)資料借閱人數(shù)的不斷增加，給圖書(shū)管理人員也帶來(lái)了較大的工作壓力，傳統(tǒng)的圖書(shū)檢索模式，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間才能找到讀者需要的圖書(shū)資料，不利于服務(wù)質(zhì)量的提升。為了向讀者提供更加滿意的服務(wù)，同時(shí)也是為了更好的發(fā)揮圖書(shū)資料的使用價(jià)值，必須要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，積極推動(dòng)管理模式變革，探索圖書(shū)資料信息化檢索的實(shí)現(xiàn)路徑，既有必要性，又有緊迫性。

1 傳統(tǒng)圖書(shū)資料檢索方式的缺陷

1.1 卡片目錄反映的內(nèi)容有限

社會(huì)科學(xué)院內(nèi)存儲(chǔ)的圖書(shū)資料，具有種類(lèi)雜、數(shù)量多、年份跨度大的特點(diǎn)。圖書(shū)目錄卡片上記錄的圖書(shū)資料信息，通常只包含了分類(lèi)、名稱、作者等簡(jiǎn)單的信息。由于內(nèi)容有限，不能精確的反映出圖書(shū)資料的具體信息，在進(jìn)行檢索時(shí)，如果圖書(shū)資料的年份相近、名稱相似，就容易出現(xiàn)混淆的情況。圖書(shū)管理員費(fèi)時(shí)費(fèi)力找到的圖書(shū)資料，并不符合讀者的借閱需求，既浪費(fèi)了時(shí)間，又不能滿足讀者的需求。

1.2 卡片目錄檢索浪費(fèi)較多時(shí)間

當(dāng)前社會(huì)科學(xué)院存儲(chǔ)的各類(lèi)圖書(shū)資料，還是以紙質(zhì)為主。這些圖書(shū)資料日積月累，數(shù)量不斷增加，占用的儲(chǔ)存空間也在不斷上升。其中很多年份較為久遠(yuǎn)、使用頻率較低的圖書(shū)資料，被堆積在庫(kù)房的角落里。如果有讀者想要查詢和借閱這些圖書(shū)資料，就需要圖書(shū)管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間，按照卡片目錄逐一檢索。由于讀者人數(shù)多，管理人員少，如果不能及時(shí)提供檢索信息，就會(huì)讓后面的許多讀者長(zhǎng)時(shí)間排隊(duì)等候，這對(duì)本單位的口碑和形象都會(huì)造成負(fù)面影響。

1.3 圖書(shū)資料的共享利用價(jià)值低

圖書(shū)資料如果“束之高閣”，雖然保證了其安全性和完整性，但是由于沒(méi)有得到人們的借閱、參考和利用，也就失去了圖書(shū)資料存儲(chǔ)管理的意義。目前來(lái)看，雖然通過(guò)卡片目錄的方式，也能夠滿足一部分讀者使用圖書(shū)資料的需求，但是與整個(gè)庫(kù)房存儲(chǔ)的圖書(shū)相比，只占了極少的一部分。這樣就造成了多數(shù)資料沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。除了對(duì)圖書(shū)資料潛在價(jià)值的挖掘和利用效率不高外，還存在一個(gè)突出問(wèn)題就是圖書(shū)資料的共享利用率不高，這也與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提倡的“知識(shí)共享”理念不相符合。

2 圖書(shū)資料信息化檢索的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

2.1 檢索速度顯著提升

在收錄圖書(shū)資料時(shí)，通過(guò)掃描儀等設(shè)備，可以將圖書(shū)資料的詳細(xì)信息記錄下來(lái)，存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。后期需要對(duì)這些圖書(shū)資料進(jìn)行搜索時(shí)，圖書(shū)管理員只需要按照讀者的需求，輸入關(guān)鍵字，即可在不到1s的時(shí)間內(nèi)尋找到圖書(shū)資料的結(jié)果。相比于以往的卡片目錄檢索，工作效率提升明顯。從讀者角度來(lái)說(shuō)，可以在更短的時(shí)間內(nèi)獲得自己想要的圖書(shū)資料，不必花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間排隊(duì)等候，獲得了更好的服務(wù)體驗(yàn)。

2.2 圖書(shū)資料利用率提升

圖書(shū)管理人員通過(guò)對(duì)檢索記錄的統(tǒng)計(jì)和分析，將各類(lèi)圖書(shū)資料的檢索頻次、借閱次數(shù)按照升降序排列，可以很直觀的掌握每一種圖書(shū)資料的使用情況和利用價(jià)值。對(duì)于其中檢索和借閱比較頻繁的，就可以提前進(jìn)行復(fù)制、備份，以滿足更多人的同時(shí)借閱需求，避免出現(xiàn)圖書(shū)資料出借之后，其他讀者無(wú)法借閱使用的情況。另外，圖書(shū)管理人員還可以對(duì)圖書(shū)資料進(jìn)行整合利用，挖掘其中有價(jià)值的信息，進(jìn)一步提升圖書(shū)資料的使用價(jià)值。隨著信息化建設(shè)的不斷成熟，社會(huì)機(jī)構(gòu)的圖書(shū)資料室、高校的圖書(shū)館等，還可以通過(guò)信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資源的共享，讓其價(jià)值得到最大化的發(fā)揮。

2.3 實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)資料的精確定位

由于書(shū)庫(kù)內(nèi)各類(lèi)圖書(shū)資料的數(shù)量較多，如何在最短的時(shí)間內(nèi)精確的找到讀者所需的目標(biāo)圖書(shū)，是現(xiàn)階段圖書(shū)管理員必須要考慮的問(wèn)題。通過(guò)加快推進(jìn)檢索信息化建設(shè)，管理人員就可以通過(guò)輸入關(guān)鍵詞的形式，直接定位到與之匹配的圖書(shū)信息。如果檢索結(jié)果中有多條包含該關(guān)鍵詞的類(lèi)似圖書(shū)，還可以啟動(dòng)高級(jí)搜索，輸入更多的圖書(shū)信息，例如作者、出版社、出版年份等等，從而提高篩選水平，確保得到唯一的檢索結(jié)果，實(shí)現(xiàn)精確定位。

3 圖書(shū)資料檢索信息化建設(shè)策略

3.1 提供資金保障，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施

要想充分發(fā)揮檢索信息化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，首先需要引進(jìn)一套完善的信息基礎(chǔ)設(shè)施，為管理人員開(kāi)展圖書(shū)資料的檢索、借閱等工作提供便利條件。鑒于當(dāng)前圖書(shū)資料室內(nèi)的信息設(shè)施比較薄弱，這就需要社會(huì)科學(xué)院提供一定的專(zhuān)項(xiàng)資金，支持信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。要立足于本單位圖書(shū)資料管理工作的開(kāi)展需要，提前做好建設(shè)規(guī)劃，既要滿足檢索工作開(kāi)展需要，同時(shí)也必須盡量的控制成本。除了在前期的硬件設(shè)施采購(gòu)與安裝上需要投入資金保障外，后期在維護(hù)、更新、升級(jí)等方面，也要注意持續(xù)性的提供資金支持。

3.2 提升圖書(shū)管理人員的信息意識(shí)和信息技能

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些社會(huì)圖書(shū)館雖然較早的引進(jìn)了圖書(shū)信息化管理系統(tǒng)，但是由于圖書(shū)管理員對(duì)信息設(shè)備的掌握不熟練，也并沒(méi)有發(fā)揮預(yù)期的價(jià)值。因此，社會(huì)科學(xué)院在建設(shè)檢索信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還必須結(jié)合在職管理人員的業(yè)務(wù)水平，制定培訓(xùn)計(jì)劃，真正利用好圖書(shū)檢索信息系統(tǒng)，為自身工作開(kāi)展帶來(lái)便利，也進(jìn)一步提升讀者的滿意度。例如，每個(gè)季度開(kāi)展1-2次技術(shù)培訓(xùn)，將所有圖書(shū)管理員分為兩批，依次參加培訓(xùn)，這樣既可以幫助圖書(shū)管理員實(shí)現(xiàn)知識(shí)的更新，又不會(huì)對(duì)本單位正常的圖書(shū)資料檢索、借閱等工作開(kāi)展造成影響。

3.3 建立健全與圖書(shū)資料信息化檢索配套的制度

從試運(yùn)行情況來(lái)看，圖書(shū)資料信息化檢索確實(shí)在減輕工作壓力、提高檢索效率以及增強(qiáng)圖書(shū)資料利用價(jià)值等方面發(fā)揮了顯著優(yōu)勢(shì)。但是我們也必須看到，由于部分機(jī)關(guān)單位沒(méi)有盡快的建立起與之匹配的工作機(jī)制，導(dǎo)致檢索信息系統(tǒng)的價(jià)值開(kāi)發(fā)程度不高，與前期的高投入相比，沒(méi)有取得高回報(bào)，在一定程度上存在著資源浪費(fèi)問(wèn)題。因此，社會(huì)科學(xué)院在加快推進(jìn)檢索信息化建設(shè)時(shí)，還要同步推進(jìn)制度建設(shè)工作。例如建立檢索信息系統(tǒng)的操作規(guī)范，讓圖書(shū)管理員對(duì)各類(lèi)信息設(shè)備的使用有熟練的了解;還有信息檢索系統(tǒng)的養(yǎng)護(hù)制度，指導(dǎo)圖書(shū)管理員定期做好信息設(shè)備的檢修養(yǎng)護(hù)等。

3.4 注重培養(yǎng)讀者使用信息檢索的能力

雖然檢索信息系統(tǒng)的運(yùn)行極大的節(jié)約了讀者等待的時(shí)間，但是由于讀者數(shù)量多、圖書(shū)管理員少，加上有部分圖書(shū)管理員還要不定期的外出參加培訓(xùn)、進(jìn)修，因此仍然可能會(huì)出現(xiàn)服務(wù)不到位的情況。為了解決這一問(wèn)題，社會(huì)科學(xué)院也在大廳提供了幾臺(tái)自助終端，目的是讓讀者通過(guò)自主終端，自己完成檢索，而不必到服務(wù)臺(tái)排隊(duì)等待管理員提供服務(wù)。但是也發(fā)現(xiàn)一些年齡較大的讀者，因?yàn)閷?duì)這類(lèi)信息化、電子化設(shè)備不了解，不懂得如何使用自助設(shè)備。可以在設(shè)備旁邊張貼操作流程指引，也可以專(zhuān)門(mén)安排一名負(fù)責(zé)人，指導(dǎo)讀者使用自助終端完成圖書(shū)資料信息檢索。采用“人工服務(wù)+自主操作”相結(jié)合的方式，讓圖書(shū)資料檢索的效率進(jìn)一步提升。

4 圖書(shū)資料檢索平臺(tái)的概要設(shè)計(jì)

4.1 系統(tǒng)登錄模塊

由于社會(huì)科學(xué)院中的很多圖書(shū)資料具有較強(qiáng)的隱私性，為了保證圖書(shū)資料的安全與完整，應(yīng)當(dāng)獲取圖書(shū)借閱者的必要身份信息。因此，在該檢索平臺(tái)上，用戶需要注冊(cè)并輸入登錄口令與密碼后，才能進(jìn)入到系統(tǒng)內(nèi)部。登錄系統(tǒng)后，可以進(jìn)行圖書(shū)瀏覽，自主完成關(guān)鍵詞檢索等一系列操作。

4.2 圖書(shū)資料檢索模塊

在查詢框內(nèi)輸入一個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵字。多個(gè)檢索詞之間可用and、or等連接詞連接。如果想檢索短語(yǔ)，可將這短語(yǔ)用雙引號(hào)括起。要注意檢索字段為數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索區(qū)域的范圍。高級(jí)檢索中有多個(gè)錄入查詢條件的文本框，在第一個(gè)查詢框內(nèi)輸入一個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵字。如果想檢索短語(yǔ)，可將這短語(yǔ)用雙引號(hào)括起。查詢框右邊為檢索字段列表。點(diǎn)擊下拉列表可選擇檢索字段包括圖書(shū)書(shū)名、圖書(shū)文摘、圖書(shū)作者、圖書(shū)關(guān)鍵字等。

4.3 圖書(shū)分類(lèi)管理模塊

圖書(shū)分類(lèi)的基本操作包括添加、修改、刪除等。由于社會(huì)科學(xué)院內(nèi)的各類(lèi)圖書(shū)資料會(huì)不斷的更新，因此信息系統(tǒng)內(nèi)的圖書(shū)信息也必須同步的調(diào)整。分類(lèi)管理中左側(cè)會(huì)有一個(gè)樹(shù)型的分類(lèi)，右邊是分類(lèi)的信息修改區(qū)，左側(cè)的樹(shù)型分類(lèi)要很清晰的看出層級(jí)的結(jié)構(gòu)分類(lèi)和子分類(lèi)，當(dāng)選擇一個(gè)分類(lèi)的時(shí)候信息修改區(qū)會(huì)列出此分類(lèi)的基本信息分類(lèi)名稱、分類(lèi)編號(hào)、分類(lèi)序號(hào)、分類(lèi)說(shuō)明。

4.4 圖書(shū)借閱模塊

該模塊下根據(jù)操作需求的不同，又可分為若干個(gè)子模塊，例如讀者借書(shū)時(shí)，需要先提交申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)讀者信息，判斷是否有借閱資格。例如每一名讀者最多同時(shí)借出5本圖書(shū)，如果借書(shū)卡中已經(jīng)滿5本，無(wú)法繼續(xù)借閱。另外，還支持讀者自助進(jìn)行續(xù)借，以及自助進(jìn)行還書(shū)等。圖書(shū)歸還后，系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)到圖書(shū)歸檔信息，然后同步的將借書(shū)卡中的信息調(diào)整，不影響讀者繼續(xù)借閱。為了向讀者提供更加便捷的服務(wù)，讀者還可以通過(guò)官方網(wǎng)站等渠道，提前預(yù)約借書(shū)，對(duì)于一些備份較少、借閱需求較高的圖書(shū)比較適用。

4.5 用戶管理模塊

該模塊主要用于存儲(chǔ)用戶的基本信息。用戶可以瀏覽自己的歷史借閱、檢索記錄。對(duì)于一些電子圖書(shū)，如果已經(jīng)下載的，可以在該模塊繼續(xù)閱讀。另外，圖書(shū)管理員如果獲取權(quán)限，也可以對(duì)用戶執(zhí)行添加、刪除等操作。例如讀者借閱卡丟失后，可以申請(qǐng)補(bǔ)辦，這樣就需要將原來(lái)的用戶信息進(jìn)行刪除，重新添加新的用戶信息。

5 結(jié)語(yǔ)

在圖書(shū)資料檢索中引進(jìn)信息技術(shù)，建設(shè)信息檢索平臺(tái)，是信息時(shí)代圖書(shū)管理事業(yè)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。從實(shí)踐效果來(lái)看，檢索信息系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅在加快圖書(shū)檢索效率、保障檢索結(jié)果精確上有顯著優(yōu)勢(shì)，而且還能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的資源共享，讓圖書(shū)資料得到充分利用，滿足更多讀者的使用需求，真正將圖書(shū)資料的價(jià)值發(fā)揮到最大化。各機(jī)關(guān)單位也要通過(guò)提供物質(zhì)保障、重視管理人員信息技能培訓(xùn)等一系列實(shí)際行動(dòng)，為檢索信息系統(tǒng)的建設(shè)與使用提供必要支持。

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