影響企業(yè)公文質(zhì)量因素淺析

摘 要：企業(yè)公文中出現(xiàn)的發(fā)文字號、標題、成文日期、印章、附件、抄送范圍等不規(guī)范問題，是影響公文質(zhì)量水平的常見問題，容易造成信息傳遞失真、歸檔困難等，探究其影響因素并采取針對性措施，才能提高公文的規(guī)范性程度。

關鍵詞：公文;質(zhì)量;影響;因素

公文是企業(yè)信息傳遞的正式工具，具有承上啟下、溝通內(nèi)外的功用。公文質(zhì)量的高低，事關企業(yè)的形象。因此，對影響公文質(zhì)量的因素進行探討，并進行針對性的規(guī)范，是十分必要的工作。

1 企業(yè)公文質(zhì)量實際情況分析

為對公文中常見問題初步了解，筆者隨機選取企業(yè)公文40篇，對照相關規(guī)定逐一檢查，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范問題15項，主要包括：排版不規(guī)范、頁碼標注不規(guī)范、成文日期或印發(fā)日期不規(guī)范、文種字體及字號等使用不規(guī)范、標題不規(guī)范、附件格式不規(guī)范、引文不規(guī)范、數(shù)字及標點符號有誤、附注不符合規(guī)范要求、抄送單位名稱不規(guī)范、文種使用不規(guī)范、正文結構及層次序數(shù)不符合要求、主送單位不準確、請示件未注明聯(lián)系人姓名及電話、發(fā)文稿紙缺領導簽發(fā)日期或者簽發(fā)意見等（公文常見質(zhì)量問題見下表1）。

2 影響公文質(zhì)量因素分析

2.1 直接因素

造成公文質(zhì)量問題的直接因素在于公文起草人員對公文格式和相關要求了解不夠、工作責任心不強和審核人把關不嚴。

2.2 間接因素

從公文制作發(fā)布流程來看影響公文質(zhì)量間接因素主要有以下幾點：

1）企業(yè)制發(fā)公文主要程序包括起草、審核、簽發(fā)、復核、登記、印制、核發(fā)等。擬稿人作為新手，不熟悉公文處理辦法，比較容易犯低級的錯誤，比如字體、字號、文種選擇等。加之缺乏公文考核評價辦法約束，進步緩慢，導致企業(yè)公文不規(guī)范的一個重要原因。

2）擬稿人起草好的公文，首先要經(jīng)過部門負責人審核，部門審核人一般注重文字內(nèi)容是否妥當，措辭是否符合邏輯，規(guī)章制度是不是符合國家及上級單位政策要求，很少關注公文格式，這也是造成公文不規(guī)范一個原因之一。

3）公文簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公部門進行核稿。作為中小型企業(yè)核稿人一般不超過3人，以行政名義發(fā)文由行政辦公室核稿;以黨委名義發(fā)文由黨委辦公室核稿;以紀委、工會、團委名義發(fā)文分別由其辦公部門核稿。審核的重點有：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確; 內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖;是否同現(xiàn)行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行;文種是否正確，格式是否規(guī)范;人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確;文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否符合規(guī)定等。由于企業(yè)核稿人一般還承擔其他工作任務，碰上任務集中，精力有限，難免有誤。

4）文件印制前要經(jīng)過主管領導審批簽發(fā)。簽發(fā)人應當簽署意見、姓名和完整日期。在實際操作中時常缺少簽發(fā)日期和簽發(fā)意見，也是造成公文不規(guī)范的一個原因。

3 幾點建議

針對上述公文中常見問題及原因分析，根據(jù)工作實踐，為改善公文質(zhì)量提出以下建議：

3.1 完善公文管理制度，制定切實可行的考核辦法

大多數(shù)企業(yè)公文管理方式為出臺一些公文管理辦法，督促機關及所屬單位遵照執(zhí)行，但效果往往不盡如人意。為了切實提高公文質(zhì)量水平，在公文管理辦法基礎上結合企業(yè)實際，制定《公文質(zhì)量考核評比辦法的通知》（以下簡稱《辦法》）。《辦法》以問題為導向，將公文管理工作中可能涉及的各類問題以表格的形式直觀表述，通過表格進行結構化評分，對企業(yè)各單位建立問題記錄、季度自查、年度考評、獎懲有據(jù)的閉環(huán)管控機制。

3.2 加強公文業(yè)務培訓，提升專業(yè)技能水平

每年結合企業(yè)貫標工作，針對問題集中的部門及人員進行培訓，從根本上杜絕低層次公文質(zhì)量問題出現(xiàn)，實現(xiàn)公文管理高效運轉(zhuǎn)，確保公文工作管理水平全面提升。

3.3 以通報為契機，切實強化公文質(zhì)量意識

按照企業(yè)《公文質(zhì)量考核評比辦法》中考核評分表，對評比內(nèi)容進行打分，滿分為100分，對不符合公文要求的考核項目進行扣分。每季度考評一次。考評結果采用通報方式主送機關各部門及所屬單位，以提高公文的規(guī)范性程度和公文質(zhì)量水平。

3.4 利用考核結果，激發(fā)企業(yè)文書人員工作積極性

公文工作考核評價的結果公平透明，是對公文人員工作的一種客觀評價，應與企業(yè)單位的人才選拔調(diào)配、獎勵懲罰等機制掛鉤，激發(fā)他們的積極性，確保公文質(zhì)量在擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、眉首、主體、版記、印發(fā)全流程無差錯。

總之影響企業(yè)公文質(zhì)量的因素很多，比如企業(yè)公文制度的完善程度、擬稿人的寫作水平、核稿人的嚴謹程度以及企業(yè)領導人的重視程度等等。實踐證明重視并做好公文管理知識培訓和考核，使公文從源頭上標準、規(guī)范，減少低級錯誤的發(fā)生，是提高公文質(zhì)量的有效方法之一。

參考文獻

[1]王宇，劉洋.關于公文工作考核評價的思考與實踐[J].辦公室業(yè)務，2018（24）：8+10.

[2]宋躍云.以培訓和考核為抓手? 力促公文質(zhì)量的提高[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（06）：166+168.

作者簡介

韓麗娟，館員，現(xiàn)就職于北京鐵城建設監(jiān)理有限責任公司，從事檔案管理工作。