淺論工會檔案信息化管理的有效途徑

穆琳寧

摘 要：隨著計算機和網絡技術飛速的發展，對工會檔案進一步實施信息化管理是提高工會工作質量及工作效率的前提和基礎。筆者擬從工會檔案管理實際出發，對當前工會檔案管理存在的問題進行分析，試圖找出工會檔案信息化管理的有效途徑。本文從工會檔案管理存在的問題入手，結合當前國情對工會檔案信息化管理的有效途徑進行探究，僅供參考。

關鍵詞：工會 檔案管理 信息化管理

一、工會檔案管理存在的問題

（一）工會檔案管理水平有待提升

現階段，我國大部分工會檔案管理工作的開展，仍然采取紙質檔案管理方法，內部查閱相關資料的方法也較為笨重，在查詢大量數據資料時，只能夠依靠人工進行查詢，不僅僅浪費人力物力，一定程度上也降低了工作效率，很難體現出現代化檔案管理的服務性和便利性。另外，從當前工會檔案管理工作的開展情況來看，往往對此項工作不夠重視，工會活動檔案資料收集留存不夠完備，館藏檔案數字化處理工作大多沒有得到嚴格落實，且經常會出現檔案遺失、破損等情況，從而浪費了大量的檔案資源，這樣的現狀并不利于工會檔案管理水平的提高。

（二）工會檔案管理人員工作水平有待提升

從當前檔案管理工作的開展情況來看，大部分單位工會檔案管理人員數量較為匱乏，很少有專人管檔的情況，其中部分人員屬于臨時調撥到檔案管理崗位，對于相關工會檔案管理情況并不是很熟悉;部分人員因強制被進行兼職委派而分配負責工會檔案管理，對于相關工會檔案內容及管理缺乏專業性，并不熟悉了解內容和管理流程與方法，部分人員年齡較大很難接受新技術與新方法的應用，對于信息化技術手段適應速度較慢，從而導致工會檔案日常管理松懈，極大影響工會日常工作的管理和開展。

（三）工會檔案價值開發力度有待加大

現階段，工會檔案大部分采用的都是封閉專人管理模式，很少對外開放，在日常工作當中，與其他部門也缺乏一定的交流與溝通，基本上處于各自為政的狀態。與此同時，檔案對外開放程度同電子化水平也相對較低，對于信息資源的利用較少，沒有充分發揮出現代化檔案管理及時調閱查找過往信息資源從而促進當前工會工作開展的積極作用，很大程度上影響了工會檔案管理工作乃至工會工作的開展。

二、工會檔案信息化管理的有效途徑

（一）對于工會檔案信息化管理缺乏正確認識

面對科技迅猛發展、辦公信息化的飛速發展，當前工會領導及全體職工都應提高對檔案信息化管理工作的重視。工會領導首先應當轉變對工會各類檔案管理工作的認知，提高檔案管理意識，學習先進的檔案管理理念。并且在日常工作當中，告知相關責任人提高檔案管理意識，組織工會檔案從業人員學習其他工會先進的檔案管理方法，并且結合自身檔案情況，充分融入實際檔案管理工作當中，創新檔案管理方法。另外，還需要根據實際，制定科學合理的檔案管理制度，對于管理工作流程進行嚴格的規范，對于日常工作當中的各個細節都進行系統管理，充分保障檔案管理工作能夠順利開展。

（二）建立專業的檔案管理團隊

具備一支高水平的檔案管理團隊，能夠極大地推動工會檔案管理工作更加順利地開展，有效提高檔案管理效率。因此，各級工會就需要積極引進專業人才，并且積極聘請經驗豐富的專家，為工會內部員工定期開展講座、組織學習活動等，提高檔案管理人員的綜合素質與專業水平，為推動檔案管理工作的有效開展奠定基礎。同時，還需要引導職工樹立檔案管理意識，提高檔案管理人員的責任意識，并結合實際工作情況建立相應的獎懲機制，充分調動職工工作積極性和主動性，制定相應的監督和考核機制，對檔案管理工作適時進行監督與考核，將日常表現同薪資相掛鉤，調動員工主觀能動性，從而以積極態度投入到工作當中，進一步提高工會檔案管理的工作效率。

（三）加強工會檔案價值的開發與利用

時代的快速發展，使得工會檔案資料出現了丟失與損壞的情況，為了保障工會檔案當中的關鍵信息得到長久保存，就需要加強檔案數字化建設。針對此，相關人員就需要對以往檔案資料進行分類，按類編排和整理，固定統一錄入到數據當中。與此同時，還需要建立相應的信息平臺，建立平臺索引， 推動工會檔案實現數字化管理目標，并且逐步走向科學化、現代化以及規范化的方向。

（四）完善優化檔案管理制度

從客觀角度來講，任何一項工作的開展，都需要制定科學合理的管理制度，從而約束管理行為更加規范。針對這一點，工會就需要在建設檔案管理信息化的過程中，推動檔案信息化管理趨向科學化、專業化的方向發展進步，對檔案的歸檔時間進行嚴格規定。與此同時，應有專人負責工會檔案信息，對檔案進行保管、利用、收集以及管理等工作，并及時將管理使用情況上報給相關上級，保障工會檔案信息化管理工作的順利開展。

三、結語

各級工會應當重視檔案管理工作的開展，在日常檔案管理工作當中融入先進的信息化技術，引導職工提高檔案管理認識，建立相應獎懲機制體系，將職工崗位薪資同日常工作情況進行掛鉤，從而充分調動職工工作的積極性。此外，還需積極引進先進管理人才，定期組織職工開展各類培訓學習活動，充分挖掘發揮出工會檔案管理資源的價值，且實現資源共享，合理配置資源數據，進一步提高工會檔案管理的效率與質量，推動工會能夠可持續發展。