大數據時代檔案管理創新分析

摘 要：互聯網時代的到來推動社會飛速發展，云計算、互聯網的一次次創新性的變革，如今大數據時代已經到來。大數據出現帶動多個領域的進步。而今建立法治社會是社會各界人士的共識，便對公安檔案管理提出了更高的要求，進一步地促進了公安檔案管理創新。

關鍵詞：大數據;公安檔案管理;創新

一、 大數據時代下公安檔案管理的意義

提供公安機關的工作指導。檔案是國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。公安檔案是公安工作的記錄載體，它記錄了公安工作的過程和全貌，是各種記錄類文件中最權威、最原始的一種方式，為公安工作的開展提供憑證。特別是公安機關在打擊與防范各種違法犯罪行為的各種歷史文件的記錄所形成的數據檔案，對于公安工作具有非常重要的作用，為將來公安機關開展工作打好有力基礎。

二、 大數據時代下的公安檔案管理創新策略

（一）管理技術創新

大數據時代下，公安機關應將計算機技術引入到管理過程中，構建“檔案管理系統”，對檔案進行管理。以人事檔案管理為例：某員工入職時，檔案管理人員需要求其填寫簡歷，并由領導人員交由檔案管理人員。收到簡歷后，應通過掃描等方式，將數據傳輸至計算機中。為保證信息無錯誤，掃描后，還需對其準確性進行核實以及查詢。確保無誤后，僅需點擊“保存”按鈕，檔案便可存儲到系統數據庫中。需要調取檔案時，管理人員僅需輸入關鍵詞（如：工號、入職時間、姓名等）便可。此外，檔案管理人員還可隨時對員工的檔案進行刪除。上述管理技術的應用，有效提高了數據存儲、修改效率，降低了工作難度，有助于提高檔案管理水平，提高公安機關的運行效率。

（二）管理模式創新

大數據時代下，公安機關可將“PDCA管理”模式應用到檔案管理之中，使管理計劃的可行性得到持續性的增強，提高管理質量。例如：某公安機關首先分析了檔案管理工作中存在的問題，在此基礎上，從“應用計算機技術”“落實責任制度”等方面出發，制定了管理計劃，并對其進行了實施。計劃實施1個月后，有關人員利用計算機對相應數據進行了統計，并對實施效果進行了檢查。結果顯示，較過去相比，目前的檔案丟失及錯誤率顯著下降，但該風險仍存在。這表明，現有的管理計劃具有一定的可行性，但其內容仍需進一步彌補。該公安機關的檔案管理模式，具有持續性強、可行性高、實施靈活的優勢。以之為基礎開展檔案管理工作，可有效提高管理工作的執行有效性。

（三）管理制度創新

傳統的檔案管理制度，存在一定的陳舊性，不符合大數據時代的要求。將責任制度應用到管理工作中，可有效解決上述問題。例如：公安機關可設置兩名或以上的人員，負責對檔案進行管理。并根據檔案的類型，對其工作職責進行劃分，使其分別負責對人事檔案、已偵破案件檔案、未偵破案件檔案進行管理。一旦某一部分檔案出現問題，公安機關應追究相關管理人員的責任。另外，管理人員之間，同樣應相互監督。未偵破檔案的管理人員，應利用計算機對檔案進行記錄，并按照案件的推進，對檔案進行調整。案件偵破以后，該管理人員則需通過計算機，將其傳輸給其他管理人員。上述管理制度的落實，有助于提高檔案管理人員工作的謹慎性，提高管理質量與管理效率。

（四）管理流程創新

大數據時代，對管理流程進行創新，有助于減少繁雜的流程，提高其清晰度，且能夠使工作人員均參與到管理工作中，減輕檔案管理人員的工作負擔，提高管理質量。以案件檔案的管理為例：公安機關可將“全過程管理”應用到管理工作中，當新的案件發生時，公安民警應通過計算機對案件的偵破過程進行記錄，記錄完成后，應通過計算機將信息發送給檔案管理人員。檔案管理人員收到信息后，應按照案件的類型、發生時間等，對其進行分類。此外，還需對信息進行適當的整理，并將其存儲于檔案管理系統之中。此后，如案件發生了變化，公安民警同樣需對變化的信息進行記錄以及傳輸，供檔案管理人員參考，落實檔案管理工作。大數據時代，采用上述方法落實檔案管理工作，可取得良好的效果。

（五）管理風險預防

大數據時代，網絡化技術的應用，使得檔案丟失、黑客入侵、病毒入侵等風險的發生率顯著提高。如未對上述風險進行預防，檔案的安全性將明顯下降。可見，積極應用風險預防技術較為重要。例如：檔案管理系統應進行權限限制，具備權限的工作人員，應通過輸入“工號+密碼”的方式登錄系統。此時，系統將根據其權限，允許其進行相應操作。另外，大規模停電、系統CPU或硬盤故障，同樣會導致數據丟失。檔案管理人員應做好數據備份工作，以確保數據安全。為避免黑客入侵，公安機關檔案管理系統應避免連接外部網絡。另外，系統維護人員還需及時對系統進行升級，以實現對病毒入侵的預防，減少檔案管理風險。

三、 結語

隨著時代的不斷發展，現階段，越來越多的人都逐漸將注意力放在公安檔案管理中，針對大數據時代給人們帶來的便利，公安機關的檔案管理人員也逐漸地順應這一發展趨勢，通過新型的檔案管理模式來不斷完善和創新檔案管理機制，使檔案工作可以逐漸實現網絡化、信息化

參考文獻：

[1]鐘斌輝.大數據時代下的公安檔案管理創新探討[J].才智，2018（24）

作者簡介：劉召猛，內蒙古興安盟科右前旗公安局。