淺談現代化會議系統解決方案

摘 要：隨著現代化信息技術的快速發展，各種先進技術逐漸應用到日常工作中來，但在會議辦公場景中應用到的先進技術還不夠廣泛，結合效率不夠高。目前很多企業存在會議投入人力資源過大，工作效率低，資源浪費等現象。因此，利用現代化技術構建現代化會議系統來提高會議工作效率，有效減少秘書和文員工作的強度，減少誤差出現的概率。

關鍵詞：現代化;會議系統;信息技術

一、 引言在信息技術快速發展的今天，人類各項科技十分進步，企業對會議記錄的效率和準確性都提出了更高的要求，因此，會議的工作人員壓力逐漸增大，傳統的人工方式很難滿足現代化會議系統的要求，尤其是一些大型會議。在會議開始之前，需要指派專門的人員進行全程記錄，反復聽錄音，記錄會議重要內容，工作量十分巨大，而且還會出現記錄出錯的問題，因此，使用現代化信息技術來提高會議的效率和質量是現代化會議系統到核心內容。

二、 現代化會議系統的技術特點

現代化會議系統能夠在會議的同時，將發言人的語音轉化成為文字，具有以下技術特點。

1. 穩定性更強，由于采用的是獨立的服務器，不需要聯網就能夠有效地減少由于網絡不穩定出現的狀況，也能夠避免會議內容外泄。

2. 準確性更高，中文普通話轉寫為文字的效率正確率超過90%，能夠有效地避免記錄中的出錯。

3. 個性化強，可以針對不同地區的發音口音來進行優化，能夠提高轉寫的準確度。

4. 能夠根據轉寫的中文內容來檢出錄音內容，從而提取出會議的重要內容，能夠實現對錄音文件的管理。

三、 現代化會議系統的解決方案

（一）顯示系統

現代化會議系統都需要有一個質量好的顯示系統，顯示系統能夠有效地顯示出會議中所涉及的視頻資料、圖片資料，能夠有效提升會議的效率。常見的顯示系統有投影機顯示系統、LED顯示屏系統和高清電視系統。目前在一些中小型會議中多采用的是高清電視作為顯示設備，再有一部分的大型場所也會采用高清電視來作為一種輔助手段，這是因為高清電視價格低廉，清晰度好，安裝較為簡單，因此受到越來越多的用戶的關注。LED顯示系統一般是在一些大的會議系統中采用一些小的LED顯示屏作為顯示系統，除此之外還可以作為演出活動的背景墻，這能夠有效地烘托出演出的氛圍，而且在會議中能夠清晰地展示出PPT內容。投影機顯示系統一般可以分為攝影機、幕布和攝影機支架。

（二）數字會議系統

現代化會議系統要求整個會議必須十分規范，嚴格采用現代化數字會議系統能夠將會議程序簡化，實現功能多樣化，而且在會議中能夠對整個會議進行有效的控制管理，保證在會議中的數據傳輸送穩定秩序，維持會議秩序規范。一個完整的數字會議系統包含有發言、表決、資料展示以及多媒體資料的顯示。

（三）無線網會議系統

無線網會議系統不需要在會議室中布置網線，能夠根據會議的不同格局進行變更，而且也不需要對會場進行裝修，這種無線網會系統能夠保證會議不受現場布局以及網絡的控制。

（四）擴聲系統

擴聲系統能夠根據會議室的面積來將會場的聲音清晰準確的輸送到各個會議室的位置，包括有揚聲器、音頻處理設備和調音臺等設備。

（五）矩陣系統

現代化會議室中包含許多單個信號源組建起來形成多個信號源，包括有桌插、地插、攝影機等。矩陣系統能夠將多個輸入信號源和輸出信號源之間進行多種組合的切換。

（六）中央控制系統

現代化會議系統的重要內容就是中央控制系統，中控系統能夠對會議室內部的燈光攝影和音頻進行控制，對整個會議系統中的各個設備狀態和功能有一個直觀的控制，確保參加會議的人員能夠快捷方便的掌握整個會議內容。

（七）錄播系統

在會議室中采用錄播系統，能夠對會議進行錄制、視頻直播、資源共享以及回放等。

（八）無紙化系統

采用無紙化系統能夠實現會議信息的上傳閱讀以及簽到投票表決、文件傳送、會議交流溝通、記錄等各個強大的功能，這能夠減小會議工作者的壓力，能夠對會議現場進行方便快捷的控制，提升會議的效率，也能夠減少資料的印刷，能夠減少紙質資源的浪費。

（九）視頻會議系統

視頻會議系統包含有視頻會議服務器、終端、電話接入網絡以及網絡開關。借助視頻會議服務器能夠對不同的終端進行切換，從而形成一個視頻會議的網絡。根據視頻會議系統衍生出來的語音會議系統，能夠使得各個用戶參與到語音會議中來。

（十）云會務系統

云會務系統是借助互聯網技術來對會議開始之前、會議開始時、會議結束后的整個會議流程進行規范化操作和實施管理。這主要是通過手機App或網站來提供會議服務，能夠使得參會人員有效溝通提高會議，工作人員的效率是很多事業單位采用的現代化會議解決方案。

（十一）舞臺燈光系統

一些多功能廳的燈光設計布局不僅需要滿足會議要求，有的還需要兼顧到各種文藝演出的所涉及的具體要求。舞臺燈光系統常用的光位有頂光、面光、耳光、側光、天排光、地排光和地流光。面光是表演區的正面燈光，它能夠照射到表演者的正面，能夠有效地呈現出舞臺人物的造型和舞臺物的立體效果。耳光也是用于強化人物和舞臺物體的立體感的，是從觀眾席兩側頭像舞臺。側光是從舞臺的側面發出，借助于不同的場景來對舞臺進行渲染。

四、 結語

現代化會議系統借助計算機網絡技術和多媒體技術應用到會議中，從而實現會議的網絡化、數字化和智能化。這現代化會議系統不但有助于提高會議記錄的準確性，減輕會議工作者壓力，而且能夠有效地提高會議的效率。

參考文獻：

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[2]唐毅敏.智能會議系統的設計與研究[D].南京：南京市廣播電視大學，2014（17）.

作者簡介：徐彩東，江蘇泰州。