慈善檔案管理的現狀與對策

文·岳愛芹

《國務院關于促進慈善事業健康發展的指導意見》國發〔2014〕61號）指出“慈善事業是中國特色社會主義事業的重要組成部分，其宗旨是發揚人道主義精神，弘揚中華民族優良傳統，動員社會力量，籌募慈善資金，幫助弱勢群體，發展慈善事業，促進社會文明”。近年來，隨著慈善事業的不斷發展，慈善組織積累了大量的有價值的檔案，在弘揚慈善文化、踐行社會主義核心價值觀、探尋慈善事業發展規律、指導慈善事業可持續發展等方面起到了積極作用。

一、慈善檔案的概況及特點

慈善檔案是慈善組織在各種慈善活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄。慈善檔案按門類一般分為文書檔案、聲像檔案、電子檔案、業務檔案和會計檔案。其中，文書檔案包括慈善組織在運行過程中形成的綜合性的、與慈善有關的各類文字材料；聲像檔案是慈善組織在運行過程中形成的照片、錄音、錄像文件；電子檔案是慈善組織在運行過程中形成的各種電子文件等；業務檔案一般包括慈善組織在籌募資金、項目救助、慈善志愿者等社會救助活動中所產生的材料等；會計檔案包括慈善組織在運行過程中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務報表等。其主要特點有：

（一）廣泛性。慈善組織面向社會開展慈善活動，檔案內容豐富，包括救災、扶貧、慈善援助、交流與合作等，涉及教育、醫療、文化、體育等多個領域，具有范圍廣、種類多的特點。

（二）連續性、完整性。“慈善檔案承載著憑證和信息的價值，具有連續性、完整性的特點”。例如慈善救助項目，按照項目的實施情況可以跨年度收集整理，一般應有立項報告、合作協議、救助計劃、完成情況及項目評估等。針對重大救助項目需要開展事前評估，重點論證立項的必要性、目標的合理性、實施方案的可行性及籌資的合規性等，對項目實施全周期跟蹤并建立動態評估和調整機制，作為預算安排的重要參考。一個慈善救助項目從考察評估到實施過程，形成一系列完整的檔案資料。通過這些檔案可以詳細了解各種慈善救助項目的實施過程，為慈善事業的發展提供堅實的基礎和參考。

（三）多樣性。慈善檔案的載體一般以紙質檔案為主，隨著慈善事業的發展，檔案的種類不斷增多，其載體形式日益多樣。目前，慈善檔案主要有紙質檔案、電子檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案、書畫檔案等種類。不同載體的檔案需要不同的保管條件，這對慈善檔案的整理、保護、復制和利用帶來新的挑戰，對技術設備和人員素質提出了新的更高要求。

二、慈善檔案管理的現狀與存在的問題

隨著社會經濟的發展和全球化步伐的加快，慈善事業出現了一些新的變化和發展趨勢，它的影響和作用受到越來越多的關注。尤其是我國《慈善法》的頒布實施，使慈善行為得到規范和鼓勵，慈善事業的快速發展給慈善檔案的監管和規范管理帶來了更大的挑戰。目前的慈善檔案管理無論從硬件設施建設還是人才隊伍培養等方面都遠遠跟不上時代發展的需要，其面臨的問題主要表現在：

（一）檔案意識不強，制度建設不完善。慈善檔案不僅是慈善組織的財富，更是社會的財富。但長期以來，由于檔案工作未能受到足夠重視，一些部門對檔案的重要性認識不足，工作人員檔案意識不強，同時缺乏科學的管理制度，導致了各部門各自為政以及檔案資料存放分散的現象。各部門文檔標準不統一、不規范，也給檔案管理工作帶來了很大困難，影響了檔案的利用效率。慈善檔案管理工作“從物質基礎到制度建設，從人員素質到信息化水平，都處于一種不完善的狀態”。[1]

（二）基礎設施落后，經費投入不足。由于慈善組織的公益性特點，社會對慈善事業關注度非常高，檔案信息的查詢利用率比較高，比如對慈善組織的各項審計、應對突發事件等都離不開檔案部門提供相關依據。由于慈善組織對檔案基礎設施的投入不足，檔案信息化水平不高，導致檔案工作主要依靠傳統的人工管理方式，不僅浪費大量的人力物力，而且占用大量的時間空間，導致慈善檔案的查找利用效率低，也無法實現檔案信息傳輸、交換和資源共享，影響檔案工作的服務水平和服務質量，阻礙了檔案作用的有效發揮。隨著慈善事業的不斷發展，檔案的數量也在日益增多，僅靠傳統的管理模式已滿足不了社會公眾對檔案信息的需求，迫切需要引進先進的信息化技術，滿足慈善事業的發展需要。

（三）信息披露不充分，開放渠道不暢通。慈善組織有廣泛的社會參與度和影響力，慈善捐贈資金的有效管理和使用也一直是社會關注度較高、評論較多的話題?！巴蠖鄶捣菭I利組織一樣，慈善組織面臨的最大問題就是誠信問題，這一問題越來越被學者們關注。”[2]近年來，針對慈善事業的一些負面新聞事件，嚴重削弱了公眾的熱情，使慈善組織陷入了信任危機。雖然“郭美美事件”和“詐捐門事件”只是一些個案，但也反映出部分慈善組織缺乏信息公開機制和公眾監督渠道的問題。不能及時披露慈善資金的用途，不能及時讓公眾了解事實的真相，信息不對稱問題把慈善組織推上了風口浪尖。如何及時披露慈善信息，使信息更加公開透明，提高慈善組織的社會公信力，不斷激發公眾參與的積極性，是擺在慈善組織面前的問題，也是檔案工作者的職責。

三、對加強慈善檔案管理的建議

（一）加強組織領導，完善制度建設。一是要提高管理人員的檔案意識，解放思想，轉變傳統理念，讓檔案管理工作與新時代慈善事業和社會發展需要相適應，切實改變檔案工作“重保管、輕服務”的觀念，把為社會服務作為重中之重。二是積極爭取領導重視與支持，同時對檔案工作加強督導；協調各工作環節，使各環節緊密聯系，每個環節的檔案都能應收盡收；對檔案實現全面收集，實現檔案集中管理和有效利用。三是根據慈善檔案工作實際，不斷完善檔案管理各項規章制度。劃定歸檔范圍，制定科學合理的分類標準，明確各類檔案的保管期限，按照統一標準對檔案進行收集、整理、歸檔，在保證檔案管理系統化和標準化的同時，確保檔案的連續性和完整性。

（二）加強檔案信息化建設，實現檔案資源共享。信息化建設對檔案管理的整體優化有著廣泛的影響，是目前解決歸檔信息資源管理、利用的最好方法。要從網絡環境、硬件基礎設施建設、系統軟件建設等方面入手，應用現代信息技術，將原有紙質檔案轉化成為數字檔案，并建立檔案全文數據庫，提高檔案管理的工作效率。信息化建設是一項長期而系統的工程，需要統一規劃，長期建設，分步實施。將管理模式從原來檔案實體保管和利用向檔案信息的數字化存儲和提供服務轉變，通過網站、微信公眾號、手機 APP等新媒體傳播方式，實現信息資源共享，快速有效地利用慈善檔案。

（三）加強檔案信息披露，提高慈善組織的公信力?！靶畔⑴妒谴壬平M織問責制的基礎，也是建立信譽的重要組織部分。從法理上講，慈善組織有義務履行信息披露?！盵3]民政部根據《慈善法》制定了《慈善組織信息公開辦法》，對慈善組織信息公開作出統一規定，即“慈善組織和其他社會力量開展慈善活動，必須充分尊重捐贈者的意愿，并按照有關規定及時充分披露慈善資金的募集、管理和使用情況”。慈善組織要充分利用檔案信息客觀、真實、可靠的特點，切實履行信息公開責任，接受社會監督和輿論監督，回應公眾關注。公開透明，破除謠言，保護捐贈者、志愿者和受益人的合法權益，維護公眾的知情權，促進慈善事業的健康發展。

慈善檔案見證了慈善事業的發展，記錄了一代又一代慈善人為之不懈努力的歷程，蘊藏著巨大的精神財富和文化價值。如何充分發揮慈善檔案信息資源的價值，使其在得到保護的同時得到開發和利用，是慈善檔案管理的目標。檔案管理員必須跟上時代的步伐，認識到肩負的社會責任，改變思維方式，開拓創新，不斷提高檔案信息管理水平，滿足社會需求，促進慈善事業可持續發展。