論做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性和措施

文·孫菁

檔案鑒定銷毀工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，但在現(xiàn)實檔案工作中，這項工作并沒有得到應有的重視，只保管不銷毀的單位比比皆是。尤其是企業(yè)單位，檔案增長速度快、庫房面積小，鑒定銷毀工作對企業(yè)檔案工作的整體影響會更加突出。檔案的鑒定工作和銷毀工作一脈相承、密不可分。對于保管期限已滿、價值已微乎其微的檔案必須經(jīng)過鑒定才能銷毀，不經(jīng)鑒定而擅自銷毀，不只是檔案層面上的損失，也會造成企業(yè)和國家的損失。銷毀是鑒定的目的，如果對檔案只鑒定不銷毀，那么鑒定工作也就很大程度上失去了意義所在。故而可講，檔案的鑒定和銷毀相伴而生、相互成就。

一、做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性

（一）檔案的鑒定銷毀工作影響檔案的收集整理工作

文件必須經(jīng)過鑒定才可能成為檔案。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）中對企業(yè)檔案的定義是，“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。”企業(yè)檔案的概念體現(xiàn)出企業(yè)檔案必須是具有保存價值的文件，因此在進行檔案收集、整理工作過程中必須鑒定文件的價值，沒有價值的文件不能歸為檔案。

在我國與檔案相關的法律法規(guī)、行政規(guī)章中，對文件的歸檔范圍規(guī)定的比較明確和具體。但對于什么樣的文件不應納入歸檔范圍卻提及很少。而在實際歸檔工作中，并不是所有的文件都可以用“非此即彼”（即歸檔范圍之外的文件就一定不需要歸檔）的標準進行劃分。

2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）明確列出“機關文件材料”不歸檔范圍；2012年公布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）明確列出“企業(yè)下列文件材料可不歸檔”的范圍。這兩個文件的出臺，對歸檔工作提供了更為細致、具體、全面且可操作性極強的標準，體現(xiàn)出國家在檔案工作標準制定方面的進步，對于檔案鑒定工作具有重大指導作用和現(xiàn)實意義。因此，在檔案收集和整理工作中，企業(yè)檔案工作者一定要按照標準做好檔案的鑒定工作，切忌“來者不拒”“所有文件全盤接收”的做法，從檔案源頭、從檔案工作初始環(huán)節(jié)就為企業(yè)檔案工作打下良好的發(fā)展基礎。

（二）檔案的鑒定銷毀工作影響檔案的保管工作

任何一個企業(yè)所能提供的檔案保管能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保管的質量和數(shù)量。因此，檔案鑒定必須考慮效益因素（包括經(jīng)濟效益和社會效益），即在分析檔案價值時要考慮收益與付出之比，只有當檔案發(fā)揮的作用超過因保存檔案所付出的代價時才判定其具有保存價值。在鑒定工作中要摒棄不計成本、多多益善的觀點，必須考慮每份檔案是否值得保存，值得保存多久，將有限的人力、物力、財力投入到具有保存價值或保存價值更高的檔案中。

由于企業(yè)客觀條件的局限，檔案庫房面積是有限的，很多企業(yè)甚至沒有專門的檔案庫房。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案的產(chǎn)生量呈逐年遞增趨勢，且企業(yè)發(fā)展越快，檔案增速越快。對于正常進行檔案鑒定銷毀工作的企業(yè)，由于檔案的年增加量大于檔案的年銷毀量，庫房存儲壓力會日趨增大；而如果企業(yè)不進行鑒定銷毀工作，檔案只增加不銷毀，庫房存儲問題會更加突出。例如，會計憑證是企業(yè)數(shù)量最多的一種檔案，2016年新的《會計檔案管理辦法》開始施行，會計憑證的保管期限由原來的15年變成30年，這使得許多企業(yè)檔案庫房壓力驟增。因此，進行檔案的鑒定銷毀工作已迫在眉睫。那些從來不進行檔案銷毀工作的企業(yè)，如果庫房面積不夠，有的就將檔案堆積在一個無人問津甚至根本不符合檔案存放標準的環(huán)境里。究其原因就是沒有人肯為銷毀檔案負責任，怕萬一銷毀了不該銷毀的檔案后果嚴重。由此看來，做好企業(yè)檔案的鑒定銷毀工作僅憑檔案工作者一己之力是不行的，需要企業(yè)、社會以及國家機構的全面支持與配合。

二、做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的措施

（一）加強檔案法律法規(guī)建設，用法律手段約束和引導

1.補充和完善銷毀檔案法律、法規(guī)。檔案法律、法規(guī)制度的不完善、不健全是造成目前企業(yè)檔案鑒定銷毀工作缺失、不作為現(xiàn)象的首要原因。無論是《檔案法》還是其它檔案規(guī)章制度，均明令禁止擅自銷毀檔案，擅自銷毀要負法律責任；但是對于不進行檔案鑒定銷毀工作以及由此造成的后果是否應該承擔法律責任卻沒有涉及，這很容易造成檔案人員的畏懼心理，不敢觸及檔案銷毀工作。因此，應在法律層面明確檔案到期后，經(jīng)鑒定應該銷毀的必須銷毀，因沒有正常進行銷毀工作而對檔案、檔案工作造成不良后果的，應列入法律懲罰之列。

2.統(tǒng)一和明確檔案銷毀工作的批準主體。目前，企業(yè)檔案工作的各種規(guī)定、規(guī)范，對檔案銷毀工作的批準主體規(guī)定不明確，這也是造成企業(yè)檔案鑒定銷毀工作難以正常開展的重要原因。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提出：“經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀”，《企業(yè)檔案管理規(guī)定》規(guī)定：“經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷”。事實上，隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模日益壯大，跨國企業(yè)遍地開花，某個大型企業(yè)的法定代表人可能同時身兼幾個甚至十幾個中小型企業(yè)的法定代表人，并且企業(yè)法定代表人經(jīng)常變更，他不可能掌握所有公司檔案工作的具體情況，要求這樣一個人對所有公司的檔案鑒定銷毀進行批準不切實際，也不具有可操作性。相比較而言，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中的“按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準”，則更具現(xiàn)實性和可行性。本單位主管檔案工作的領導對自己單位的檔案工作相對了解和熟悉，因此經(jīng)各自單位主管檔案工作的領導批準，來進行鑒定銷毀工作更為實際可行。

（二）由國家行政機構通過行政手段給予支持和配合

鑒定工作是企業(yè)的單獨行為，可是銷毀工作靠企業(yè)一家之力很難完成，尤其是對于銷毀數(shù)量大的企業(yè)，必須有具有銷毀能力的單位做配合，這種配合最好由國家行政機構通過行政手段來支持。首先，銷毀機構必須具有正規(guī)銷毀資質、安全可靠。為了保證被銷毀檔案能得到妥善處置、信息不外泄，可由當?shù)匦姓C構成立或認證一批正規(guī)可靠的銷毀機構，并且加大對此類銷毀機構的宣傳和推廣力度，鼓勵企業(yè)選擇正規(guī)機構進行檔案的銷毀。其次，銷毀機構應該改變服務方式，變被動服務為主動服務。目前具有正規(guī)涉密載體銷毀資質的機構太少，基本處于被動服務狀態(tài)，需要企業(yè)自己把待銷毀檔案送到機構，而不少私人銷毀機構則會提供主動上門接收待銷毀檔案的服務。如果正規(guī)可靠的銷毀機構能夠改變服務方式，必定會對企業(yè)檔案鑒定銷毀工作起到推動和促進的作用。

（三）企業(yè)人員要樹立和培養(yǎng)正確的檔案意識

企業(yè)人員要端正對檔案、檔案工作的認識，樹立正確檔案觀。檔案意識淡薄會導致檔案缺損或無檔可存，過度“重視”檔案也會導致檔案魚龍混雜、良莠不分。現(xiàn)實中，相關人員和領導因為怕?lián)熑味^度保護檔案，寧可把檔案堆積在房屋或角落里也不敢鑒定銷毀，這種“重視”的后果其實和輕視一樣，都是對檔案和檔案工作的一種損害。因此，要解放思想、實事求是，樹立客觀正確的檔案意識，按照檔案法律法規(guī)，該管好的堅決管好，該銷毀的一定銷毀，還檔案一個清潔明朗的保管環(huán)境。

所謂“世易時移，變法宜矣”，在企業(yè)建立的初級階段，重視檔案的收集、整理、保管工作，有其存在的歷史必要性與客觀現(xiàn)實性，但隨著企業(yè)的發(fā)展，也應該而且必須把鑒定、銷毀工作作為檔案工作的必要環(huán)節(jié)加以重視和實踐，這也是衡量企業(yè)檔案工作好壞的一個重要方面。