淺談衛計綜合監督行政相對人檔案管理

文·郭蘭省

衛生計生綜合監督行政相對人檔案是衛生計生監督機構綜合檔案的重要組成部分，是單位主要職能活動的真實記錄，建立和規范衛計綜合監督行政相對人檔案是有效開展依法行政的基礎，是提高科學管理水平，加強這類檔案的規范化、標準化、科學化管理的內容之一，也是提高衛計綜合監督工作質量的有效手段，更是深入發展衛計綜合監督事業的重要依據和必要條件。

一、衛計綜合監督行政相對人檔案建檔、管理和流程

（一）衛計綜合監督人員所負責的區域內行政相對人衛生許可檔案的建檔和管理

1. 行政審批大廳發放衛生許可證后，許可受理人員負責將相應檔案資料（許可、延續、變更）整理歸檔、編制歸檔文件目錄。每月按要求編制一次檔案資料移交清冊，每月上旬將所形成的檔案移交給相關管理單位檔案室，并認真履行移交手續。

2. 由相關業務科室形成的、需歸檔的行政相對人的檔案資料（如：檢驗結果及評價報告書等），應在資料生成之日起一個月內移交至檔案室。

（二）衛計綜合監督人員所負責的區域內行政相對人日常監督管理檔案（俗稱分戶檔案）的建檔和管理。

1. 根據監督類別不同的行政相對人檔案進行分類建立、分類管理，例如公共場所衛生類、學校衛生類、生活飲用水、二次供水等對行政相對人的管理，按“一戶一檔”由監督科相應責任監督員負責分戶檔案資料的收集、整理、建檔、管理、提供利用、移交等工作。

2. 有相關業務科室將對行政相對人監督管理檔案整理裝盒，按變更卷、日常監督管理卷、注銷卷進行分類排列歸檔，對日常監督管理檔案（即分戶檔案）建立后續新生成資料的收集、整理、歸檔工作，由相關科室責任監督員管理。

（三）衛計綜合監督人員所負責的區域內行政相對人行政執法處罰檔案的建檔和管理

1. 衛計綜合監督人員對所負責的區域內行政相對人違反衛生計生有關法律法規的，行政執法人員在從事行政執法活動中，嚴格按照法定程序、權限，規范執法行為，加大行政執法監督檢查力度。并依據2017年6月30日施行的《山東省衛生計生行政處罰裁量基準》處罰并建立案卷，即一案一檔（卷）制度，案卷內材料按日期先后順序排列，日期相同的材料按案件辦理的先后順序排列。

2．衛生計生行政執法案卷的整理、裝訂、立卷工作由案件承辦人負責。誰辦案誰立卷，案結卷成。應將辦結的案件卷宗一周內交給局內檔案管理人員管理，并將處罰決定書報局內稽查科備案。

3. 建立的行政執法處罰案卷按要求歸檔，將歸檔案卷以卷為單位。案件承辦人員應當整理案件的全部文書、材料，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒的流程建檔，并將辦結的案件卷宗認真做好檔案室移交等工作。跨年度的案卷應在結案年整理完畢并歸檔管理。移交案件卷宗，應填寫《檔案材料移交清單》一式兩份。

4. 行政相對人檔案的歸檔和管理流程

(1)檔案員根據移交的管理檔案，在15日內建立行政相對人管理檔案。對各行政相對人管理檔案按要求分類、排序后編制檔號，填寫盒封面、盒脊及備考表，編制“行政相對人登記檔案目錄”。并將建立的行政相對人管理檔案移交給相關科室責任監督員，同時編制“內部行政相對人檔案移交清冊”，雙方核對無誤后在“移交清冊”上簽字，做好檔案建立后新生成資料的收集、整理和歸檔工作。

（2）相關科室責任監督員負責管轄的行政相對人檔案的資料收集、整理、歸檔和管理工作，同時做好檔案的利用工作，填寫“行政相對人檔案借閱利用登記冊”。

（3）注銷卷材料歸檔完畢后，相關科室責任監督員在盒封面填上“注銷日期”，可按月或按季度（最遲應在次年1月底前），將注銷的行政相對人檔案移交給檔案員，同時編制“內部注銷行政相對人檔案移交清冊”，雙方核對后簽字確認。檔案員將注銷的“行政相對人登記檔案目錄”剪切至“當年注銷行政相對人檔案移交清冊”，并填寫“注銷日期”。

（五）檔案員負責對行政相對人檔案的統一管理和指導工作。

1. 檔案員應在每年行政相對人檔案歸檔工作結束后（次年2月初之前）對局內檔案的數量、歸檔質量、利用效果進行一次核對和自查，督促相關科室責任監督員按時、保質完成相應工作。

2. 檔案員于每年2月底前，將上年度“行政相對人檔案借閱利用登記冊”及數據截至上年度12月31日的“行政相對人登記檔案目錄”規范存放檔案室（包括至該日期止已發證但未注銷的所有行政相對人檔案目錄），該目錄應能與存放的檔案相對應。同時將上年度注銷的檔案和“當年注銷行政相對人檔案移交清冊”移交檔案室，雙方核對無誤后在“移交清冊”上簽字。移交完畢后，將“移交清冊”中的目錄剪切至“已注銷行政相對人登記檔案目錄”。

（六）檔案室負責全局行政相對人檔案的建檔和管理的指導以及注銷檔案的管理工作。

1. 每年3月底前，完成全局上年度各類別“行政相對人登記檔案目錄”的整合、更新工作。

2. 對同一注銷年度的檔案按“檔號”先后順序編制一個流水序號，按序排列存放。

3. 注銷檔案保存5年后，經鑒定對已失去保存價值的檔案，編制消毀清冊，按規定程序銷毀。

4. 行政處罰檔案保存年限為永久保存，也就是最少不低于60年。

二、如何做好衛生計生監督行政相對人檔案管理工作

（一）加強檔案管理制度建設是強化規范管理的手段

衛生計生綜合監督執法局在開展檔案管理制度建設工作中，應本著既規范檔案管理又減少工作量的原則，制定和完善衛計綜合監督行政相對人檔案管理的各項制度，如《檔案整理規則》《檔案資料建檔和管理流程》等。各類目錄、表單由檔案室統一設計，力求科學、規范。總之，制定科學的制度來規范檔案管理工作，可以使檔案管理在歸檔、利用、考核等各個環節做到有據可依。

（二）發揮網絡組織作用是統一與分散管理并進的保障

在行政相對人檔案管理工作中，充分發揮網絡組織作用，是統一與分散管理并進的保障。通過開展調研、參與決策、制定各項制度、設計專業文書、組織業務知識培訓，做好全局檔案的統管協調工作。檔案室和科室責任監督員起著重要的橋梁作用。衛計綜合監督執法局只有形成了完善的檔案管理網絡系統，才能有效地實行統一與逐級分散相結合的管理模式，責任監督員既能實時掌握全局行政相對人檔案管理動態，又能使日常工作中形成的資料及時收集、整理和歸檔。只有對每一環節的時限作明確規定，責任到人，才能增強責任心，保證材料歸檔的及時性和完整性，從而使檔案管理工作更好地發揮作用。

（三）做好衛計綜合監督行政相對人檔案工作的意義是做好檔案的開發利用

完整、系統的行政相對人檔案能為衛生計生監督執法工作服務，為日常的監督工作提供數據分析和決策參考的依據。檔案由責任監督員直接管理，減少了檔案調用的中間環節，方便責任監督員查找利用，提高了工作效率。同時要求填寫“行政相對人檔案借閱利用登記冊”，將“借閱檔案”“利用效果”等要素及時記錄下來并定期反饋給檔案室，使檔案室更深入了解檔案信息資源的開發利用情況，為檔案室進行檔案實際效益分析，開展專題編研工作，提供寶貴的基礎數據，從而也促進和保證行政相對人檔案管理工作的順利開展，發揮行政相對人檔案的作用和價值。