淺談陜西廣電網絡公司專項檔案創新管理工作

文/徐菜娟

專項檔案管理工作是公司檔案管理的重要組成部分，它如實記錄了公司重大活動、重大項目的全過程，具有重要的利用價值。為了確保專項檔案資料的齊全與完整，避免公司重要檔案資料的遺失，本文針對公司專項檔案管理工作的現狀的分析，提出了創新應對策略，目的在于有效提高專項檔案利用效率和管理水平

近年來，隨著公司的快速發展，公司重大項目及重大活動逐漸增多，為了保障公司重要資料的齊全完整，促進公司專項檔案管理水平，2018 年，省公司檔案室根據公司實際情況，制定并下發《專項檔案管理辦法》。并在公司系統內開展專項檔案管理工作，有效提高了專項檔案利用效率和管理水平，對公司經營發展具有重要意義，現就如何做好公司專項檔案管理工作的創新與發展談一點自己的見解。

一、專項檔案管理工作現狀

2018年之前，公司專項檔案沒有統一管理，新建項目較多，檔案資料分散在各業務實施部門，管理分散，資料存檔不規范，極易造成重要資料的丟失，主要原因有以下三個方面。

1.沒有建立專項檔案管理庫，專項檔案管理分散混亂

近年來，公司重大活動、重大項目及對外合作項目不斷增多，專項檔案的保管與利用也越來越重要。公司專項檔案具有類型多、數量大、范圍廣的特點，專項檔案工作往往涉及多個主管部門，材料分散在各個經辦人手中，活動一結束，人員一旦變動，就會造成專項檔案的遺失。2018年前公司仍然沒有建立統一的專項檔案庫，無法對專項檔案進行集中統一管理，極容易造成檔案的損失。

2.專項檔案管理制度不完善，缺乏指導性文件

2018 年前公司缺乏專項檔案管理工作的相關制度和規范，導致檔案人員對公司專項檔案收集、整理以及移交等工作沒有制度可行，沒有標準可依，引起公司專項檔案管理工作的混亂，不利于專項檔案后續工作的進行。

3.公司系統對專項檔案工作監管不力，缺乏有效措施

雖然制定下發了專項檔案管理制度，但公司系統內對專項檔案管理相關制度的落實不到位，執行的力度不夠，監督管理的措施不嚴不到位，造成了公司系統內專項檔案資料未能及時全面歸檔保存，影響了專項檔案作用的發揮。

二、專項檔案管理創新的途徑

為了有效地解決公司系統內專項檔案管理工作存在的問題，確保公司系統內重大項目、重大活動檔案工作的規范管理，2018 年公司針對檔案管理中存在的各種問題，公司采取建立專項檔案管理庫、完善專項檔案規章制度、加大實地監督指導工作力度等創新措施，來逐步實現公司系統內專項檔案管理的規范化、標準化。具體措施主要有以下三個方面：

1.實現專項檔案統一管理、建立專項檔案管理庫

專項檔案是指在專項工作組織實施過程中產生的具有保存價值的電子文檔、文字資料、聲像資料、照片、圖表、數據信息等。由于專項檔案的特殊性和重要性，為了避免專項檔案的遺失，確保專項檔案的完整和利用，2018年公司檔案室創新性地建立了專項檔案庫。即對公司各類專項檔案進行統一收集和管理，專柜永久保存，實現了公司專項檔案的集中統一管理和利用。隨后，公司系統內各分支機構也建立了專項檔案庫，實現了專項檔案的集中管理和利用，極大地降低了公司專項檔案管理存在的安全隱患。

2.針對專項檔案的特殊性，制定專項檔案管理指導意見

2018 年6 月，公司根據專項檔案的特點制定下發了《專項檔案管理指導意見》，明確了各類專項檔案資料收集歸檔的責任部門和責任人，規范了檔案收集、保管、利用的相關要求。規定專項檔案的收集，需要檔案室事先確定專項檔案的歸檔項目清單和歸檔責任部門，明確專項檔案收集的內容和要求，責任部門及時完成收集計劃并向檔案室移交。對于專項檔案的保管，要求檔案室應遵循其成套性的特點，整理歸檔，存入專柜永久保存。對于專項檔案的查閱利用，規定查閱需要經過主管副總審批，原則上不能借出，如果需要借出（借出檔案需寫借條），需要公司主要領導審批。制度的執行解決了專項檔案管理中存在的問題，使專項檔案管理工作做到了有章可循，有據可依。

3.加強公司系統內專項檔案的業務指導及監督檢查

為加強公司系統內專項檔案管理工作的開展，推進公司檔案管理走向制度化、規范化，更好地服務于公司發展大局，公司按照《專項檔案管理指導意見》要求，多次對系統內檔案人員進行了專項檔案業務培訓，并結合2019 年公司重點工作要求，起草了《關于落實分支機構專項檔案收集歸檔工作的通知》，要求各分支機構在5-6 月完成2018 年度專項檔案的收集歸檔工作，6-7 月省公司檔案室跟蹤指導、督促分支機構完成2018 年公司重大活動、重大項目等專項檔案的收集，省公司綜合管理部檔案室2019 年11 月—12月依據《專項檔案管理指導意見》進行督促檢查，真正用制度規范專項檔案的管理工作，確保專項檔案資料的完整。

通過這些舉措的實施，目前公司系統內專項檔案已實現了集中統一管理，分級異地存放，改變了過去專項檔案資料分散、不系統、不完整、調閱利用不便的局面，進一步推進了專項檔案管理工作的規范化、標準化，也提高了公司專項檔案的利用效率，為公司發展發揮出了不可替代的作用。