高校聲像檔案保護(hù)及備份策略探析

文/李 婷

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式也發(fā)生了變化，特別是聲像檔案這種形式更能給人以直觀的視覺再現(xiàn)，真實(shí)、形象地反映了事物的原貌，使其成為一種利用廣泛檔案載體形式。但因其收藏、保管的特殊性，對(duì)聲像檔案保護(hù)及備份成為了一個(gè)難題。本文主要通過對(duì)高校聲像檔案保護(hù)及備份策略的探析、思考，能夠?qū)Υ蠹易龊寐曄駲n案的保護(hù)工作起到幫助作用

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的產(chǎn)生和利用成了檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。聲像檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比所需要的實(shí)際儲(chǔ)存空間更小，記錄與查閱的方式更為簡(jiǎn)便，相對(duì)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案而言聲像檔案成本相對(duì)較低。但聲像檔案的實(shí)際數(shù)量比較龐大，種類繁多，如何做好聲像檔案的收集、保護(hù)與備份工作，已成為當(dāng)前必須解決的主要難題。

一、高校聲像檔案分析

1.高校聲像檔案概念和內(nèi)容

聲像檔案是一種檔案存在的形式，是指以聲音或者視頻等方式對(duì)檔案所有人進(jìn)行記錄的一種檔案形式。聲像檔案也被稱之為音像檔案，主要形式包含照片、光碟、錄像、CD、音頻等多種形式。聲像檔案的產(chǎn)生離不開大眾傳媒的發(fā)展，包括電影制片廠、廣播中心、電視中心、漫畫制作公司等在內(nèi)的現(xiàn)代多種傳媒主體。隨著技術(shù)發(fā)展與普及，各大高校中的聲像檔案越來越多，幾乎可以與紙質(zhì)檔案一爭(zhēng)高低。高校聲像檔案內(nèi)容十分豐富，包含反映學(xué)生主要生活情況、歷屆領(lǐng)導(dǎo)照片、校友照片、所獲榮譽(yù)照片、開展各類會(huì)議與活動(dòng)照片及視頻、學(xué)術(shù)報(bào)告照片及視頻、主要課程視頻、科研成果照片等內(nèi)容。

2.高校聲像檔案特點(diǎn)分析

高校聲像檔案除了內(nèi)容豐富外還具備其他特征。第一，聲像檔案在形象上的直觀性。由于聲像檔案呈現(xiàn)方式主要是通過音樂或者圖像視頻等方式進(jìn)行呈現(xiàn)，這些方式都具備直觀性，利用者可以直觀地看到檔案中記錄的具體情況，享受到與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同的感覺，可以更加客觀形象地了解到檔案記錄和反映的真實(shí)具體情況，更好為利用者提供幫助。第二，聲像檔案在保存上有其特殊性。聲像檔案的載體可能是移動(dòng)硬盤，還可能是網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，還有可能是可移動(dòng)小型U 盤等，無論是采用哪種載體都與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大差別，這種載體存在一定的壽命期限和保存的特殊要求，因此，選擇高質(zhì)量的載體材料和存放設(shè)備環(huán)境以及做好檔案的備份工作是保證聲像檔案長(zhǎng)期存放和使用的必要措施。

二、高校聲像檔案收集與利用現(xiàn)狀

盡管聲像檔案已經(jīng)產(chǎn)生一段時(shí)間，但是高校聲像檔案發(fā)展相對(duì)不平衡，對(duì)聲像檔案收集、歸檔、利用存在一定問題。不僅聲像檔案制作的主體不斷擴(kuò)大、數(shù)量激增，而且聲像檔案的安全保護(hù)和備份也有一定的難度。

1.高校聲像檔案收集歸檔具體標(biāo)準(zhǔn)還不夠明確

高校部門多，師生的數(shù)量也比較大，其形成和需要進(jìn)行整理的聲像檔案數(shù)量也龐大，需要的時(shí)間長(zhǎng)。加之高校聲像檔案的收集、歸檔、利用、鑒定的具體標(biāo)準(zhǔn)要求還不是很明確，所以高校聲像檔案管理工作任務(wù)十分繁重?zé)o序，而且有些盲目，成為工作障礙，影響了高校聲像檔案工作規(guī)范有序推進(jìn)的速度。

2.高校聲像檔案產(chǎn)生情況不可控

高校聲像檔案的產(chǎn)生情況不可控表現(xiàn)在兩方面：一方面，高校與社會(huì)單位不同，校園內(nèi)發(fā)生的許多事情并不都是提前安排好的，有時(shí)是突發(fā)的、不可控的，但是也需要聲像檔案來記錄，這樣就增加了聲像檔案的數(shù)量。另一方面，隨著技術(shù)不斷發(fā)展，智能手機(jī)的拍攝已經(jīng)為高校每一個(gè)學(xué)生提供了拍攝條件，高校學(xué)生成為高校聲像檔案制作的新興主體，其提供的聲像檔案質(zhì)量參差不齊，為高校聲像檔案的整理篩選增加一定難度。

3.高校聲像檔案保護(hù)還不到位

聲像檔案與傳統(tǒng)檔案不僅載體不同，而且保存的條件要求和標(biāo)準(zhǔn)也不同，如何使高校聲像檔案得到安全妥善的保護(hù)是一項(xiàng)必須重視和解決的問題。聲像檔案以電子信息和數(shù)字信息為載體，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)可以方便快捷地利用，但它的信息安全和保密也成為一個(gè)不容忽視的問題，隨時(shí)會(huì)受到外界的沖擊和損壞。近些年一些高校學(xué)生聲像檔案中的內(nèi)容被泄露事情的發(fā)生，就對(duì)學(xué)生生活造成很大影響。

三、高校聲像檔案?jìng)浞莶呗苑治?/h2>

聲像檔案想要長(zhǎng)久保留下來備份必不可少，聲像檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，在保存上相對(duì)有一定的期限，無論是采用的何種載體都需要做好備份工作。

1.做好照片檔案的備份

照片檔案在高校聲像檔案中所占比例不低，因此做好照片檔案的備份十分重要。首先，對(duì)照片進(jìn)行電子版?zhèn)浞荨２捎脪呙杌蛘咧苯訉⒄掌瑢?dǎo)入到計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行備份儲(chǔ)存保管。同時(shí)要對(duì)不規(guī)則的照片進(jìn)行翻拍，保存完整照片。其次，對(duì)照片采用電子版與紙質(zhì)版兩種方式儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)雙套制備份。在照片打印或者沖印中注重紙張選擇，選擇壽命更長(zhǎng)更容易保存的紙張。除了采用紙張打印之外還可以采用膠片印制，膠片相對(duì)壽命較長(zhǎng)，材質(zhì)穩(wěn)定性也比較好，可以進(jìn)一步提高儲(chǔ)存年限，但是這種方式相對(duì)成本比較高，高校可以根據(jù)具體情況決定是否采用。

2.做好錄音檔案的備份

音頻檔案在備份時(shí)既要注重音頻記錄的實(shí)效性和價(jià)值，又要注重音頻檔案的音質(zhì)保護(hù)與完整性。同時(shí)要定期檢查音頻檔案的質(zhì)量，及時(shí)進(jìn)行更新。另外也要重視對(duì)音頻檔案載體質(zhì)量的選擇，可以盡量選擇一些新的載體，可以選擇CD 或者光盤等，這些載體相對(duì)的壽命比較長(zhǎng)，受外界環(huán)境影響相對(duì)較小，能將音頻檔案更為長(zhǎng)久保存。

3.做好視頻檔案的備份

視頻檔案在具備音頻檔案特點(diǎn)的同時(shí)，其保存所需的儲(chǔ)存空間要更大一些，所以在備份時(shí)要根據(jù)視頻具體大小來選擇相應(yīng)的存儲(chǔ)載體。現(xiàn)在一般錄像機(jī)都是一體機(jī)，視頻輸出主要是數(shù)字輸出，這種方式檔案的安全性保存難度比較大，因此可以及時(shí)地轉(zhuǎn)換成其他不同載體形式來保存，多方面地做好備份工作，以備用時(shí)之需。

四、高校聲像檔案保護(hù)策略分析

高校聲像檔案的保護(hù)除了做好備份以外，還要在協(xié)調(diào)做好檔案保護(hù)與利用、技術(shù)投入、安全保密工作三方面入手，切實(shí)做好高校聲像檔案的保護(hù)工作。

1.協(xié)調(diào)好高校聲像檔案保護(hù)與利用

保護(hù)好聲像檔案的目的在于利用。在高校聲像檔案保護(hù)與利用方面必須要協(xié)調(diào)好，要建立和完善相關(guān)檔案保護(hù)與利用制度，并且管理人員一定要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，把責(zé)任落到實(shí)處。首先，明確檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)。高校需要對(duì)聲像檔案進(jìn)行篩查，嚴(yán)格篩查就是將不符合要求的聲像檔案直接剔除，減少后期檔案工作量，提高聲像檔案的質(zhì)量。其次，檔案的保護(hù)工作要做好。高校檔案管理人員需要根據(jù)聲像檔案具體情況，選擇相應(yīng)的保護(hù)措施，特別是注重聲像檔案保存環(huán)境的控制，在檔案被調(diào)檔之后要做好檔案整理確保檔案的完整性。再次，檔案的查閱利用要嚴(yán)格履行手續(xù)，不得隨意借出。必須在手續(xù)齊全的情況下才能將檔案借出。

2.增加高校聲像檔案保護(hù)方面的技術(shù)投入

在聲像檔案保存上除了保存舊載體的檔案之外，新技術(shù)的投入也不能少。高校在聲像檔案保護(hù)方面可以引進(jìn)新的云技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的云技術(shù)，存儲(chǔ)的空間大，相對(duì)安全性比較高。將新技術(shù)運(yùn)用到高校的聲像檔案管理方面，一方面可以為高校聲像檔案的儲(chǔ)存提供相應(yīng)空間，另一方面其安全性可以進(jìn)一步保障。在運(yùn)用新技術(shù)的同時(shí)還要注重技術(shù)人才培養(yǎng)的投入，培養(yǎng)和選擇一批在檔案保護(hù)與管理方面具備高素質(zhì)高能力的人才。高素質(zhì)人才能夠很快掌握先進(jìn)技術(shù)，能夠采取相應(yīng)的安全保護(hù)措施，避免檔案的損壞和丟失，更能與時(shí)俱進(jìn)地開展創(chuàng)新，對(duì)保證高校聲像檔案安全保護(hù)和合理利用發(fā)揮出積極的作用。

3.做好高校聲像檔案的保密工作

高校聲像檔案的保密工作也得做好。首先檔案管理人員要將全部聲像檔案進(jìn)行甄別，將可以公開與不可公開分別存放、保管，避免錯(cuò)將不可公開的聲像檔案借調(diào)出去，造成不良影響。再次，要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況，結(jié)合檔案行業(yè)管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，積極推進(jìn)高校聲像檔案管理模式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。

綜上所述，高校聲像檔案管理工作十分重要，必須注重運(yùn)用新技術(shù)做好聲像檔案的保護(hù)、保密與備份工作，在進(jìn)一步提高聲像檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，讓聲像檔案的作用得到有效地發(fā)揮，為高校的健康發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。