長慶油田檔案集約化管理模式初探

文/孔文祥

檔案集約化管理與傳統“小而全”的分散管理模式相比，具有提升專業隊伍素質、強化業務指導、降低管理成本、保證檔案安全、實現信息共享諸多優點，是創新企業檔案管理的一種新形式，它在促進自身發展的同時，必將為企業的發展發揮出積極的促進作用

長慶油田成立于1970 年，經過近50年的發展，建設成為國內第一大油氣田，尤其是在2013 年建成“西部大慶”以來，實現了連續六年穩產5000 萬噸，為保證國家能源安全、促進經濟發展做出了重要貢獻。伴隨著油田的大發展，檔案工作也得到了前所未有的發展，全油田館藏檔案達到千萬卷（件），公司實行兩級檔案管理體制，即公司設檔案館，公司下屬各單位均設有綜合檔案室，最多時達到60 個，有專（兼）職檔案人員160余人。

一、“小而全”的分散管理模式的弊端

1.檔案機構分布密集度高

長慶油田建設初期，油氣資源勘探生產工作區域橫跨陜甘寧蒙晉5 省（區），公司下屬各單位工作地點相對分散，各單位設置的檔案室為本單位各方面工作提供了有力支撐，與當時油田管理和技術條件是相適應的。隨著近幾年油田生產組織方式的變化，加上信息化網絡化辦公日漸成熟，各單位機關陸續遷往西安、銀川、慶陽、高陵等油田主要駐地，辦公地點相對集中，各單位檔案部門也比較集中，出現一層辦公樓里幾家單位檔案室比鄰而居，走錯門的情況時有發生。

2.人員素質得不到保障

上世紀90 年代長慶油田檔案部門隨著業務發展培養了一批政治素質好、業務能力強、愛崗敬業的檔案人員，成為當時業務骨干力量，隨著年歲增長，這批人員相繼退休。而今，大部分單位領導不重視檔案工作，將檔案管理崗位作為一線退出人員安置性崗位，人員流動頻繁、年齡普遍偏大，造成業務不精，只充當“庫房保管員”的角色。

3.業務能力參差不齊

公司各二級單位因性質不同，業務不同，所產生的檔案種類數量也不盡相同，也造成了檔案業務人員能力不同。生產單位作為公司主營單位，建設項目、勘探開發檔案產生數量巨大，檔案室人員任務重壓力大，熟知各類檔案情況，業務能力比較強；后勤和保障單位因為單位性質所產生的檔案種類少，數量小，人員見識有限，影響了業務水平的提高。

4.檔案資源重復保管，共享利用效率低下

油田發展前期，由于地域限制、交通不便，為了方便各單位工作，各二級單位檔案室保存的文書檔案、地質開發檔案、基本建設檔案與公司檔案館存在很多重復，在當時很有必要，但是這種模式沿用至今，既占用庫房，又浪費人財物力，達不到最佳的資源共享和信息開發利用效果。

5.設施設備重復投入，庫房存在安全隱患

“各自為戰”的分散模式，注定要求各單位都要在檔案庫房、設備、裝具等設施上進行投入，勢必造成重復浪費和設備使用率不高的情況；同時檔案的不斷增加也需要檔案庫房的不斷增加，而各單位辦公用房本身就很緊張，根本無暇顧及檔案庫房，只能改造辦公場所甚至租用民房存放檔案，空間擁擠、條件簡陋、樓層承壓超標等諸多安全隱患讓人憂心。

二、長慶油田實行集約化管理的有利條件

首先，長慶油田在進入轉型發展階段后，提出了提質增效、精細管理的工作思路，要求把提質增效貫穿于生產經營管理、企業改革、安全環保等各個方面。檔案工作作為油田的一項基礎性管理工作，必須著眼于油田發展新形勢、新任務。中國石油天然氣集團公司《檔案工作“十三五”規劃綱要》明確提出“鼓勵有條件的單位開展集約化、專業化改革。”這些都為集約化管理提供了思想和政策指引。

其次，推行檔案集約化管理符合企業精細管理要求。檔案集約化管理將有效精簡油田檔案機構、壓縮人員，優化檔案人員隊伍，這也完全符合公司持續推進扁平化管理、規范機構編制的要求。

第三，檔案集約化管理，有充裕的庫房是前提條件。公司各單位機關陸續遷移集中辦公，便于集中統一開展歸檔借閱等工作；各家單位搬遷時對檔案庫房都有規劃統籌安排，銀川、慶陽更是有相當面積的庫房準備，這為實施集約化管理提供了基礎條件。

第四，信息化建設提供了強有力的支撐。集團公司在2010 年統一開發了集團公司檔案管理系統，從制度層面解決了標準統一的問題，從技術層面解決了檔案信息化平臺問題。目前，檔案全部業務環節均在檔案管理系統中解決，網絡化辦公也成為檔案工作的主要方式，徹底告別了傳統的手工管理方式，逐步走向標準化、規范化。加之館藏檔案數字化率已經達到80%以上，為網絡化利用、集約化管理奠定了堅實的基礎。

三、集約化管理的模式——區域檔案中心

區域檔案中心是集約化管理模式的體現，它以大檔案為理念，以資源整合為手段，建立起與企業發展相適應的管理格局。通過摸索，長慶油田實行“檔案館+區域檔案中心”管理模式。

公司設置檔案館保持不變，撤銷公司所屬各單位檔案室，在辦公地點比較集中的油田駐地設置區域檔案中心。

1.職能界定

檔案館全面負責公司檔案（史志）工作，側重業務管理、檢查驗收、指導培訓和檔案編研，逐步實現“管館分離”，逐漸弱化實體管理業務，強化管理職能。

區域檔案中心統一管理駐地內各二級單位檔案，工作重心放在實體保管和提供利用上，業務上接受公司檔案館領導，使得各區域檔案中心采用統一制度、統一標準。

2.管理模式

首先，實行資源集中。將各單位檔案室的檔案實體、辦公資產、館庫設施、檔案人員（擇優錄取）全部劃歸區域檔案中心，由區域檔案中心直接面向各單位行使檔案管理各項職能。

其次，進行對口管理。區域檔案中心內部以檔案門類劃分工作小組，每個小組成員負責區域內幾個單位某類檔案的“收”“管”“用”及相關工作。

第三，形成網絡體系。區域檔案中心建立檔案網絡管理體系，成員由中心業務主管和區域內各單位檔案工作聯絡員組成。區域內各單位指派本單位專人作為檔案聯絡員，負責統籌本單位檔案收集歸檔事宜。

第四，獎懲考核作保障。公司制訂相關的獎懲考核辦法，確保各項工作順利開展。一是檔案中心對歸口管理單位年度歸檔情況進行量化考核，并將結果上報公司檔案館，對年度歸檔不達標單位由公司按比例扣除相關單位領導業績獎金；二是公司檔案館對各區域中心年度工作進行考核評價，同時邀請區域內歸口管理單位進行民意打分，兩部分按照一定權重形成考核結果，并與區域中心業績獎金掛鉤，形成制約管理。

3.人員配置

區域檔案中心成立初期人員從原單位檔案工作人員中擇優錄入，之后區域檔案中心的缺員補充，由委托管理單位提出意見，檔案館同意后實施。

2016年，長慶油田率先在銀川區域進行試點探索，撤銷了銀川區域各單位的綜合檔案室，整合成立銀川檔案中心，集中統一管理銀川區域9家單位檔案業務。經過一年多的運行，銀川檔案中心各項工作均穩步推進，檔案管理總體成本顯著下降，檔案安全管控能力，以及檔案工作的規范化、專業化水平得到大幅提升，試點工作達到了預期效果。2018年，在銀川區域檔案管理業務整合試點成功的基礎上，又先后成立了慶陽、高陵、西安三個區域檔案中心，形成了長慶油田“一館四中心”的檔案管理架構。

四、集約化管理模式的優點

從試點到全面推廣，區域檔案中心已經走過3 年多的歷程，目前區域檔案中心運行良好，初步達到了預期的目標，也逐步顯現著它的優點：

1.保證了檔案的安全和完整。區域檔案中心將片區內各家單位檔案集中統一，實體安全化，保管集中化；同時統一協調片區內各單位歸檔工作，確保了保存的檔案齊全完整不重復。

2.管理幅度銳減，便于業務指導。四個區域檔案中心代替了原來的60 個檔案室，檔案館業務指導和培訓更加快速便捷，高效溝通，提高了工作的執行力度和工作效率，也使得檔案館有了更充足的精力進行業務指導和培訓監督工作。

3.打造一支更專業的檔案隊伍。區域檔案中心工作人員都是原有檔案室人員通過優勝劣汰競爭上崗的，而托管單位對檔案中心配置的人員也逐步實現了年輕化、知識化的轉變。通過對現有人員的優化組合，根據崗位需求發揮個人專業特長，建立起一支由檔案、油田主體專業和計算機專業組成的隊伍，提升整體水平。同時，檔案中心工作人員只負責對口單位某一類檔案的相關工作，業務更加嫻熟，專業化程度更高。

4.管理成本降低，設備資源共享。目前“一館四中心”從業人數也由160人縮減至110人左右；各中心統一調配館庫設施、辦公設備、檔案裝具等，使之合理使用，減少閑置，杜絕浪費，管理成本同比下降了10%左右。

5.打破信息孤島，實現信息共享。區域中心面向歸口管理單位進行檔案利用服務，同時利用檔案系統完成全油田檔案在線查閱利用，檔案館與區域檔案中心互動，打破了原來各單位之間檔案利用的壁壘，充分發揮了檔案資源的優勢和潛力，提高了信息資源共享和開發利用水平。

區域檔案中心的設立是檔案集中統一管理、資源整合共享的一種探索，是一個漸進的過程，也許還有很多不足之處。但是，這種檔案管理模式的創新，將會進一步提升檔案工作的發展空間和服務水平。