淺談慈善機構檔案精細化管理

文·劉杰

慈善機構檔案作為慈善機構在開展慈善活動過程中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是慈善管理工作的重要組成部分，直接影響著慈善工作的公開性、透明性和公信力，對于慈善事業的蓬勃發展有重要的作用。近年來，隨著我國慈善事業的迅速發展，慈善機構不斷壯大，影響力不斷擴大，產生了大量各種門類的檔案，也給各類慈善機構檔案管理工作提出了精細化管理的更高要求。筆者作為縣級市慈善總會辦公室的一名檔案管理人員，對慈善機構檔案精細化管理進行了探索與思考。

一、慈善機構檔案精細化管理，必須實現“科學分類、規范管理”

慈善機構往往與黨委政府、各社會團體、企業以及公眾等社會各方面都保持著緊密的聯系，這使得慈善機構的檔案來源非常廣泛，種類非常繁多，涉及捐贈、救助、財務、會計核算等各方面，也包括慈善機構在自身運行中形成的涉及對外交流、內部管理、志愿者等各方面的文書、人事、志愿者管理等材料。因此，必須根據我國專業檔案管理相關規定，結合慈善工作特點，實施科學分類，確保慈善機構檔案管理規范細致、有條不紊。

（一）檔案精細化管理，并不是指檔案的分類越細化越好，特別是在一級分類中，應該科學適當。有研究者曾將慈善機構的檔案分為文書檔案類、慈善救助支出資料類、會計統計資料類三類。這種分類忽略了慈善捐贈這一慈善機構重要的工作門類。慈善事業是取之于民、用之于民的社會性很強的事業，社會各界的捐贈是慈善救助得以開展的前提和源泉。因此，萊州市慈善總會辦公室根據機構的主要業務內容和性質進行檔案一級分類，積極探索完善檔案管理模式及標準。根據萊編辦發〔2013〕68號文件，萊州市慈善總會辦公室的主要職責為：參與制定全市慈善事業發展規劃，協調推進慈善事業各方面工作；接受海內外社會各界的慈善捐贈，按捐贈人的意愿和辦會宗旨，舉辦和資助各項社會慈善公益事業；組織開展賑災救難、扶貧濟困、安老慈孤、扶殘助學等社會救助活動；組織義工隊伍開展多種形式的慈善公益活動；加強同海內外慈善組織的交流和合作，為海內外投資我市慈善事業者提供咨詢和服務，組織開展慈善團體、友好人士的交流與合作。可以看出，主要職責有慈善機構運行發展、接受捐贈、開展救助、發展義工隊伍并組織開展公益活動，捐贈和救助往往也是密不可分的。因此，可將萊州市慈善總會辦公室的檔案分為機構運行文書檔案、捐贈救助、義工公益活動三大類。

1.機構運行文書檔案類。主要包括慈善機構的上級機關和主管部門下發、轉發的各類法律、法規性文件，慈善機構與其上級機關和主管部門以及慈善機構下屬部門之間形成的請示、報告、批復等文書材料；慈善機構內部制定的各項工作的規章制度；慈善機構內部召開的各類工作會議、座談會、研討會等形成會議文件、會議紀要和聲像資料；慈善機構在處理日常業務活動中形成的文字材料和聲像資料。

2.捐贈救助資料類。圍繞捐贈物資和捐助對象這兩個要素，結合捐贈、接受及發放這三個重要環節，將所有涉及“兩要素”“三環節”的文件材料納入歸檔范圍，主要是慈善捐贈救助過程中的記錄材料、會計資料和救助對象的相關材料，慈善機構與捐贈人、救助對象之間形成的各類材料，以及新聞媒體報道的相關材料等。

3.義工公益活動類。主要包括義工網絡隊伍建設、義工活動資料，以及新聞媒體報道的相關材料等。因為萊州市各慈善義工站都建立了“義工關愛互助基金”，在救助有困難的義工的同時，也面向社會困難群眾開展救助。另外，“愛心媽媽”“情系老人”等義工項目隊也不時開展捐助活動，所以，在這類檔案中劃分了“物資捐贈類”和“其他公益活動”，以便統計全年累計捐助數據。

（二）為提升檔案精細化管理水平，萊州市慈善總會辦公室多措并舉加強檔案管理規范化建設。一是對慈善資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱等過程，制定出科學規范、安全集中、系統完整、簡便實用的管理流程：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。二是各類檔案的具體管理中參照國家發布的相應標準規范執行。文書檔案按照《歸檔文件整理規則》，捐贈救助涉及的會計檔案按《會計檔案管理辦法》，聲像電子按《照片檔案管理規范》和《電子文件歸檔與管理規范》進行整理。分為永久、長期、短期三種保管期限進行分類整理、歸檔保管。三是建立了檔案資料的傳遞、登記、保管、借閱、銷毀等制度，對檔案資料的歸集、保管、使用等情況進行監督檢查。檔案管理員負責資料的復核、歸檔和電子數據的維護工作，對不符合要求的資料，及時要求有關責任人員進行補充、完善。檔案的借閱、復制和移交都須履行必要的手續。

二、慈善機構檔案精細化管理，必須實現“信息化、現代化”管理

隨著信息網絡技術廣泛運用于慈善機構，產生了大量的電子檔案，如慈善機構的日常事務中形成的電子文件，社會各界通過網絡銀行的捐贈行為產生的記錄，通過網絡聯系產生的電子郵件，以數字化格式存在的圖像、視頻、聲音等多媒體文件資料。加之，紙質檔案占用空間較大，且查找不方便。因此，慈善機構檔案管理信息化是檔案管理規范化、精細化發展的必然趨勢和戰略選擇。

（一）紙質檔案管理電子化。萊州市慈善總會辦公室在編錄紙質檔案的目錄時，都采用了電子化存檔，紙質檔案本身也都存有電子備份，且對電子檔案的文件名稱采用年月日加文件標題的方式命名。查找利用時，只需利用WORD文檔里的“編輯—查找”功能或利用計算機的“搜索”功能即可方便得到。

（二）電子文件歸檔規范化。與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項更為復雜精細的工作。因此，萊州市慈善總會辦公室制定了《電子檔案歸檔規范》，電子檔案分類的一級目錄按照年份，二級目錄與紙質文件一級目錄相同，鑒于慈善工作臨時性、突發性較多的現實，又在捐贈救助類和義工活動類分設了臨時項目、中期項目、長期項目，提高了檔案的歸檔率和完整率，使得年度慈善工作一目了然。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，還將電子文件全部制成光盤存檔，并每5年轉儲一次，以確保檔案信息的安全。

（三）實施“紙質檔案電子檔案雙向參照制”管理。在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件編碼及存址，同時在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用檔案時參照互補。

萊州市慈善總會辦公室通過實施慈善機構檔案精細化管理形成歸檔及時、分類嚴格、立卷規范、同步信息化、利用便利的檔案管理體系，確保慈善機構檔案的齊全完整和規范管理，使得慈善捐贈活動中捐贈物資來源、去向等各個環節脈絡清晰、有據可查，為慈善捐助工作及時公開相關信息奠定了堅實基礎，讓捐贈者放心、老百姓滿意，有效地推動了全市慈善事業的健康發展。