新形式下檔案管理的創新服務方法

尹全斌

（尚志市史志檔案館，黑龍江 尚志 150600）

以往在開展檔案管理工作時，主要應用的是人工操作方式，這種手工檢索方法已經不再適用于當前的發展形式，需要應用現代化的管理手段和方式對檔案資料進行科學管理，轉變傳統的服務理念，改進管理方式，創新服務手段，對檔案管理模式進行深入研究和分析，加強檔案管理工作的現代化建設，以此提升檔案管理水平，為檔案管理工作的有序開展提供保障，提高整體的服務質量。

一、創新服務手段

首先，可以根據檔案館發展期間的實際情況，建立完善檔案信息平臺，為用戶提供網上服務，讓人們可以在網絡平臺上根據自己的需求進行相關內容的檢索，操作簡單，為用戶提供便利。網絡技術水平在不斷提升的過程中，檔案館可以設計和創建自己的網頁，在網頁上為用戶提供不同檔案資料內容。可以將檔案資料的目錄在網頁上展現出來，方便用戶進行檔案資料查詢。還可以將活動內容突出展示，提高宣傳效果，讓檔案館在發展期間可以為用戶提供高效、便捷的服務。網上服務是目前社會中的主要形式，是檔案館未來發展中的必然趨勢，建立完善的檔案信息網站，不但方便對檔案資料的管理，也可以為用戶提供更加便捷的服務，對檔案管理服務水平的提升有著積極影響。

其次，可以創建電子檔案數據管理中心，將檔案館與各部門相連接，實現檔案信息的共享應用，通過電子檔案數據管理中心，可以對各部門的信息數據進行整合與應用，為用戶提供在線查詢的服務，將各部門中的信息資源整合到一起，并實現高效運用，可以讓用戶享受到快速查詢的優質服務，查詢內容更加廣泛，應用效率也會顯著提升。

最后，對傳統的檔案查閱方式進行創新和改進。信息技術的應用改變為了人們工作方式和生活環境，在信息化的影響下，對各方面的需求也發生了變化。在當前的發展環境中，人們對信息的準確性和時效性要求比較高，希望可以通過網絡平臺快速獲取所需要的數據。那么在開展檔案管理工作的過程中，需要創新服務方式，將現代化技術手段應用到檔案管理工作中，以此替代傳統的服務方式。檔案館工作人員可以建立完善的檔案資源庫，通過多種途徑為人們提供檔案服務，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

二、拓展服務領域

信息服務的主體由為企業事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，檔案部門在日常工作中既要面對一切活動中可能出現以權謀私的個人或組織，又要為特殊的檔案利用者提供特定的服務，因而服務對象的多樣化成為檔案管理者彼此的共識。信息化社會里，人們對信息的有著不同的需求，人們在生產生活中也越來越離不開信息服務，對檔案、文件、圖書等檢索資料的綜合需求成為發展的必然。

創建信息服務實體行業，積極發展檔案產業。信息化的社會資源是需要不斷開發利用的。在檔案館這個信息聚集中心，信息社會的檔案人員也應當成為信息財富的擁有者和提供者，通過信息技術的不斷交流為社會大眾群體提供廣泛的檔案信息服務，堅持走信息化現代化的道路，創建以搜集、加工、儲存等多功能于一體的檔案工作實體，綜合全面的處信息的采集和開發，并在這個過程中對服務意識和產業意識加以強化，主動出擊經濟建設主戰場，引進先進技術和經驗，整體調整并優化服務，多角度開發信息，實現信息資源共享。

加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

三、創新服務方法的重要內容

進一步強化檔案資源建設在檔案服務創新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念，聚焦重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監管工作，為歷史站好崗，為今天服好務，為明天積累好精神財富。

檔案服務創新需要創建一支由強有力的素質過硬的人才組成的隊伍來進行保障。檔案部門歷來的弱勢體現在人才的弱勢。強化人才隊伍，內憂外患的形勢要求檔案管理人員要有強烈的斗志，接受新理念新思想，適應環境的變化，勇于開拓和創新，善于發現檔案服務的創新之路，堅決不能得過且過。通常情況下逆境能夠崛起強大的人才，也能崛起一支服務創新的隊伍，促進檔案工作的創新發展。因此，培養并引進高層次高質量的檔案服務創新人才是當前的首要任務。

結語：時代的發展賦予我們深刻的認識，新形勢下檔案管理的創新服務需要全體檔案管理人員彼此協作共同進步，信息化的社會要求檔案管理的人員配置、專業設備和技術以及綜合素質都要達到高層次水準，才能更好的促進檔案管理工作的有序發展。