企業(yè)人力資源管理的工作分析實踐

劉宇

（遼寧建筑職業(yè)學(xué)院，遼寧 遼陽 111000）

一、工作分析的程序

作為對工作的一個全面評價過程，工作分析過程可分為以下4個階段，6個步驟：

第一階段：準備階段,此階段可分為3個步驟：

1.明確工作分析的目的和結(jié)果使用的范圍

工作分析的目的與結(jié)果使用的范圍決定了需要收集信息的類別和獲取信息的方法。例如，編寫工作說明書，為空缺崗位甄選雇員，可采用與員工面談的方式收集與工作有關(guān)的信息，而要對企業(yè)的各種工作進行量化排序、確定報酬，則可采用職位分析問卷法（PAQ）。

2.確定參與人員

參加工作分析的人通常有：人力資源專家——包括人力資源管理者、工作分析專家或咨詢?nèi)藛T、工作的實際承擔者以及直接主管等。有時，其他人也可作為工作信息的重要來源，如同部門其他崗位的員工、與本部門有工作聯(lián)系的其他部門的人員等。對服務(wù)性的工作崗位來說，顧客也是一個重要的工作信息來源。

3.選擇分析樣本

當需要分析的工作較多，而它們當中的有些工作有較大相似性時，如流水線上同一工序工人所做的工作，為節(jié)約成本，提高效率，不必對每個工作都進行分析，而應(yīng)選擇有代表性的工作進行分析。

第二個階段：工作信息收集與分析階段，此階段包括了1個步驟：

4.收集并分析工作信息

采用各種方法收集前述有關(guān)工作的信息。如前所述，在此之前首先要明確信息收集的范圍。不同的工作分析目的需要涉及的信息的范圍有所不同。

第三階段：工作分析成果生成階段，此階段包括了1個步驟：

5.編寫工作說明書

工作說明書是工作分析的成果體現(xiàn)，具體編寫方法將在第四節(jié)中介紹

第四個階段：工作分析成果的實施、反饋與完善階段，此階段包括了1個步驟：

6.實施職務(wù)說明書的反饋與改進

在此階段，工作分析的成果被運用于具體的人力資源管理活動中，從而制作出各種具體應(yīng)用的文件，如招聘錄用文件、績效考核標準、培訓(xùn)計劃等。

二、編寫工作說明書

工作說明書又稱職務(wù)說明書，是工作分析的成果，它包括兩個部分：一是工作描述書，說明有關(guān)工作的特征；二是工作規(guī)范書，又稱任職說明，說明對從事工作的人的具體要求。

（一）明確工作說明書編寫的原則

1.統(tǒng)一規(guī)范

工作說明書的具體形式可能有多種，但其核心內(nèi)容卻不應(yīng)當改變。對于工作說明書中的重要項目，如工作概要、職責、任職資格等，必須建立統(tǒng)一的格式要求，否則工作說明書難以發(fā)揮工作管理作用。

2.清晰具體

工作說明書作為任職者的工作依據(jù)和具體要求，內(nèi)容必須具體明了，對任職者或監(jiān)管者而言是可理解、可操作、可反饋的。對工作的描述準確，語言精煉，簡短扼要，應(yīng)盡量選擇具體、恰當?shù)挠迷~，便于任職者把握。

3.范圍明確

在界定職位時，要確保指明工作的范圍和性質(zhì)，如用“為本部門”、“按照經(jīng)理的要求”這樣的句式來說明，此外，還要把所有重要的工作關(guān)系也包括在工作說明書中。

4.共同參與

工作說明書的編寫不應(yīng)當閉門造車，而應(yīng)由承擔該工作的任職人員、上級主管、人力資源專家共同參與，進行分析協(xié)商。只有將各方面的意見考慮在內(nèi)了，制定出來的說明書才會為各方面所接受，也才能在工作中真正發(fā)揮作用。

（二）工作描述書的編寫

工作描述書是關(guān)于一種工作中包含的任務(wù)、職責以及責任，這三者可以被觀察到的活動的目錄清單。

工作描述書的基本內(nèi)容包括：

1.工作識別：又稱工作標識、工作認定，包括工作名稱和工作地位。其中工作地位主要指所屬的確工作部門、直接上級職位、工作等級、工資水平、所轄人數(shù)、定員人數(shù)、工作地點、工作時間等。

2.工作編號：又稱崗位編號、工作代碼。一般按工作評估與分析的結(jié)果對工作進行編碼，目的在于快速查找所有的工作。企業(yè)中的每一種工作都應(yīng)當有一個代碼，這些代碼代表了工作的一些重要特征，比如工資等級等。

3.工作概要；又稱職務(wù)摘要，指用簡練的語言概述工作的總體性質(zhì)、中心任務(wù)和要達到的工作目標。

4.工作關(guān)系：又稱工作聯(lián)系，指任職者與組織內(nèi)外其他人之間的關(guān)系。包括此工作受誰監(jiān)督，可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可遷移至此的職位，與哪些部門的職位發(fā)生聯(lián)系等。

5.工作職責：又稱工作任務(wù)，是工作描述書的主體。逐條指明工作的主要職責、工作任務(wù)、工作權(quán)限及工作結(jié)果（工作的績效標準）等。為使信息最大化，工作職責應(yīng)在時間和重要性方面實行優(yōu)化，指出每項職責的分量或價值。

6.工作條件與工作環(huán)境：工作條件主要包括任職者主要應(yīng)用的設(shè)備名稱和運用資料的形式。工作環(huán)境包括工作場所、工作環(huán)境的危險性、職業(yè)病、工作的時間、工作的均衡性（一年中是否有集中的時間特別繁忙或特別閑暇）、工作環(huán)境的舒適度等。

三、工作規(guī)范書的編寫

工作規(guī)范書，又稱任職說明，是一個人為了完成某種特定的工作所必須具備的知識、技能、能力以及其他特征的一份目錄清單。知識是指為了成功地完成某項工作任務(wù)而必須掌握的事實性或程序性信息；技能是指一個人在完成某項特定的工作任務(wù)方面所具備的熟練水平；能力是指一個人所擁有的比較通用的且具有持久性的才能；其他特征主要是指一些性格特征，例如一個人達到目標的動力或持久性等。這些特征都是不能被直接觀察到的與人有關(guān)的特點，只有當一個人實際承擔起工作的任務(wù)、職責和責任的時候，才有可能對這些特點進行觀察。

需要注意的是，這里所說的知識、技能、能力以及其他特征是對該項工作的任職者的最低要求（門檻），而不是最理想的任職者的形象。

工作規(guī)范書的內(nèi)容主要包括：

1.一般要求：包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等。

2.生理要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度等。

3.心理要求：包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題能力、創(chuàng)造性、數(shù)學(xué)計算能力、語言表達能力、決策能力、交際能力、性格、氣質(zhì)、興趣、愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領(lǐng)導(dǎo)能力等。