企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合探索與實(shí)踐

周晨

（江蘇鎮(zhèn)江路橋工程有限公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212000）

引言

眾所周知，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案保密工作逐漸被摒棄，但是從整體角度分析，在電子信息技術(shù)環(huán)境下怎樣做好檔案保密工作已經(jīng)成為關(guān)鍵所在，需加以重視。

一、企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合重要性

從優(yōu)勢上分析，利用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行保密是十分重要的，可以更快捷的傳輸與利用。另外，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保密工作對比，利用電子信息技術(shù)可以節(jié)省存儲空間，尤其是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化處理，實(shí)現(xiàn)超大容量檔案信息存儲，應(yīng)用電子信息還便于檔案管理人員隨時(shí)做好調(diào)用，打破傳統(tǒng)方式帶來的限制，提高有效性。

二、企業(yè)檔案保密工作存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理軟硬件設(shè)施

檔案在企事業(yè)當(dāng)中是非常重要，但是由于管理人員未認(rèn)識到檔案管理的重要性，導(dǎo)致缺乏專人專門管理，檔案管理缺乏專門的檔案室，導(dǎo)致檔案管理的保密程度較低，容易造成檔案的泄密。即使部分企業(yè)設(shè)置有專門的檔案室進(jìn)行檔案管理和保管，但是檔案室過于狹窄，導(dǎo)致檔案的保存空間不足，或者是檔案室的環(huán)境差，比如常常出現(xiàn)潮濕的環(huán)境，這樣容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被損壞，影響了檔案的完整性。由此可見，當(dāng)前許多單位都缺乏完善的檔案管理設(shè)施，導(dǎo)致檔案保密程度不高。

（二）檔案管理在信息開發(fā)以及編研工作上存在不足

當(dāng)前許多企事業(yè)在檔案管理的信息開發(fā)以及編研工作存在許多不足，許多企業(yè)都是為了應(yīng)付升級達(dá)標(biāo)而隨便編研產(chǎn)品，所編研的產(chǎn)品質(zhì)量不高，實(shí)用性不強(qiáng)，保密性也不強(qiáng)，所以制約著檔案保密管理的發(fā)展。

三、企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合策略

（一）實(shí)現(xiàn)信息化管理

相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行庫藏檔案數(shù)字化管理工作中，需要根據(jù)不同類型的檔案進(jìn)行不同方式的管理。而這其中，在對具有長期保存價(jià)值的館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行管理時(shí)，就可以根據(jù)數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)通過掃描、加工和處理進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并且在檔案信息管理系統(tǒng)的推動下促使館藏傳統(tǒng)載體檔案朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，是對保障檔案信息保密安全過程的一種有效保障。同時(shí)相關(guān)人員在對企業(yè)檔案進(jìn)行管理設(shè)計(jì)時(shí)，還需要制訂庫藏檔案數(shù)字化工作實(shí)施方案和工作規(guī)則，確保檔案數(shù)字化管理工作的開展朝著“統(tǒng)一策劃，統(tǒng)一管控，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一技術(shù)，統(tǒng)一平臺”的原則進(jìn)行開展。同時(shí)由于檔案管理工作的開展，無論是數(shù)字化檔案，亦或是傳統(tǒng)形式的，一般情況下都需要由檔案管理人員進(jìn)行檔案方面的管理。因此為了確保相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行管理時(shí)保證質(zhì)量，就需要對數(shù)字化檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行管理時(shí)擁有足夠的資質(zhì)。并且還要分別簽訂隊(duì)伍、人員保密協(xié)議，仔細(xì)核對庫藏檔案出入庫數(shù)量，嚴(yán)把工作場地、人員進(jìn)出監(jiān)控管理關(guān)。同時(shí)還要根據(jù)保密相關(guān)規(guī)定制定全息數(shù)字化、部分?jǐn)?shù)字化、不可數(shù)字化轉(zhuǎn)換檔案的標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能確保企業(yè)在接受管理的過程中能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理、高效利用和長久保存，對于企業(yè)檔案信息化工作水平的提升有著極大的幫助。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作分工，實(shí)行信息一體化

檔案的保密管理是動態(tài)化的管理，所以在進(jìn)行檔案保密管理時(shí)，必須要明確工作分工，做好檔案信息的一體化管理。所以檔案管理部門一定要明確檔案管理人員的工作分工，比如明確檔案信息的收集人員、檔案信息的登記人員、檔案信息的編碼人員等等。此外，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的合作也非常重要，比如會計(jì)部門、征管部門等要協(xié)助檔案管理部門做好檔案建檔的工作，做好各個(gè)部門檔案的資料收集工作，保證提供檔案信息的真實(shí)性和完整性，從而更好地協(xié)助檔案管理部門開展信息一體化管理。

（三）嚴(yán)格按照實(shí)際發(fā)展情況，積極構(gòu)建完善的電子檔案查詢利用制度

在電子信息技術(shù)的發(fā)展背景下，電子檔案成為最為主要的載體與模式，不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體存在的缺陷，還在一定程度上提高了檔案管理效率，但是因?yàn)槭艿蕉喾矫嬉蛩氐挠绊懀娮訖n案安全問題備受關(guān)注。為進(jìn)一步提高電子檔案的安全性，需要結(jié)合現(xiàn)狀制定切實(shí)有效的電子檔案查詢利用制度，尤其是需要對不同秘級的檔案構(gòu)建不同的審核程序，同時(shí)要密切關(guān)注檔案查閱者，從源頭上避免泄密事件的發(fā)生。

（四）積極做好內(nèi)部信息安全管理

一是拒絕盜版軟件，檔案管理人員在選擇管理軟件的時(shí)候需要選擇安全性高的正版軟件，避免因貪圖小便宜而使用盜版軟件，給計(jì)算機(jī)病毒提供可乘之機(jī)。二是要對軟盤加以分析與留意，在密碼檔案保護(hù)中軟盤也是十分重要的組成部分，要做好嚴(yán)格的控制與管理，避免無關(guān)人員隨意接觸。三是在瀏覽網(wǎng)頁的時(shí)候不可隨意下載無安全保障的文件，遠(yuǎn)離病毒的侵害。還有留意電子郵件，陌生電子郵件切不可隨意打開。對于這一系列的安全問題，筆者認(rèn)為要想從根源上加以防范和改進(jìn)，要正確選擇最有效的防毒軟件，并且要經(jīng)過層層測試，做好備份工作，如果發(fā)生失泄現(xiàn)象將損失巨大。

結(jié)束語

企業(yè)檔案保密工作的開展對于企業(yè)今后的發(fā)展質(zhì)量有著極大的影響，因此在開展這方面的工作時(shí)，企業(yè)檔案管理人員不僅需要把握檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的保密要素功能，同時(shí)還要對庫藏檔案數(shù)字化過程中的信息保密安全進(jìn)行嚴(yán)格管理。而在進(jìn)行管理的過程中，還需要對檔案管理人員做好相應(yīng)的管理工作。只有這樣，才能確保企業(yè)檔案保密和信息化建設(shè)工作的持續(xù)開展。