成人教育成績電子檔案的管理與應用研究

王昢

（鐘山職業技術學院，江蘇 南京 210049）

所謂成人教育，是指一種有別于普通全日制大學教育形式而且專門針對成人的教育，參加成人教育不受年齡和性別限制，只是讓報考成人教育的人能通過學習不斷提高自身專業能力，從而更好地融入到社會之中。也正是因為成人教育的辦學形式、教學制度和培養層次存在巨大差異，在進行成人教育成績電子檔案管理的時候也會遇到一些問題，這就需要管理者能用針對性的方法解決問題，促進成人教育成績電子檔案管理的發展。

一、電子檔案的特點

（一）信息的儲備量大

電子檔案是以數字的形式記錄各種檔案信息，以計算機的讀取、儲存和傳輸，讓整個電子檔案信息流動起來，而且正是因為這種存儲形式，讓計算機中可以存儲大量的電子檔案信息，管理者還可以通過對數字形式檔案的修改來不斷更新電子檔案信息，從顯示器或者紙質展現出來的信息只是電子檔案輸出的一種形式，具體該以什么方式進行展示還需要根據實際情況進行調整，確保能將電子檔案的優勢展現出來。

（二）依賴計算機工作

電子檔案信息全部都存儲在計算機上，而且還需要通過計算機進行傳遞，但同時，計算機本身的系統完整和安全是讓電子檔案保存完整的前提，如果計算機出現了安全問題，也會無法順利讀出電子檔案內容，而如果完全離開計算機的硬件和軟件系統，電子檔案就將不復存在[1]。所以要想快速且有效的開展電子檔案管理工作，首先就要做好計算機的防護工作，讓電子檔案能夠為成人教育成績服務。

（三）高度的信息共享

電子檔案的信息豐富且容量大，在網絡的大環境下，電子檔案的傳播速度快，在短時間之內就能實現信息共享，和以往的檔案管理方式相比，在相同的時間里，電子檔案能儲存更多的資料，而且在進行信息對接的時候，也能通過計算機快速找到所需電子檔案，更能利用計算機開展電子檔案數據對比，這樣不僅能夠節省電子檔案管理的時間，還能加強電子檔案管理準確性，提高整個電子檔案管理工作的質量和效率。

二、電子檔案管理的優缺點

（一）電子檔案管理的優點

首先，因為電子檔案是以數據的形式記錄信息，相對傳統紙質檔案記錄方式來說，它可以用更小的空間存儲更多成人教育成績信息，在信息儲備量上有很明顯的優勢；其次，電子檔案可以通過計算機搜索、整理、更新來進行管理工作，不會像紙質檔案需要人力進行管理，電子檔案只需要利用計算機調出成人教育成績信息，再根據整理需要對信息進行細化處理，以此來提高電子檔案管理效率；最后，電子檔案管理方式快捷，管理者可以通過計算機快速調出電子檔案內容，并對成人教育成績電子檔案增加標簽和備注信息，方便管理者進行階段性成人教育成績的評估和下階段教學目標制定工作。

（二）電子檔案管理的缺點

電子檔案的缺點主要是過于依賴計算機所致，成人教育成績電子檔案信息集中在計算機上，如果計算機出現了任何問題，都可能會導致大量電子檔案信息的丟失[2]。具體來說，學校普遍對電子檔案信息的安全性認知度較低，也沒有設置訪問電子檔案信息的權限，這就有可能存在信息被盜用的風險，甚至一些重要的管理步驟還需要人為控制，如果管理者對電子檔案信息管理方式理解不到位，就可能會出現一些工作紕漏，成人教育成績電子檔案管理缺乏規范性，就會影響整個電子檔案管理的發展。

三、成人教育成績電子檔案管理現狀

（一）電子檔案管理工作量大

由于從社會各領域來參加成人教育的人數較多，整體成人教育成績電子檔案工作量較大，但是參加電子檔案管理的人大都是兼職，本身就缺乏對檔案信息管理的認識，也沒有電子檔案信息管理的實際經驗，在進行成人教育成績電子檔案管理工作的時候就可能遇到很多問題。即使有管理者會根據傳統的檔案管理模式開展管理工作，但是這個管理制度并不符合電子檔案管理的需求，管理者無法結合實際情況進行創新管理，也就會影響整體成人教育成績電子檔案管理的發展效率。

（二）電子信息化的程度較低

受到傳統檔案管理模式的影響，管理者在進行成人教育成績電子檔案管理的時候還存在一些認知錯誤，他們沒有意識到電子信息化管理的重要性，只是將計算機當做輸入和打印的工具，還是會在人工計算并完成復核之后再手動輸入檔案資料，整個信息化記錄的程度較低[3]。這種管理方式不僅會耗費大量的人力和物力，還會造成計算機資源的浪費，更無法在短時間之內完成成人教育成績電子檔案信息的更新工作，延長電子檔案的管理周期，也無法達到電子檔案管理的預期效果。

（三）管理者的專業化水平低

雖說是電子檔案管理，但管理者依舊發揮著重要作用，就算是通過掃描錄入數據的方式，也需要管理者能掌握各種錄入設備的用法，但是就目前這個階段來看，管理者的專業化水平較低，沒有意識到用電子檔案開展成人教育成績管理的重要性，而且由于自學管理機構也沒有和成人學校保持一個良好的溝通，很多成人考試的信息不同步，管理者也沒有找到優化電子檔案管理的方法，導致成人教育成績電子檔案管理效率低下。

四、提高成人教育成績電子檔案管理有效性的措施

（一）提高成人教育成績電子檔案存儲的準確性

在進行成人教育成績電子檔案管理工作的時候，要注意定期對計算機進行網絡維護，既要保證電子檔案的安全性，還要讓計算機能在最好的狀態下開展電子檔案管理工作[4]。具體來說，可以將成人教育成績電子檔案按照地區進行分類，且不同地區的電子檔案用不同的計算機進行匯總，派專人對其進行管理，并及時按照當地政策對電子檔案進行修改和更新，確保所有的電子檔案管理措施都能符合當今時代的需求，在保證成人教育成績電子檔案完整性之后，專門設計一個查詢成績的校外網站，所有參加成人教育的人都能通過校外網站登陸個人賬號查看成績，只是這個成績只有本人和管理者可以查到，同時，還一定不能出現電子檔案信息泄露或者被篡改的問題，讓電子檔案的優勢完全凸顯出來。

（二）規范成人教育成績電子檔案管理的制度性

為了確保成人教育成績電子檔案管理能夠順利進行下去，成人學校就需要制定符合電子檔案管理規律和現狀的管理制度，還需要設立完整的成人教育成績電子檔案管理監管體系，以高效開展電子檔案管理工作為學校發展的最終目標之一，并能在正確利用電子檔案開展管理工作的基礎上，最大化的實現資源共享。只是在制定完整管理制度的時候，還需要嚴格遵循成人教育成績電子檔案的管理流程，先要對成人教育電子檔案內容有一個充足的了解，之后再根據檔案的內容對各種成績信息進行分類，由不同的管理者負責不同的電子檔案管理，并對每個電子檔案進行優化加密處理，在不斷優化資源配置的過程中，讓整個成人教育成績電子檔案管理能夠獲得更好的發展。

（三）加強成人教育成績電子檔案管理隊伍建設

要想讓成人教育成績電子檔案能夠長期且有效的進行下去，就必須建立一支高素質的電子檔案管理團隊，這個管理隊伍的每一個成員都需要有明確的分工，將所有電子檔案的管理內容落實到每個成員上，并制定針對性的問責制度，就算出現在工作中電子檔案管理問題，也能及時對應到管理者的身上[5]。與此同時，學校還可以外聘專業的成人教育成績電子檔案管理專家進行輔助指導，讓管理者能夠加深對成人教育電子管理的理解，并能在實際工作中不斷提高自身管理能力，避免發生不必要的管理問題，就算在工作中遇到了難以解決的問題，管理者還可以單獨詢問專家，在專家的引導下思考解決電子檔案管理問題的方法，形成一個系統的成人教育成績電子檔案信息管理思維方式，以此來提高整體成人教育成績電子檔案教學的質量和效率。

結束語：

綜上所述，在開展成人教育成績電子檔案管理的時候，首先要讓管理者意識到電子檔案的重要性，在掌握電子檔案管理特點和優缺點的基礎上，用提高成人教育成績電子檔案存儲的準確性、規范成人教育成績電子檔案管理的制度性、加強成人教育成績電子檔案管理隊伍建設的方式，提高電子檔案管理的質量和效率，從而促進成人教育的發展。