做好辦公室的文秘工作方法探析

朱寶欽

（福建省松溪縣自然資源局，福建 南平 353500）

前言

辦公室工作不僅非常煩瑣，同時系統(tǒng)性也比較強，表面看似平凡實際卻非常關(guān)鍵，即要有效執(zhí)行上級的相關(guān)指示，又要傳播重要的信息，作為辦公室文秘工作者，必須對上級指示進行正確的解讀，同時還要對本部門的整體工作情況有正確的了解和認識，才能靈活處理突發(fā)事件，提高應(yīng)變能力。即需要堅守崗位，同時還要誠實有信用，采取科學、規(guī)范的方法進行工作。

一、當前辦公室文秘工作中存在的問題

近些年來，隨著工作人員的不斷學習，整體素質(zhì)得到了有效的提升，但是在實際工作中還存在很多的問題需要改進和優(yōu)化[1]。

（一）工作目標不明確

在辦公室文秘工作中，還沒有制定明確的工作目標，使得工作在落實的過程中沒有合理進行規(guī)劃，工作目標不清晰，有些工作人員對辦公室工作的標準缺乏了解，不知道自己究竟應(yīng)該做什么，采用何種方法去完成工作，辦公室工作人員自身崗位要求缺乏正確的認知，只是聽從指示進行工作，對工作沒有自身的計劃，不能對自身工作進行深入的研究和分析。

（二）沒有合理創(chuàng)新工作方法

目前，辦公室文秘工作在開展的過程中，仍然使用以往的方法進行工作；管理制度與實際工作內(nèi)容之間存在偏差，管理措施在執(zhí)行的過程中，沒有結(jié)合具體的工作需要進行優(yōu)化，辦公效率提升受到阻礙[2]。主要就是因為單位領(lǐng)導對于工作制度落實沒有足夠重視，部分工作還停留于形式，沒有對領(lǐng)導意見進行統(tǒng)一。這就導致辦公室文秘人員在實際工作中被輕視和忽略。

二、做好辦公室的文秘工作方法

（一）確定具體的辦公室工作規(guī)范

只有對辦公室工作進行規(guī)范，才能使辦公室形成科學的管理體系，減少辦事的時間[3]。辦公室做為單位的主要窗口，需要將工作標準化建設(shè)作為工作卡站的重點，對所有工作內(nèi)容進行明確，使每個工作人員都能對自身工作有正確的認識。結(jié)合相關(guān)要求履行具體的工作責任，制定統(tǒng)一的工作標準。并根據(jù)時代的發(fā)展變化與本單位的實際需求對工作標準進行改進和優(yōu)化[4]。另外，還需要結(jié)合具體實際，建立科學、規(guī)范的管理體系，使管理工作可以按照規(guī)章制度辦事，使管理工作更加規(guī)范化、嚴謹化。對于管理效果比較好的工作方法繼續(xù)沿用，對于影響工作效率的方法進行摒棄，同時還要根據(jù)現(xiàn)實的變化性創(chuàng)新各項制度。在管理內(nèi)容中對于嚴令禁止的事務(wù)進行明確，不斷加強工作力度。

同時在工作中還應(yīng)該在辦公室不同工作內(nèi)容進行進行監(jiān)督，綜合整體性的情況進行監(jiān)督，才能使辦公室工作開展更加高效，約束相關(guān)工作人員的自身行為。另外，辦公室人員還應(yīng)該從整體出發(fā)考慮和分析問題，不斷提升服務(wù)水平，按照上級領(lǐng)導的安排進行工作，合理處理問題；同時還需要注意工作的靈活性，積極主動完成自身工作，使問題可以在最短的時間內(nèi)得到有效的解決[5]。

（二）在工作中對工作方法進行有效的創(chuàng)新

創(chuàng)新是促進我國經(jīng)濟發(fā)展的主要力量。文秘人員需要在國家各項工作要求的基礎(chǔ)上，不斷對自身工作進行創(chuàng)新，才能與時代發(fā)展相協(xié)調(diào)，使文秘工作更加科學、規(guī)范。如果在工作中缺乏創(chuàng)新意識，就會使工作陷入困惑，對工作效率提升產(chǎn)生限制。為此，如果想要對工作進行有效的創(chuàng)新，文秘人員必須以自身工作為基礎(chǔ)，增加學習時間，在工作中善于積累和總結(jié)，再結(jié)合具體的工作需要進行深入的研究和創(chuàng)新，才能使文秘工作更加具有針對性，避免脫離實際，只有對實際需要有正確的了解，找到最合理的工作方法嗎，才能摒棄與自身工作不適應(yīng)的工作方式，進行積極的探索，在工作中加強落實。

（三）加強政治學習，提升自身修養(yǎng)

文秘人員在工作中需要與領(lǐng)導進行接觸，幫助領(lǐng)導完成重要的決策，在實際工作中，為了使工作落實地更加良好、高效，需要時刻堅定自己的政治立場，與行政領(lǐng)導保持一致，避免出現(xiàn)與企業(yè)發(fā)展實際相偏離的行動和語言。同時，還要對現(xiàn)有的各項政策有及時地了解，避免在工作中與政策要求相偏離，不斷提升對自己的要求。

文秘工作的主要工作內(nèi)容就是對領(lǐng)導的相關(guān)意見進行傳達，工作辦事直接代表著領(lǐng)導的意圖，對領(lǐng)導精神進行傳達，在實際工作中，需要時刻意識到自身工作的重要性，明確自身位置。樹立為基層服務(wù)的思想，才能發(fā)揮文秘工作的真正作用和價值，提升文秘工作人員帶動整體素養(yǎng)。

辦公室是企業(yè)發(fā)展的主要部門，工作涉及的范圍非常廣泛，因此在實際工作中必須強化團結(jié)意識，將相關(guān)部門的工作進行融合，積極做好引領(lǐng)作用，完成實際的工作目標。

文秘工作會接觸到很多的核心文件，參加決策性的會議，所以必須具有保密意識，才能對企業(yè)保持忠誠之心，避免利用職務(wù)便利竊取企業(yè)的核心機密，堅持自己的工作原則，明確自身義務(wù)和責任，避免在利益中迷失自我，影響企業(yè)的整體經(jīng)濟效益。

（四）與時俱進、更新觀念

作為企業(yè)發(fā)展的重要組成，文秘人員必須以時代發(fā)展需要為基礎(chǔ)，對自身的思想觀念進行及時的創(chuàng)新，加強理論研究，才能在企業(yè)進行決策時提供先進的經(jīng)營理念，做好領(lǐng)導的輔助工作。

文秘工作人員不僅需要正確執(zhí)行領(lǐng)導的相關(guān)知識，同時還要對經(jīng)濟效益給予更多的關(guān)注和重視，經(jīng)常進行調(diào)查，并向領(lǐng)導進行匯報，保證企業(yè)經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提升。另外，還需要以企業(yè)經(jīng)濟效益為核心進行思考和研究，并提出針對性的鑒于，發(fā)揮文秘工作的督導作用。

同時文秘工作者還需要具有超前意識，在思想、觀念等方面都超前，始終關(guān)注國家的形勢變化，對市場動向準確進行預測，對國家經(jīng)濟發(fā)展趨勢有正確的了解和認識，才能在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中提出方向性的建議，更好地發(fā)揮文秘工作的職能作用。

信息化目前已經(jīng)成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要特征，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為生活中的重要組成，企業(yè)各方面工作都需要依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并合理進行應(yīng)用，才能從根本提升工作效率，適應(yīng)時代的發(fā)展變化。

（五）高標準做好文秘工作

企業(yè)在傳達政令時一般會采取公文或者會議的方式。對文件進行撰寫，是文秘工作人員必須旅行的工作內(nèi)容，也是文秘人員素質(zhì)提升的重要展示。在進行重要公文撰寫時，需要文秘人員合理使用語言，表達鮮明的政治觀念，保證公文在執(zhí)行過程中具有可操作性性，為企業(yè)工作的開展提供正確的指導。

督導反饋是企業(yè)工作發(fā)展的重要方式，企業(yè)需要結(jié)合具體實際建立督導反饋制度，制定嚴格的獎勵和懲罰力度，并準確進行落實，對各項工作進行監(jiān)督，為工作質(zhì)量質(zhì)量的提升提供保證，加強與各部門之間的協(xié)調(diào)配合，順利解決存在的問題。并且針對工作的具體落實情況需要在第一時間進行反饋。當工作結(jié)束后還需要進行總結(jié)，使每項工作內(nèi)容都能準確落實。

三、結(jié)束語

綜上所述，文秘工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性日益凸顯，做好文秘工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中的重要內(nèi)容。在進行文秘工作時，需要長時間的進行總結(jié)和經(jīng)驗，并不是短時間之內(nèi)就能發(fā)生變化的，需要長時間進行堅持，才能更好地完成文秘工作內(nèi)容。