淺談齒科私立醫(yī)院物料采購及庫存管理

王曉敏

（北京圣彬科貿(mào)有限公司，北京 100012）

一、齒科私立醫(yī)院物料采購及庫存管理的意義

在社會經(jīng)濟的高速發(fā)展和物質(zhì)生活水平不斷提升的背景下，人民群眾對醫(yī)療服務(wù)的需求越來越強烈，同時國家也越來越注重醫(yī)療實業(yè)的發(fā)展，在政策上提供了很多的支持和鼓勵，口腔行業(yè)將迎來黃金發(fā)展期。齒科私立醫(yī)院在思考該怎樣提高醫(yī)療技術(shù)水平治病救人的同時，也應(yīng)該加強自身資產(chǎn)的管理，開源節(jié)流，實現(xiàn)價值最大化，而物料采購及庫存管理作為資產(chǎn)管理重要關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，也勢必將成為企業(yè)管理的重點目標(biāo)。

齒科醫(yī)院的材料物資是為患者提供各種服務(wù)的基礎(chǔ)，是醫(yī)院資產(chǎn)及成本支出的重要組成部分，因此如何進行科學(xué)的管理對醫(yī)院的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義和作用，主要體現(xiàn)在：其一，科學(xué)的采購管理確保充足的物料供應(yīng)，確保價格談判總成本的降低，最終實現(xiàn)全面的價值增值；其二，嚴(yán)格的資質(zhì)檢查、良好的倉儲環(huán)境以及信息化的追蹤能夠有效保證醫(yī)用材料的時效性、安全性，從而降低醫(yī)療風(fēng)險；其三，庫存管理過程中物流、信息流及資金流的合理優(yōu)化能夠降低財務(wù)運營成本，實現(xiàn)資源有效配置，實現(xiàn)利潤增長，增強企業(yè)競爭力。

二、齒科私立醫(yī)院物料采購及庫存管理的不足

齒科醫(yī)院庫存主要是指醫(yī)院在提供齒科醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)過程中，為了滿足耗用或者銷售的需要而儲存的各種醫(yī)用物資，主要包括藥品、衛(wèi)生材料、低值易耗品、高值材料等。由采購、驗收、入庫、保管、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)組成，且涉及采購、使用、財務(wù)核算等部門，這種多環(huán)節(jié)多部門的特性不可避免的會出現(xiàn)一系列問題，具體如下：

（一）采購管理制度及流程不完善

1、采購與預(yù)算脫離

醫(yī)院/診所目前預(yù)算管理比較粗放，物料預(yù)算是財務(wù)部門根據(jù)歷史收入耗材比進行評估計算，而采購部門并沒有明細(xì)的采購預(yù)算，采購開支失控，預(yù)算與實際執(zhí)行相脫離。

2、采購渠道管理缺少內(nèi)部制度紅頭文件

目前醫(yī)院/診所采購主要有3種方式，醫(yī)生自行選擇供應(yīng)商并通過費用報銷形式采購，各地區(qū)物料人員通過系統(tǒng)區(qū)域采購，集團統(tǒng)一采購后銷售給地區(qū)等多種方式，這種多渠道方式的采購隨意性較大，沒有和采購預(yù)算及庫存有效結(jié)合，存在無計劃或超計劃采購現(xiàn)象。

3、采購人員綜合素質(zhì)有待提高

很多領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院/診所物資采購認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為采購工作沒有什么技術(shù)含量，因此缺乏對采購人員水平的重視和評估。采購人員沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)，基本是通過口口相傳的經(jīng)驗介紹，采購人員缺乏醫(yī)療風(fēng)險意識，采購過程中對供應(yīng)商資質(zhì)認(rèn)定不及時不全面。

4、缺乏對供應(yīng)商的高效管理

多渠道的采購方式使得對供應(yīng)商的管理各自為政，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃，即使是集團統(tǒng)一采購物料的方式也缺乏透明的平臺及溝通機制，主要體現(xiàn)在集團采購、供應(yīng)商發(fā)貨及地區(qū)醫(yī)院/診所收貨三方信息溝通不暢。同時與供應(yīng)商之間缺少采購合同，對供應(yīng)商的付款缺乏管理，可能出現(xiàn)重復(fù)付款現(xiàn)象。再者，沒有對供應(yīng)商檔案進行分類登記，缺乏對供應(yīng)商價格、質(zhì)量及市場行情的動態(tài)跟蹤。以上不利于與供應(yīng)商的長期合作，不利于采購成本的降低。

（二）庫存管理不科學(xué)

1、缺乏驗收入庫管理

醫(yī)院/診所在完成采購之后，應(yīng)該將所有的物資進行驗收，如果這其中不進行管理或者管理不善，同樣會給醫(yī)院/診所造成損失。目前各地區(qū)醫(yī)院/診所基本都是護士長收貨，之后將收貨單據(jù)提交給區(qū)域物料人員，再由區(qū)域物料人員進行入庫的方式。護士長需要配合醫(yī)生進行客人診療，沒能在第一時間進行質(zhì)量及數(shù)量檢查，沒能在第一時間將收貨單據(jù)提交給物料人員，導(dǎo)致對于出現(xiàn)偏差的物料處理滯后，往往在付款環(huán)節(jié)才開始解決收貨爭議。

2、物料領(lǐng)用管理存在漏洞

領(lǐng)料出庫管理關(guān)系到醫(yī)院材料成本的確認(rèn)，同時也涉及到醫(yī)生獎金提成的計算，是醫(yī)院/診所成本管理的重要組成部分，目前醫(yī)院/診所領(lǐng)料出庫管理存在諸多問題。首先，實物出庫與系統(tǒng)操作不同步，體現(xiàn)在醫(yī)生領(lǐng)用物料實物時，護士長暫時手工表單記錄，月底一次性集中在系統(tǒng)中操作，及時性較差，錯誤率較高。其次，護士長兼管實物及系統(tǒng)操作，可能存在舞弊情況；第三，各科室/門診部存在互相借用的情況，基本通過手工記錄方式，借用及歸還過程不在系統(tǒng)中顯示，軌跡不明晰。

3、物料報廢管理隨意性大

國家對醫(yī)療器械及藥品管理有嚴(yán)格的規(guī)定，但是醫(yī)院/診所對醫(yī)療器械管理沒有制度性文件，報廢處理比較隨意，資產(chǎn)處置沒有后續(xù)跟進和監(jiān)督，處置部門與財務(wù)部門溝通不暢，導(dǎo)致資產(chǎn)處置收益與財務(wù)賬面管理脫節(jié)，且存在被衛(wèi)生局處罰的醫(yī)療風(fēng)險，給醫(yī)院/診所帶來不同程度的財產(chǎn)損失。

（三）系統(tǒng)信息化建設(shè)與維護不利

現(xiàn)代企業(yè)的管理離不開信息化建設(shè)，物料生命周期的這項管理工作更是依賴信息化的建設(shè)，信息化管理能夠起到監(jiān)控作用，對物料實施全過程控制，避免庫存積壓及資源浪費，降低采購成本。目前齒科醫(yī)院/診所信息化建設(shè)還有待提高。

第一，系統(tǒng)部分模塊未能很好利用。現(xiàn)有軟件中包含供應(yīng)商及應(yīng)付賬款賬齡管理模塊，但這些模塊沒有使用，僅僅依據(jù)采購人員或者科室使用人員的直觀判斷，缺乏對供應(yīng)商的立體有效評價，缺乏科學(xué)性及客觀性，供應(yīng)商應(yīng)付賬款管理混亂，不利于資金的有效利用。第二，存在使用不同軟件品牌管理系統(tǒng)的情況，部分醫(yī)院使用HIS系統(tǒng)，部分使用ERP系統(tǒng)進行物料庫存管理。第三，系統(tǒng)操作模式不統(tǒng)一，后續(xù)維護跟不上。現(xiàn)有系統(tǒng)根據(jù)行業(yè)特點進行了二次開發(fā)，但是沒有系統(tǒng)操作指南，不同公司對同一個業(yè)務(wù)類型操作模式不統(tǒng)一，有的采用單到?jīng)_回，有的采用其他方式。另外，齒科醫(yī)院物料具有種類繁雜、批次多及數(shù)據(jù)量大的特點，集團物管人員有時會對歷史物料編碼進行禁用操作，物料人員的這種操作方法影響數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（四）內(nèi)部控制及監(jiān)督機制不健全

第一，不相容崗位未分離。由于醫(yī)院及門診部網(wǎng)點眾多，出于成本考慮不能每個門店均設(shè)置物料管理人員，存在一人多崗現(xiàn)象，如護士長管理實物的同時進行材料的出入庫操作，同時沒有制度性文件做規(guī)范。第二，物資采購沒有招標(biāo)及監(jiān)督管理。醫(yī)院/診所采取多渠道采購的方式，且沒有采購招投標(biāo)制度。對供應(yīng)商沒有階段性評估，對采購過程沒有內(nèi)部審計及監(jiān)督，采購人員受到利益誘惑可能出現(xiàn)腐敗及舞弊情況。第三，重要環(huán)節(jié)審批程序煩瑣或者缺乏審批。物料采購及付款環(huán)節(jié)雙重審批且審批層級較多，不利于高效采購及付款，領(lǐng)料出庫沒有審批程序，缺乏有效的監(jiān)督。最后，物料盤點缺乏監(jiān)督機制。醫(yī)院的物料盤點參與人只有財務(wù)人員和護士長，缺少第三方監(jiān)盤，同時財務(wù)人員醫(yī)用材料專業(yè)理論知識及實際物料認(rèn)識程度有限，在盤點過程中可能存在護士長說什么是什么的情況，新進財務(wù)人員對公司情況不了解時此問題則更為突出。

三、私立齒科醫(yī)院物料采購及庫存管理的改進意見

（一）優(yōu)化物料采購及庫存管理

1、優(yōu)化采購管理

首先，加強物資采購預(yù)算管理。通過建立物料采購相關(guān)管理制度等方式確保采購計劃制定到實施的順利開展。俗話說，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，采購部門應(yīng)當(dāng)參考財務(wù)預(yù)算，并結(jié)合醫(yī)院/診所的實際庫存情況，制定科學(xué)合理的采購計劃，具體到物料品類、數(shù)量及到貨時間等，確定安全庫存線，使資源得到合理的配置。其次，提高采購人員的綜合素養(yǎng)。為了提高物資采購質(zhì)量，醫(yī)院/診所應(yīng)加強人才隊伍建設(shè)，定期對采購人員進行專業(yè)技能培訓(xùn)，明確采購職責(zé)，加強采購人員廉潔教育及風(fēng)險意識教育，組織采購人員學(xué)習(xí)國家醫(yī)療器械及藥品管理等法律文件。再者，規(guī)范物料采購渠道及方式。可以通過第三方平臺采購，實現(xiàn)信息透明、公開及共享，盡量杜絕醫(yī)生自行主導(dǎo)采購的方式。最后，深入對供應(yīng)商的績效管理。建議對供應(yīng)商實行檔案管理，建立供應(yīng)商測評系統(tǒng)，針對供應(yīng)商資質(zhì)、供貨能力、供貨質(zhì)量進行量化評估，了解供應(yīng)商供貨價格及市場行情，定期對供應(yīng)商進行回訪。加強供應(yīng)商物料采購合同管理，對供應(yīng)商進行應(yīng)付賬款的賬齡管理，降低醫(yī)療風(fēng)險及采購成本，提高資金使用效率。

2、推進庫存生命線科學(xué)管理

首先，制定物料驗收入庫制度和流程，并保證嚴(yán)格執(zhí)行。護士人員應(yīng)當(dāng)按照發(fā)貨票據(jù)全面核對，發(fā)現(xiàn)偏差及需要退貨的情形應(yīng)當(dāng)及時聯(lián)系供應(yīng)商和物料采購部人員，做到事前解決，保證實物收貨與物料采購部系統(tǒng)入庫同步。其次，加強對護士長領(lǐng)料出庫的監(jiān)管，嚴(yán)格審查實物出庫及ERP系統(tǒng)出庫同步性，做到當(dāng)日領(lǐng)用當(dāng)日系統(tǒng)出庫，重視安全庫存的評估，減少診所間物料借用，對于診所間物料借用情況，制定規(guī)范性制度文件。再者，建立重大醫(yī)療器材報廢制度及高值耗材定期盤點制度。制定每月度、季度及年度盤點計劃，及時核查實物庫存情況。對于大型設(shè)備的報廢實行專項審批，對處置機構(gòu)資質(zhì)進行審核，對報廢結(jié)果及時備案并通知財務(wù)人員，降低醫(yī)療風(fēng)險，減少資產(chǎn)損失。

（二）進一步加強信息化建設(shè)

1、統(tǒng)一軟件品牌及操作流程

首先，統(tǒng)一醫(yī)院/診所使用的庫存系統(tǒng)，全部使用ERP系統(tǒng)進行管理，實現(xiàn)公司數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑一致性，便于集團統(tǒng)一管理。其次，充分利用ERP系統(tǒng)中應(yīng)付賬款賬齡模塊，提高資金使用效率。

2、規(guī)范操作流程及編寫操作手冊

公司IT部協(xié)同采購部、財務(wù)部等相關(guān)部門，應(yīng)當(dāng)規(guī)范系統(tǒng)操作方式。例如，統(tǒng)一收到發(fā)票時，“應(yīng)付賬款-暫估”地沖回方式全部采用系統(tǒng)單到?jīng)_回。其次，應(yīng)編寫系統(tǒng)操作手冊，使新進人員能夠通過學(xué)習(xí)實現(xiàn)能夠盡快獨立操作。最后，應(yīng)當(dāng)對醫(yī)院/診所的物料進行科學(xué)管理和編碼，避免隨意禁用編碼，造成歷史數(shù)據(jù)不穩(wěn)定及財務(wù)數(shù)據(jù)失真。

3、嘗試將條形碼技術(shù)應(yīng)用于庫存管理中

條形碼技術(shù)目前廣泛應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)+模式的現(xiàn)代企業(yè)中，技術(shù)有一定的可靠性，鑒于信息技術(shù)的不斷發(fā)展及庫存管理的多元化需求，可以嘗試將此技術(shù)應(yīng)用于庫存管理系統(tǒng)中，應(yīng)用于庫存的驗收入庫、出庫及庫存盤點。條形碼中包含物料代碼、批次、數(shù)量等相關(guān)信息，要求供應(yīng)商通過電子交換數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程打印條形碼并粘貼在產(chǎn)品外包裝上，實際操作中護士長通過掃描槍做驗收入庫和領(lǐng)料出庫及庫存盤點等操作，掃描所得數(shù)據(jù)與后臺庫存系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)信息化貫通。通過系統(tǒng)釋放護士長崗位部分工作內(nèi)容，同時保證出入庫操作的及時性及實物與系統(tǒng)的同步性，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）貫徹內(nèi)部控制思想，建立內(nèi)部控制制度，建立檢查監(jiān)督機制

1、提高內(nèi)部控制的意識

醫(yī)院/診所普遍存在重視醫(yī)療技術(shù)水平提升而忽略內(nèi)部控制的現(xiàn)象，因此管理層應(yīng)該充分意識到內(nèi)部控制對醫(yī)院各項工作內(nèi)容的重要意義，應(yīng)該有將內(nèi)部控制落到實處的迫切意愿，能夠?qū)?nèi)部控制提高到公司發(fā)展的戰(zhàn)略性框架水平上，能夠?qū)?nèi)部控制作為長遠(yuǎn)規(guī)劃。

2、加強內(nèi)部控制制度建設(shè)

醫(yī)院/診所應(yīng)該梳理采購及庫存管理活動全過程的風(fēng)險點，設(shè)置合理的崗位，明確不同崗位的崗位職責(zé)，實行獎懲機制并有效執(zhí)行。在物料采購環(huán)節(jié)，加強申請及審批控制，具體表現(xiàn)在建立采購招投標(biāo)機制，減少舞弊行為。制定采購合同管理及供應(yīng)商付款審批機制。在物料出入庫環(huán)節(jié)，盡量做到不相容崗位相分離,沒有條件的盡量通過補充措施或者手段進行制約。在物料盤點環(huán)節(jié)，規(guī)范盤點制度，實行財務(wù)、護士長、物料采購部人員三方共同盤點，發(fā)揮物料采購部的監(jiān)督作用。

3、注重監(jiān)督機制，建立內(nèi)審機構(gòu)及內(nèi)審制度

專業(yè)的部門能夠提高執(zhí)行力度和執(zhí)行效率，公司內(nèi)部雖然有內(nèi)部審計人員，但是人員配置不能和公司發(fā)展的速度和規(guī)模相適應(yīng)，沒能達到審計的重要作用，往往出現(xiàn)了問題才做相應(yīng)的審計，或者領(lǐng)導(dǎo)層有明確需求時，才做相應(yīng)的審計。因此，醫(yī)院/診所在進行內(nèi)部控制制度建設(shè)的同時，應(yīng)當(dāng)強化內(nèi)部審計部門的獨立性，加強內(nèi)部審計隊伍的建設(shè)，擴大內(nèi)部審計人員數(shù)量，提高內(nèi)審人員的素質(zhì)，建立物料采購及庫存管理的專項審計規(guī)范和制度。

物料采購及庫存管理是一項復(fù)雜而艱巨的工作，齒科醫(yī)院/診所必須認(rèn)識到這項管理工作的意義，認(rèn)識到自身管理過程中的不足，抓住物料采購及庫存管理中各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強內(nèi)部控制制度及內(nèi)部審計團隊建設(shè)，實現(xiàn)減少醫(yī)療風(fēng)險及降低醫(yī)療成本的目的，助力醫(yī)院/診所在機遇與競爭并存的環(huán)境下?lián)P帆遠(yuǎn)航。