如何提升建設工程檔案的完整性與規(guī)范性

馬登景 張淑萍

金川集團工程建設有限公司 甘肅金昌 737100

1 建設工程檔案管理的含義

建設工程檔案指的是建設過程中形成的一種原始的、圖物相符的具有保存價值的真實記錄以及實際反映，還能夠對建設物、構筑物以及地下管線敷設等建設活動進行有效的記載，主要包含有建設項目管理過程中所形成的各種檔案文件。建設工程檔案管理作為該工程項目管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其管理水平的高低還會直接影響到該建設工程的施工質量。因此說各建設企業(yè)還需要做好建設工程檔案的管理工作，來對該建設工程的順利施工提供一定的指導價值，對于該施工企業(yè)經濟效益的提升也有著良好的促進作用。

與此同時，建設工程檔案是對建設工程項目技術文件的匯總，是真實反映建設全過程的唯一依據性技術成果，不僅在城鄉(xiāng)規(guī)劃建設中起著重要的依據和憑證作用，還對建設工程后續(xù)的管理、維修以及建設工程技術交流、科學研究等方面起著重要作用。

2 建設工程檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏檔案管理標準的制度體系

項目工程檔案管理中，存在檔案管理缺乏標準制度體系的問題。檔案管理的相關制度規(guī)范，缺乏可操作性，檔案管理的程序不合理，缺乏標準化的管理體系，檔案管理人員進行業(yè)務指導的時候缺乏制度標準，現有的制度也無法對檔案管理的實際工作進行有效的指導，因此，導致檔案管理缺乏完整的程序和標準。檔案管理人員缺乏對項目工程具體的了解，對項目工程整體認識不足，無法系統(tǒng)地有效地對項目檔案管理進行業(yè)務指導，缺乏檔案管理標準的制度體系。

2.2 歸檔資料缺乏完整性與準確性

項目工程檔案管理中，存在歸檔資料缺乏完整性與準確性的問題。施工單位缺乏檔案管理的意識，將工程項目資料的歸檔工作歸結為檔案管理人員工作，工程項目資料搜集整理與歸檔工作滯后、與工程建設進度不同步，檔案管理工作缺乏完整性，責任劃分不清晰，文件保存不及時，檔案內容不準確。

2.3 檔案管理現代化技術手段不足

目前，項目工程檔案管理的技術手段落后，缺乏現代管理措施與手段，直接阻礙了項目工程檔案的信息化發(fā)展。在項目工程的管理當中，缺乏對檔案的信息化軟件引進和升級，檔案管理人員專業(yè)化水平不足，因此，導致項目工程檔案管理現代化技術手段不足，檔案管理與實際的信息化需求不符，管理的技術手段較為落后。

3 提升建設工程檔案的完整性與規(guī)范性的途徑

3.1 構建高效的檔案管理責任制度，將檔案統(tǒng)籌與監(jiān)督工作落到實處

對于建設單位，要重視構建專業(yè)的檔案責任制，將統(tǒng)籌、監(jiān)督等工作落到實處。建設工程檔案產生于工程建設全過程，是建設工程項目不可缺少的組成部分，也是衡量工程質量的重要依據。

3.2 將檔案管理工作落實到招標與合同階段，從源頭進行管理與控制

為了實現對建設工程檔案的全面落實，要保證檔案工作從源頭開始，積極編制完整與準確的檔案，將其有效體現在施工合同中，保證施工責任明確。對于檔案而言，施工企業(yè)承擔檔案管理職責。因此，要將檔案管理工作切實落實到建設工程的源頭。也就是說，要在項目招標與合同簽訂階段就要進行針對性建設，制定專門條款，對檔案質量、數量以及相關歸檔責任進行明確。

3.3 充分發(fā)揮建設監(jiān)理職責優(yōu)勢，實現對檔案資源的及時完善，保證資料與工程實際具有一致性

立足建設工程，監(jiān)理機構以及監(jiān)理工程師承擔對工程設計、施工以及竣工的全過程、全方位監(jiān)督，這就使得其對各種工程文件形成過程了如指掌。因此，可以委托其進行工程文件的審核，以便及時發(fā)現檔案管理中的問題，進行及時修改與補充，保證時間的及時性，強化檔案質量與工程實際相契合，為工程檔案完整性與規(guī)范性提供保障。

3.4 提升建設工程檔案驗收標準與要求，強化多方協調審查，實現對檔案權威性與完整性的肯定

在工程建設竣工之前，檔案驗收工作需要在檔案管理機構以及工程建設主體的協調下共同完成，考察工程檔案的完整性、系統(tǒng)性與齊全性。另外，對檔案真實性進行分析，明確其與工程建設實際情況的契合性。一旦發(fā)現問題，要提出針對性意見，督促進行整改。對于工程質量監(jiān)督機構而言，要實現對各方主體質量行為的監(jiān)督，掌握工程項目建設實際，實現對質量的合理認定，增強檔案質量評定的權威性與公正性。

3.5 嚴把項目合同簽訂關

首先，重點工程檔案部門要積極主動地參與到合同簽訂中，利用合同的形式，進一步明確建設單位和相關工作人員在檔案資料工作和編制竣工圖的工作中需要履行的義務和責任，規(guī)定好重點工程建設項目檔案歸納移交的范圍和內容。在具體的合同簽訂中，檔案部門還需全面考慮建設單位人員素質等。與此同時，還要將檔案質量的高低作為衡量建設單位管理水平的關鍵內容。另外，要將重點工程建設項目相關資料和圖紙的積累、歸納整理以及保存作為合同當中一項重要內容，并在合同中明確規(guī)定竣工文件歸檔時間份數、質量、違約等要求。唯有這樣，才能更好地讓各參建方引起重視。

總之，立足新的發(fā)展時期，建設工程發(fā)展迅速，建設工程檔案對于整個行業(yè)的發(fā)展具有重大指導性作用。因此，要重視建設工程檔案管理工作的開展，將完整性與規(guī)范性作為基本要求，正視管理中存在的不足與問題，明確標準，在充分認識到建設工程檔案管理的系統(tǒng)性與復雜性的基礎上，強化配合協調，達到目標管理的目的，將檔案管控措施貫穿到工程建設全過程，有力維護建設工程檔案的完整性，提升準確性，保證規(guī)范性，從根本上為工程建設檔案價值的發(fā)揮奠定堅實基礎。