淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究

文/馬健 于斌，泗水縣人力資源和社會保障局

加強事業單位的檔案管理工作主要是糾正員工錯誤的思想觀念和擺正員工不良的作風，從而樹立一個積極向上的、健康的單位文化。作為事業單位的重要思想保障——檔案建設是貫穿單位各個環節的生命線。受多種因素的影響，在我國市場經濟快速發展，城市建設加快的同時傳統的事業單位檔案管理模式已逐漸滿足不了單位的發展需要。經濟和城市的快速發展對我國事業單位的檔案管理工作發起了更高的挑戰，所以要想有效地維持單位良好的工作氛圍，事業單位在進行檔案管理工作時必須克服傳統檔案工作的弊端，革新傳統檔案管理工作的工作模式。

1 事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案工作團隊素質不高

當前的事業單位檔案工作團隊缺乏專業性，團隊整體素質不高，從而影響了檔案工作的質量。其主要有三方面的原因：首先，檔案管理人員少，沒有專門負責檔案管理的工作人員，一般都是由其他部門人員代理；其次，檔案管理人員不具備專業的管理素質和檔案工作能力，一般都是“砍班”出身，從而導致檔案管理的專業水平不高；最后，檔案工作得不到重視，導致資源投入少，影響工作團隊的發展和進步。

1.2 檔案工作方法缺少創新性

隨著網絡化、信息化的不斷發展，檔案工作和管理工作都出現了巨大的變化，傳統的管理和傳播方式已經無法適應現代的需求。而事業單位檔案管理工作中并沒有對網絡科技加以利用，導致檔案信息傳遞慢，宣傳效果不明顯，嚴重影響了檔案工作的發展。不僅如此，事業單位對檔案管理工作的重視性不強，導致檔案工作團隊的工作積極性不高，影響團隊的創新性，致使檔案管理工作長期滯后。

1.3 檔案管理制度不健全

檔案管理工作沒有健全的規章制度，導致工作團隊的日常工作得不到保障和約束，嚴重影響了工作效率和工作水平。其主要表現在以下幾個方面：第一，單位領導對檔案工作缺少重視，很少參與檔案管理工作，沒有了解事業單位的基本內涵，過于重視經濟效益，忽略檔案團隊的建設，從而導致事業單位的發展緩慢；第二，工作部門之間沒有有效的溝通，對檔案工作的認識不高，致使檔案工作無法順利展開；第三，沒有有效的激勵機制，導致員工積極性不高，工作熱情不強，直接影響了檔案工作的開展效率。

1.4 檔案工作人員缺少創新意識

創新意識是當今時代必不可少的專業能力和精神素養，只有具備積極的創新意識和良好的創新能力才能緊跟時代的步伐，不斷進步和發展。然而，大部分的事業單位在開展檔案工作時，人們往往缺少創新意識，經驗主義過強，導致檔案管理工作得不到改進。

2 針對事業單位檔案管理問題的創新策略

2.1 有效地提高事業單位檔案工作人員的創業意識和創新能力

創新是事業單位進行檔案管理工作的重要內容之一，所以為了保障檔案工作的順利開展，就必須要不斷地提高事業單位檔案管理工作人員的創新意識和創新能力。在提升檔案管理人員的創新意識時，事業單位必須要加強對檔案工作的開展力度，將事業單位的檔案工作與單位的經營管理、統計及財務等工作一起當作是事業單位的核心工作。同時，事業單位的領導也要不斷地轉變自身陳舊的工作理念和工作觀念，在進行檔案管理工作時要以身作則，為廣大員工樹立一個良好的榜樣，從而有效地調動其他員工的創新性和積極性。此外，單位也可以采用一些特殊的方法，如加薪嘉獎和物質獎勵等，鼓勵員工們積極地參與到檔案工作的創新中。

2.2 創新檔案管理工作方法

時效性是事業單位檔案管理工作表現出來的特征之一。檔案管理隊伍要積極跟上社會的發展腳步，順應時代的發展潮流，利用現代化的通信工具，以此為載體加速信息的傳播和獲取，從而提升檔案管理工作效率。例如，檔案管理人員可以建立微信公眾號，將相關的政治文化信息發布到微信公眾號上，讓單位的員工能夠在第一時間獲取到這些信息。

2.3 強化檔案管理隊伍的建設

事業單位是城市發展、國家建設過程中不可或缺的重要單位，它不是以盈利為目的，而是以政府職能和公益服務為基本宗旨，在這個基礎上參與社會的二次分配和社會事務管理。檔案工作在單位發展過程中發揮舉足輕重的作用，加強檔案管理團隊建設是提升管理工作水平和工作質量的有效途徑。

2.4 建立并完善管理制度

首先，要加大宣傳力度。事業單位可以通過交流、座談、講演、宣傳等方式營造活潑生動的氣氛，加深全體員工對制度的理解，特別是事業單位的高層干部，要重視檔案管理工作，在實際工作過程中要以身作則，為其他的員工樹立工作榜樣;其次，事業單位要重視相關激勵機制的建設、完善和落實，以此調動檔案管理人員的工作積極性;最后，要加強部門之間的協作和溝通，促進工作開展，這個一般體現在檔案管理人員和單位領導要深入基層、走近群眾，多聽群眾的意見并給予及時反饋。

2.5 加強對事業單位的文化創新

作為事業單位凝聚力和向心力的重要精神，事業單位文化可以通過傳遞強大的精神力量來組織事業單位的員工形成一個有機的整體。所以事業單位在進行檔案管理工作時就需要有效地加強對事業單位文化的建設和創新，加強事業單位檔案管理的服務宗旨和核心理念，真正地保障事業單位基層員工的切身利益，避免一些不必要的成本浪費，從而有效的促進我國事業單位的健康快速發展。

3 結束語

總之，為保障我國社會主義的平穩運行，必須將其與事業單位的體制有機地融合在一起，不斷地變革和完善事業單位檔案工作的管理體制。同時，事業單位在進行檔案管理工作時也要不斷地在實踐中改革，提高全體職員的參與度，加強相關領導干部和基層員工的溝通和交流，從而有效地保障單位的正常經營和發展。