檔案數(shù)字化前整理編目工作存在的問題與對(duì)策研究

文/梁桂芳，中山市承志檔案管理有限公司

我國(guó)的教育結(jié)構(gòu)隨著時(shí)代的變化而調(diào)整，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于人才的需求是廣闊的，對(duì)于人才的要求也是嚴(yán)格的，想要成為一個(gè)應(yīng)用型的現(xiàn)代化人才，想要發(fā)揮出檔案數(shù)字化的真正價(jià)值就不得不下功夫，培養(yǎng)出真正能創(chuàng)造出價(jià)值的才能。真正意識(shí)到檔案數(shù)字化的重要性。面對(duì)檔案數(shù)字化結(jié)合檔案整理編目工作的改革和實(shí)踐探究，需要進(jìn)行仔細(xì)分析，意識(shí)到檔案數(shù)字化手段的價(jià)值，同時(shí)指出當(dāng)前面對(duì)的困難，找出解決的方案。

1 檔案室整理編目工作的目前問題分析

1.1 檔案管理室資料復(fù)雜龐大難以梳理

檔案室資料信息十分繁雜，在涉及面上十分廣闊，檔案數(shù)字化的應(yīng)用更多是針對(duì)整個(gè)系統(tǒng)資料信息的綜合梳理，不同的分類中如何進(jìn)行應(yīng)變整理能力，鍛煉對(duì)檔案室的全面把握能力。如今人們更加看重的是創(chuàng)新能力，邏輯能力，而不是一成不變，看山是山的單一眼光和思考方式，所以檔案數(shù)字化在針對(duì)人們的邏輯和全面把握能力的培養(yǎng)上十分有效。但是眾多檔案信息整理動(dòng)作都面臨著時(shí)間上的壓力，信息量龐大的壓力，對(duì)如何整理陳列不得其法。檔案數(shù)字化的出現(xiàn)與融合就是在此刻針對(duì)這些問題進(jìn)行的積極應(yīng)對(duì)辦法。檔案數(shù)字化本身具有龐大的信息網(wǎng)絡(luò)，能夠隨時(shí)調(diào)出所需信息，而且它的最大作用是能夠把所有資料信息進(jìn)行歸納總結(jié)，呈現(xiàn)出一個(gè)結(jié)構(gòu)分明的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)邏輯感，知識(shí)的全面把握。

1.2 檔案管理機(jī)制的不完善

其實(shí)無論是開展怎樣的工作，都需要有一個(gè)管理機(jī)制來對(duì)所有的工作行為做出指導(dǎo)和規(guī)范。這就要求檔案室管理工作人員積極開展工作，建立一個(gè)合理的規(guī)章制度來規(guī)范管理工作行為，杜絕危險(xiǎn)行為和違紀(jì)行為的出現(xiàn)，這樣才能更專心也更專業(yè)的對(duì)機(jī)構(gòu)檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)中心開展積極有效的工作。對(duì)此，這個(gè)制度規(guī)章應(yīng)當(dāng)針對(duì)工作中的各個(gè)方面，而且包括所有的工作管理人員都要在制度體系內(nèi)，在工作中無時(shí)無刻不遵循體制管理，在基礎(chǔ)性的制度體系上就杜絕問題的萌芽出現(xiàn)，合理有序的開展日常工作。

2 提升檔案數(shù)字化前整理編目水平的手段

2.1 完善檔案工作管理機(jī)制

目前檔案管理工作的不斷進(jìn)步很大一部分得益于機(jī)構(gòu)檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)科技的力量，它對(duì)于檔案管理室的信息整理分析和呈現(xiàn)的能力是十分強(qiáng)大的，已經(jīng)形成一個(gè)體系，在具體的生產(chǎn)學(xué)習(xí)活動(dòng)中，都能給予很強(qiáng)大的支持和幫助。希望以后能建立更好的規(guī)章制度來維持管理工作繼續(xù)有條不紊的進(jìn)行開展，保障全方位的檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)信息可以繼續(xù)進(jìn)行傳播交流，為更多人提供更多的服務(wù)。

2.2 保證檔案管理工作的運(yùn)行平穩(wěn)性。

在開展檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)操控中心的安全排查工作時(shí)，一定要注意運(yùn)行狀態(tài)的平穩(wěn)性和聯(lián)系性，各部分相互關(guān)聯(lián)相互影響，絕不能出現(xiàn)此消彼長(zhǎng)，一強(qiáng)多衰的局面，在對(duì)某一單個(gè)部門調(diào)試增改時(shí)，要顧及大局，在各個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)先調(diào)控試點(diǎn)，預(yù)防不出現(xiàn)問題的時(shí)候才能開始進(jìn)行循序漸進(jìn)式的調(diào)整改變，這才是安全又有效的策略。在處理檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)安全工作中遇到的問題時(shí)應(yīng)該有目標(biāo)性的來進(jìn)行排查，對(duì)于會(huì)導(dǎo)致檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題的因素進(jìn)行重點(diǎn)化管理，進(jìn)行有目的的安全維護(hù)，保證檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)中心可以安全穩(wěn)定的繼續(xù)工作。同時(shí)對(duì)于檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)中心的安全排查還要有預(yù)防性，對(duì)于可能出現(xiàn)的惡意攻擊和病毒侵入，應(yīng)該提前及時(shí)引入科技防控手段來針對(duì)處理，這樣才得以保護(hù)檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)中心的安全。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育。

隨著當(dāng)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代科技的新型手段也被不斷應(yīng)用在工作當(dāng)中，它不僅出現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一線上上，同時(shí)還漸漸的普及到了檔案管理中。令人欣慰的是，這種新型的方式受到了更多人的喜愛歡迎。這也就對(duì)檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)中心管理人員的素質(zhì)教育進(jìn)行了要求，在技術(shù)幫助上提供對(duì)專業(yè)技能二次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，針對(duì)一些需要高級(jí)人才的部門更要提供一些進(jìn)入專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，人才的提升也就是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的進(jìn)步，不斷的進(jìn)修學(xué)習(xí)也是一個(gè)融合新理念的過程，等具體作用到工作中又是一個(gè)更新發(fā)展的動(dòng)力。技術(shù)的研究需要大量的資金人力的投入，針對(duì)檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)中心的基礎(chǔ)設(shè)施的研究開發(fā)，更要及時(shí)進(jìn)行安排進(jìn)行，更新?lián)Q代以后的檔案管理室數(shù)字化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施工作效率將又上一個(gè)新的臺(tái)階，大大降低問題點(diǎn)的出現(xiàn)，更好的開展工作。

2.4 增加檔案數(shù)字化的支持設(shè)備

檔案數(shù)字化在檔案管理中的融合需要通過具體的設(shè)備來維持工作的開展，這個(gè)融合活動(dòng)的開展依賴于管理人員的引導(dǎo)和眾多學(xué)術(shù)的參與度的同時(shí)，還是會(huì)受到設(shè)備材料的影響，在檔案數(shù)字化融合的過程中，一些基礎(chǔ)設(shè)備總還是要有的，否則檔案數(shù)字化也將無法開展，所以一定要保證檔案室信息設(shè)備的完整性和可用性。不能在需要進(jìn)行檔案數(shù)字化融合實(shí)驗(yàn)的時(shí)候受到場(chǎng)地設(shè)備的限制，而無法開展。但是設(shè)備的采購(gòu)就需要資金的投入，需要管理經(jīng)費(fèi)的增加，在這一點(diǎn)上就需要給予高度的關(guān)注度，盡可能地在經(jīng)費(fèi)的分配上能夠重視到檔案數(shù)字化設(shè)備的采購(gòu)。與此同時(shí)也需要專業(yè)人員本身進(jìn)行檔案數(shù)字化設(shè)備的改造，充分合理的進(jìn)行改造利用，盡可能的以最小的代價(jià)達(dá)到最好的效果。

3 結(jié)語

在進(jìn)行全面化的檔案管理室數(shù)字化管理的技術(shù)研究開發(fā)工作過程中，因?yàn)檫^于對(duì)檔案數(shù)字化的追求或者研發(fā)的難度較高，一定要注意運(yùn)行狀態(tài)的平穩(wěn)性和聯(lián)系性，各部分相互關(guān)聯(lián)相互影響，絕不能出現(xiàn)此消彼長(zhǎng)，一強(qiáng)多衰的局面，在對(duì)某一單個(gè)部門調(diào)試增改時(shí)，要顧及大局，在各個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)先調(diào)控試點(diǎn)，預(yù)防不出現(xiàn)問題的時(shí)候才能開始進(jìn)行循序漸進(jìn)式的調(diào)整改變，這才是安全又有效的策略。