談文書檔案利用工作中的合理化應用與體會

文/章奕婷，廣州市房地產檔案館

1 文書檔案的合理應用

文書檔案不止會議通知，會議記錄，其包含的文種更為豐富、多樣，是開展工作的得力助手。合理利用文書檔案可以提升工作實效，推動企業創新發展，同時也不斷豐富自我的工作經驗。筆者在文書檔案的利用實踐中深有體會，也總結了文書檔案利用的一些心得。文書檔案表面看似涉及內容多，且繁瑣，類似于流水樣的文件資料，其實其是各種文件的綜合整理，整理歸檔后的最終文本體現。時代不斷發展，信息激增，每天都有新的資料產生，而這意味著文書檔案也是不斷更新及豐富補充的。文書檔案的整理是重復且創新性的工作。在文書檔案的利用中，如何提升利用率？需要我們在正確認識文書檔案的基礎上做好文書檔案的管理。

1.1 文書檔案有效整合，服務于企事業、機關單位決策

檔案利用是檔案整理意義之所在，沒有檔案利用，檔案的保存和管理就會失去價值。所以檔案利用是檔案工作諸環節中最富有活力的一個環節。

文書檔案的整理雖然耗時耗力，但文書檔案一旦完善歸檔，其就具有了較高的利用價值。例如，我們在收集各年度工作，大事記回顧時，通過整合零散的資料，最終形成系統完善的資料體系。為后期工作的開展提供參考材料。又如人事方面的信息，人員的調動，人員處分記錄，人員退休記錄，社保記錄等，以作備查之需。如組織機構方面的信息，涉及到新部門的成立，機構的合并或者撤銷，機構名稱的更改，辦公地址的遷移等。此外凡是對機關產生重大影響的事件都可以作為文書檔案整合的原始資料。另一方面是日常工作的記錄。這些記錄較為常規，如上級領導的講話，指示文件，精神的傳達等。再如本級的領導工作活動，上級精神，指示文件的傳達貫徹及執行情況反饋。文書檔案還有其他方面的工作。如企事業、機關單位工作戰略，企事業、機關單位管理中的重大得失等。

文書檔案的整合與編寫對后續工作的開展，問題的研究具有一定的參考性，幫助管理層掌握企業的最新發展情況，經營狀態。文書檔案也具有史料的價值，較快地查找某方面的資料或者對比往年同期數據，總結分析，調整完善工作方案等。企事業、機關單位必須重視內部文書檔案的整合，奠定其利用的價值基礎。

1.2 文書檔案資料詳細匯編，服務于基層工作

檔案利用是文書檔案工作的根本目的，是連接檔案工作與社會公眾的“橋梁”。而實際工作中，文書檔案利用作為“橋梁”的具體作用則體現在將檔案信息通過各種方式提供給利用者，以滿足利用者需求。文書檔案也不再是領導管理層的參考文件，也更多地向基層工作延伸，服務于基層各項工作。

檔案利用為制定經濟發展計劃實行科學決策提供依據。廣州空港經濟區管理委員會作為市政府的派出機構，對廣州空港經濟區、廣州白云機場綜合保稅區實施統一管理，擔負貫徹執行國家、省、市關于空港經濟區、綜合保稅區的方針政策，研究和組織實施空港經濟發展戰略和重大問題。自成立以來，空港委編制印發了《廣州空港經濟區產業發展規劃(2013-2020年)》《廣州白云機場綜合保稅區產業發展規劃(2013-2020年)》等文件并予以存檔。隨后，委內經濟發展處、投資促進處等處室在開展廣州飛機維修產業基地項目策劃、廣州國際航空物流港、廣州國際航空商務港策劃，以及推動白云機場綜合保稅區飛機租賃項目業務、跨境電子商務業務等工作時，通過檔案室查閱相關檔案資料近百次，為空港委制定經濟發展計劃、實行科學決策、推動綜保區加快發展提供可靠依據。

檔案利用可結合多種方式融入到人民群眾的生活中去。2019年1月17日由國家檔案局中央檔案館、工業和信息化部、廣州市人民政府共同主辦，廣州市檔案局、廣州市國家檔案館、廣州市工業和信息化局、工業和信息化部工業文化發展中心承辦的“不忘初心 奮發圖強——新中國工業檔案文獻展”廣州巡展在廣州市國家檔案館開幕。此次向社會公眾展出了體現廣州工業發展成就的1300余件檔案，包括重要文件、文獻、珍貴圖片和實物?；仡櫫藦?931年中國共產黨領導創辦官田中央兵工廠以來，中國工業近90年的風雨歷程，系統呈現了新中國工業發展的一個個“中國印記”，重點展示了新中國工業發展的偉大實踐、偉大成就和偉大精神，再現了黨領導我國工業現代化建設波瀾壯闊的偉大征程，從工業成就方面彰顯我國改革開放所取得的偉大成果。通過各部門、單位合作利用展覽方式向人民群眾展示了新中國工業發展主題的同時也向人民群眾普及了檔案的重要性。

從上面的例子可以看出檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。文書檔案利用價值不斷凸顯。

2 文書檔案利用管理的現代化之路

2.1 掌握現代化管理技能，提升利用能力

信息時代，文書檔案管理與利用也逐漸走上現代化發展的道路。文書檔案管理利用中信息化的成分增多，也對文書檔案利用人員提出了管理技能，利用技能方面的新要求。要求其必須掌握現代化管理技能，不斷提升自身素質，提升自身文書檔案的利用能力。當前文書檔案的運行利用更多地與辦公系統銜接，從文件的起草到修改到刪減再到檢索打印及登記統計，都帶有數字化，電子化的烙印，檔案管理及利用人員必須加強文書檔案現代管理技能的學習，理論學習與實踐練習相結合，不斷提升自己的業務素質和能力，熟練操作計算機，更好地利用文書檔案并參與文書檔案的管理工作。

2.2 現代化技術整理檔案，管理高質高效

前面提到文書檔案的信息化建設程度加深，紙質文獻檔案的占比降低，而紙質文獻又是文書檔案中不可忽視的部分，當前紙質檔案的檢索利用，編輯整理，勞動強度大，我們可以借助現代化技術實現紙質文書檔案的電子轉化與分類管理。整理排列階段就讓檔案管理人員根據自身的理解進行文件的分類，基于統一的分類標準編輯，整理與存儲，便于后期高效的檢索利用。輔助以計算機檢索技術，降低了人為因素在文書檔案歸檔中的不利影響，也凸顯了計算機管理的高效高質性，使得文書檔案管理與利用真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

2.3 強化文書檔案的宣傳，提升利用實效

文書檔案的利用也需要相應的教育引導，而教育引導主要體現在人員對文書檔案利用及管理意識的強化，文書檔案利用機制的完善兩個方面。前者主要是讓群眾認識到文書檔案利用的價值，及個體參與文書檔案整理與管理的必要性。增強群眾的文書檔案關注意識，增強文書檔案管理人員的工作責任心，讓其堅守職業操守，在文書檔案管理的工作崗位上做到求真務實。通過教育宣傳，讓文書檔案管理人員掌握扎實的理論知識，具備文書檔案管理的現代化技能，基于最新的管理思路和方法，服務于文書檔案工作。行之有效的舉措是通過各種形式宣傳文書檔案利用及管理工作，激發群眾的文書檔案關注意識，也通過法律法規讓文書檔案管理人員承擔責任，履行義務。進一步明確文書檔案管理人員的職責內容，從文書檔案原材料的搜集到歸檔整理再到鑒定統計等，都有著明確的職責要求和行為約束規范，建立文檔管理組織領導體系，輔助以對文檔工作的定期檢查與考核，切實提升文書檔案管理水平，提升文書檔案的利用率。另一方面要加強制度建設，建立并完善文書檔案管理利用的長效培訓機制。具體來說要建立并健全教育培訓管理機制，由政府及各地的檔案局組織成立專業培訓班，面向檔案管理人員開展定期的教育培訓。必須建立相應的約束與激勵機制，讓文書檔案的管理人員產生危機感，從而自覺嚴格要求自己，加強知識學習，提升自己的業務水平。

3 結語

社會的不斷發展，歷史資料的參考，歷史經驗的借鑒都成為工作高效開展的輔助手段。信息時代，信息量激增，我國對文獻資料，文書檔案的研究更為深入，也不斷加大對文書檔案價值的宣傳和文書檔案管理的引導，更多的企事業、機關單位認識到文書檔案對自身工作開展，經營發展的重要性，也積極著手內部文書檔案的管理與利用。無論是文書檔案的管理還是利用，都需要我們掌握相應的技術和知識，這是文書檔案現代化規范發展的必然要求。新時期，我們必須加強學習，認識到文書檔案的利用價值，自覺參與文書檔案的管理工作，讓文書檔案成為企事業、機關單位發展，自我成長的得力助手。