辦公室文秘工作質量和水平的優化策略研究論

文/趙志宏，神華寧夏煤業集團汝箕溝無煙煤分公司

辦公室是行政管理工作的主要陣地,工作量很大,需要文秘及時向上級匯報實際工作情況,而文秘工作水平和企業內部管理有著十分重要的關系,低效的辦公室文秘工作,會直接降低企業內部管理水平。對此,對此企業要加大對辦公室文秘工作的重視力度,根據當前辦公室文秘的專業能力水平,制定合理有效的培養機制,明確辦公室文秘工作的主要原則,全面提高辦公室文秘的綜合素質,保證各項工作的順利開展,提高企業綜合管理水平,進而促進企業的可持續性健康發展。在這樣的環境背景下,探究辦公室文秘工作質量和水平的優化策略具有非常重要的現實意義。

1 提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性及原則

1.1 提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性

不論在機關單位還是政府組織機構中辦公室都處于中心位置，對其他部門工作具有領導地位，是政府組織機構或機關單位行政工作的重要場所。辦公室在日常工作中不但工作量較大且工作環節較多，且流程較復雜。作為辦公室的文秘工作人員，要及時向上級領導匯報工作情況，又要與下級部門進行溝通，并且要保證每一項工作都不出現差錯。文秘工作者是政府組織機構各部門工作信息的傳達者，要協調各部門完成工作內容。各政府組織機構領導在考慮辦公室工作效率的同時還要重視員工之間的關系，只有員工之間關系協調才能保證政府組織機構工作良好開展。所以在提高政府組織機構辦公室工作效率時，要著重提高文秘人員工作質量，確保其協調政府組織機構各部門之間的關系，保證工作效率適應政府組織機構整體工作運行速度。

1.2 提高辦公室文秘工作質量和水平的原則

文秘工作在政府組織機構或各政府部門中起著至關重要的作用，要想文秘工作順利進行，在工作就要嚴格按照原則開展，雖然不同政府組織機構的政府組織機構文化不同，但通常情況下文秘員工的工作原則都比較相似。如堅持按照上級領導指示工作、協調上下級部門溝通、促進領導與員工關系、保證政府組織機構工作良好運行等。除此之外，文秘人員要時刻注意自身職業素質，提高自身思想道德素質與工作水平，在要求時間內完成工作內容，保證在繁忙的辦公室工作中保持熱情的心態等。

2 提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

2.1 獎懲制度的合理完善

在辦公室工作開展過程中,如果管理制度做到獎罰分明,可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性,尤其是文秘工作者。由于獎懲制度的合理完善,工作人員的競爭意識將會被徹底激發,文秘人員對工作的自我要求和追求性也會得到提升。另外,獎懲制度具有很強的警告性,可以幫助文秘人員在工作中完善自我,對今后工作的開展也能起到良好的促進作用。在中央機關辦公室中,獎懲制度的具體制定可根據工作人員的工作效能和實際效率來進行,在獎懲制度的完善過程中,管理人員需要保證制度具有一定的科學性和合理性,在制度制定完成之后,可進行為期一個月的試用期,并對其進行多次評測。

2.2 激發文秘人員的創新意識

創新是國家、企業獲得發展動力的重要前提。很多人認為我國辦公室文秘工作不具備靈活性,只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中,文秘工作更需要在思想和行為上獲得創新。從文秘工作的工作性質來看,工作模式顯得十分重要,管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復思索,將工作效率過低的傳統模式剔除,通過激發文秘工作人員的思想創新,使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式,最終實現工作質量和水平的穩定提升。想要提升文秘工作的創新意識,可實施以下兩方面管理措施:第一,管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創新,以做好本職工作為前提,在辦公室中形成一種創新工作氛圍。例如,在進行通信信息收集時,除了報紙、內部雜質等傳統信息渠道,文秘人員可以對網絡技術進行合理應用,但網絡信息存在很多不真實情況,文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實,避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二,領導者應起到帶頭作用,將工作的前瞻性合理表現出來,利用合理方式將創新理念融入辦公室工作中,從而為其他工作人員帶來啟發。

2.3 提升學習能力

要樹立文秘良好的外在形象,講究文秘禮儀,提升學習能力是必不可少的。社會不斷變化發展,企業加快更新步伐,知識更是日新月異。做企業文秘如果死守原有經驗,就只能固步自封,逐漸被時代所淘汰。提升學習能力,一是要更新文秘相關業務知識。業務知識對任何職場人士來說都是基本技能,是工作的“飯碗”。企業的發展是思路的更新,大到企業制度方針改變,小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發展變化的。作為辦公室文秘,只有接受新的業務知識,不斷更新才能真正做好企業的日常工作。二是學習政策理論。可以說一個不熟悉國家方針政策,不了解時事行情,不清楚行業動態的人是做不好企業文秘工作的。為此有些企業專門設立了理論研究部門,針對國家大政方針、宏觀調控動向,為企業自身發展尋求更好道路和方向。企業辦公室文秘作為企業管理的助手,就是要懂政治、講經濟、知法規,更要做到擅觀察、常總結、勤分析。三是學習領導管理。企業辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領導思想的傳達者,很多時候需要“站在領導的角度”看待問題,這時就需要學習領導藝術,當好領導“參謀”。

2.4 完善獎懲制度

在辦公室文秘工作開展中,為了提高工作效率和工作質量,要制定合理有效的獎懲制度,獎懲分明,激發辦公室文秘的工作積極性和主動性,使其保持工作熱情,進而保證各項工作的順利完成。同時,完善的獎懲制度可以提高員工競爭意識,提高文秘人員對實際工作的追求,不斷制定工作目標,進而實現文秘人員的自我優化和自我發展,提高職業素養,提高工作效率。同時,要加對辦公室文秘工作的評估和監督,結合辦公效率和辦公效能綜合評定,保證各項制度的科學性,評測各項制度,使得管理制度可以發揮出對文秘人員的約束和監管,有效提高辦公室文秘工作質量。

2.5 思想政治素養的提升

思想政治素養對辦公室文秘人員自身發展方向影響巨大,思想政治素養的提升可幫助他們培養創新意識。在日常工作中,文秘工作人員首先要做的便是提升業務素質,對工作中的服務意識進行合理強化,在做好各方面工作的同時,協調好生活和工作中的各項關系。與此同時,很多中央政府機關單位帶有很強的服務性,文秘人員思想政治素質的提升,可加強人民對政府的信賴程度,讓機關單位在人民心中留下一個更好的印象。另外,管理人員應注重加強文秘工作者對問題的處理能力,增強他們在繁雜事務中的心理承受量,對他人所提出的意見進行深入思考,確保日常工作的有序進行。

2.6 提升協調能力

協調能力體現企業辦公室文秘的綜合素質,影響文秘上傳下達的實效。提高協調能力,就要正確處理工作各項目的關系,文秘工作事項較為繁雜,涉及有日常事務、臨時任務、各項活動等,需要文秘分清主次,拿捏輕重;提高協調能力,也要正確處理組織間的關系,對內主要是各級關系,對外為各個組織單位之間的關系;提高協調能力,還要正確處理人際關系,正確處理上下級關系,擁有良好的人際關系,能為秘書工作起到良好的推動作用。

2.7 積極引導創新意識

創新對于一個國家來說是興旺發達的不竭動力，對于單位來說也是永葆生命的源泉。辦公室文秘的工作很多都是按部就班的，讓很多人覺得靈活性很低，甚至過于死板。實際上，辦公室文秘工作應當從思想上和行為方式上進行必要的創新。對于辦公室文秘而言，創新是對落后低效的工作模式與方法的淘汰。探尋新的先進的高效的方法，才能在辦事效率上有質的提高，辦公整體水平也將隨著提高。

3 結論

結合文秘工作對如何做好新時期企業辦公室文秘工作的幾點思考。其中最大的體會是,企業辦公室文秘工作者是一個奉獻大于索取、工作不出政績的崗位,可謂“好漢子”不想干,“賴漢子”干不了,選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻精神。探討做好企業辦公室文秘工作的思路和方法,就是要更好地找出企業辦公室文秘工作的規律,提高企業文秘工作的效率,使文秘工作更好地為企業發展服務。

[1]張文和.關于做好國有企業辦公室工作的幾點思考[J].企業導報,2015(12).

[2]張朝陽.略論企業辦公室主任的知識結構[J].管理觀察,2014(18).